Które dokumenty można wyrzucić w 2025, a które trzeba zarchiwizować?

Dlaczego dokumenty należy niszczyć?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami jako przedsiębiorca powinieneś odpowiednio dbać o dane osobowe Twoich klientów, kontrahentów i pracowników. Brak działań w tym zakresie może prowadzić do poważnych konsekwencji. Zarówno wizerunkowych, jak i finansowych. Najczęściej dotyczą one sytuacji, w których dokumenty nie zostały prawidłowo zabezpieczone albo nie przeprowadzono niszczenia dokumentów w bezpieczny sposób. Firmy, w których doszło do wycieku danych chronionych, mogą w bolesny sposób przekonać się, jakie są kary za nieprzestrzeganie RODO.

RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, to unijne prawo, które obowiązuje wszystkie firmy działające na terenie krajów członkowskich Unii Europejskiej, w tym oczywiście Polski. Jego głównym celem jest zapewnienie, aby dane osobowe były przetwarzane w sposób bezpieczny, zgodny z prawem i ograniczony wyłącznie do niezbędnych celów. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien kontrolować, jakie informacje gromadzi firma, jak je przechowuje i kiedy powinno zostać przeprowadzone ich niszczenie. Brak przestrzegania tych zasad to droga do naruszeń i wysokich sankcji.

O jakich sankcjach mowa? Kara za złamanie RODO może sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Kary za nieprzestrzeganie RODO różnią się skalą. Czasem są to ostrzeżenia, innym razem wysokie grzywny finansowe, które mogą zagrozić stabilności przedsiębiorstwa. Dlatego w każdej firmie procedury związane z obiegiem dokumentacji powinny być traktowane priorytetowo.

Być może zastanawiasz się, kto nakłada kary za nieprzestrzeganie przepisów RODO. W Polsce odpowiada za to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Organ ten prowadzi kontrole, analizuje incydenty związane z wyciekiem danych i decyduje o wysokości sankcji. Co ważne, naruszenia mogą wynikać nie tylko z celowych działań, ale także z zaniedbań np. gdy Twoi pracownicy nie dopilnują terminów i nie wiedzą, które dokumenty można wyrzucić w 2025, a które muszą być nadal archiwizowane.

Oferowana przez naszą firmę bezpieczna archiwizacja dokumentów i ich systematyczne niszczenie zgodnie z przepisami pozwalają uniknąć takich problemów. Należy pamiętać, że odpowiedzialność spoczywa na przedsiębiorcy niezależnie od wielkości firmy czy branży. Dla mniejszych podmiotów sankcje mogą być szczególnie dotkliwe, bo nawet niewielka kara za nieprzestrzeganie RODO może oznaczać duże obciążenie finansowe. Tym bardziej więc warto zastanowić się nad delegowaniem tego zadania zewnętrznej firmie.

Które dokumenty można wyrzucić w 2025 roku?

Dokumenty, o ile nie posiadają wartości historycznej, nie mogą być przechowywane w nieskończoność. Przepisy jasno określają minimalne okresy archiwizacji, po których musisz je bezpiecznie usunąć. Należy też podkreślić, że każdy rodzaj dokumentu ma inny obowiązkowy czas przechowywania, przykładowo:

• Faktury i dokumenty księgowe co do zasady należy je przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku obrotowego, którego dotyczą.
• Umowy cywilnoprawne (np. zlecenia, o dzieło) minimum 3 lata, a w niektórych przypadkach dłużej, jeśli wiążą się z obowiązkami podatkowymi.
• Akta osobowe pracowników 10 lat od zakończenia stosunku pracy (dla zatrudnionych po 2019 roku).

Dopilnowanie odpowiednich terminów może stanowić wyzwanie. Dlatego tak istotna jest profesjonalna archiwizacja dokumentów oraz współpraca z firmą, która potrafi wskazać, kiedy nadchodzi czas na niszczenie dokumentów. Wybierając wsparcie Destroy masz gwarancję najlepszej obsługi, nie ryzykujesz naruszenia prawa i unikasz niepotrzebnych kosztów. Pamiętaj – błędne zakwalifikowanie dokumentów do zniszczenia może wiązać się nie tylko z sankcjami administracyjnymi, ale także utratą ważnych dowodów w sporach biznesowych czy podatkowych.

W praktyce w 2025 możesz więc zniszczyć np. faktury, czy ewidencje VAT dotyczące roku 2018. Pamiętaj jednak, że w przypadku toczącej się kontroli lub postępowań prawnych, dokumenty te należy nadal przechowywać.

Akta związane z procesem rekrutacyjnym nowych pracowników powinny być przechowywane przez rok od jego zakończenia. Zatem te dotyczące rekrutacji przeprowadzonej w 2024 roku możesz już usunąć, jeśli warunek ten jest spełniony.

Jeśli chodzi o akta osobowe pracowników, to w 2025 roku możesz usunąć akta osób, które zakończyły pracę w 2013 roku lub wcześniej.

Dokumenty reklamowe, związane ze szkoleniami lub delegacjami, w większości przypadków muszą być przechowywane przez okres 5 lat od momentu zakończenia kampanii, szkolenia lub rozliczenia delegacji. Zatem usunąć możesz przynajmniej część dokumentów z lat wcześniejszych, niż 2020.

Jak widzisz, sprawa odpowiedniego niszczenia dokumentów, zgodnego z zasadami RODO, nie należy do najprostszych. Dobra wiadomość jest jednak taka, że nie musisz podejmować się tego zadania samodzielnie. Nasza firma cieszy się ogromną renomą i zaufaniem w zakresie niszczenia i archiwizacji dokumentów. Możesz więc przekazać to zadanie nam.

Ile kosztuje niszczenie dokumentów?

Pytanie „ile kosztuje niszczenie dokumentów” pojawia się wśród przedsiębiorców bardzo często. Niestety nie istnieje jedna uniwersalna odpowiedź. Koszt zależy od wielu zmiennych, dlatego każda wycena jest przygotowywana indywidualnie. Warto jednak wiedzieć, co wpływa na ostateczną cenę.

Pierwszym kryterium jest ilość dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. W przypadku małych firm, które zlecają usługę raz na jakiś czas, koszty będą inne niż przy regularnej współpracy obejmującej wiele kilogramów dokumentów miesięcznie. Kolejnym czynnikiem jest rodzaj dokumentów i nośników. Inaczej wyceniane są standardowe akta papierowe, a inaczej niszczenie nośników danych elektronicznych takich jak płyty CD, pendrive’y czy dyski twarde.

Nie można zapominać także o częstotliwości realizacji. Stała współpraca pozwala na wynegocjowanie korzystniejszych stawek niż w przypadku jednorazowych zleceń. Dlatego zawsze dobrze jest rozważyć outsourcing niszczenia dokumentów w dłuższej perspektywie. Pozwala to nie tylko zoptymalizować koszty, ale także zapewnia ciągłość i bezpieczeństwo procesu.

Co ważne, decydując się na współpracę z nami masz gwarancję jasnego przedstawienia wszystkich kosztów. Już na etapie wyceny szczegółowo omawiamy, co wchodzi w skład usługi i jakie elementy mają wpływ na ostateczną cenę. Dzięki temu nie musisz obawiać się żadnych ukrytych opłat czy dodatkowych kosztów doliczanych po fakcie. Każda wycena jest transparentna i dostosowana do potrzeb Twojej firmy. Gwarantuje to nie tylko kontrolę nad budżetem, ale też pewność, że proces realizowany jest zgodnie z ustalonymi zasadami i bez żadnych niespodzianek finansowych.

Co oznacza niszczenie dokumentów w praktyce?

Warto w tym miejscu poświęcić nieco więcej uwagi samemu niszczeniu dokumentów. Decydując się na tę usługę musisz wiedzieć, co właściwie się za nią kryje.

Kiedy mówimy o niszczeniu dokumentów, nie mamy na myśli prostego użycia biurowej niszczarki. To proces, który musi spełniać rygorystyczne normy bezpieczeństwa, aby dane nie mogły zostać odtworzone. Przypomnijmy, że za złamanie RODO kary potrafią być naprawdę dotkliwe. W Destroy, działamy według standardów, które gwarantują pełną ochronę informacji na każdym etapie.

Proces zaczyna się od odbioru dokumentów. Specjalne pojemniki trafiają do Twojej firmy. Następnie, wypełnione dokumentami i odpowiednio zabezpieczone, są przewożone oznakowanymi samochodami. Transport odbywa się zgodnie z procedurami, które minimalizują ryzyko dostępu osób niepowołanych. Następnie, w niszczarniach, dokumenty trafiają do specjalistycznych maszyn przemysłowych, które rozdrabniają je na drobne fragmenty. Otrzymany w ten sposób materiał jest bezpiecznie utylizowany.

Po zakończeniu procesu otrzymujesz certyfikat zniszczenia, który jest potwierdzeniem przeprowadzonego procesu. Dzięki temu zyskujesz pewność, że Twoja firma postąpiła prawidłowo, a w razie kontroli możesz przedstawić dowód na bezpieczne zniszczenie dokumentacji.

Profesjonalne niszczenie to nie tylko kwestia kosztów, ale przede wszystkim gwarancja, że unikniesz problemów prawnych i finansowych związanych z ewentualnym wyciekiem danych.

Nie baw się w półśrodki. Bezpieczna utylizacja dokumentów z Destroy daje Ci pełną gwarancję ochrony danych Twojej firmy. Skontaktuj się z nami i umów na darmową, 15-minutową rozmowę. To pierwszy krok do lepszego zarządzania firmową dokumentacją.