Jak odpowiednia archiwizacja dokumentów wpływa na efektywność pracy w przedsiębiorstwie?
Przechowywanie dokumentacji stanowi kluczowe zadanie dla każdej firmy. Od jej odpowiedniej organizacji zależy efektywność pracy całej kadry. Wpływa także bezpośrednio na oszczędność czasu. Co więcej, niedostosowana do wymogów prawa archiwizacja dokumentów dla firm może przynieść sporo problemów. Podpowiadamy co zrobić w tej kwestii i jakich efektów się spodziewać przy prawidłowym przechowywaniu ważnych akt.
Które dokumenty należy archiwizować?
Niektóre dokumenty są ważniejsze od innych. Dlatego przepisy pozwalają na pogrupowanie ich na dwie kategorie. Pierwsza (kat. A) dotyczy materiałów o dużej wartości, jak np. akta sądowe, dokumenty potwierdzające własność i im podobne. W ich przypadku archiwizacja i bezpieczeństwo dokumentacji przedsiębiorstw to konieczność. Takie dane określa się mianem materiałów archiwalnych, a więc podlegających szczególnej ochronie, co oznacza, że nie powinny nigdy ulec zniszczeniu.
W drugiej kategorii (B) znajdują się m.in. dowody księgowe, lista płac, dane inwentaryzacyjne czy sprawozdania finansowe. To tzw. materiały niearchiwalne. Po upływie określonego czasu (np. 10 lat w przypadku akt pracowniczych) można je spokojnie poddać utylizacji.
Warto nadmienić, że wyżej wymienione dokumenty można przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Jak archiwizować dokumenty w firmie?
Po oddzieleniu materiałów od siebie można zacząć myśleć o odpowiednim przechowaniu. Należy w tym celu zainwestować w profesjonalne narzędzia, takie jak bezpieczny system elektroniczny, lub przeznaczyć konkretne miejsce w firmie na szafy kartotekowe. Ważne, aby dokumenty nie były narażone na zniszczenie oraz by nikt niepowołany nie uzyskał do nich dostępu. W profesjonalnej archiwizacji i bezpieczeństwie dokumentacji przedsiębiorstw nie ma miejsca na błędy.
Akta powinny zostać pogrupowane w przemyślany sposób, np. tematycznie. Istotny aspekt w tej kwestii stanowi też chronologia, a także klarowne oznakowanie materiałów. Warto więc zastosować różnorodne akcesoria papiernicze, tj. koszulki foliowe czy segregatory. Dzięki temu znalezienie potrzebnego pisma będzie przebiegać znacznie sprawniej.
Co daje archiwizacja ważnych dokumentów przez firmę zewnętrzną?
Najlepszym rozwiązaniem dla większości przedsiębiorstw pozostaje skorzystanie z pomocy firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w archiwizacji. W ten sposób zyskuje się:
- więcej przestrzeni we własnym miejscu pracy (w przypadku archiwizacji papierowej),
- dostęp do nowoczesnego systemu organizowania dokumentów (w przypadku archiwizacji cyfrowej),
- wygodę i szybkość działania,
- pewność bezpieczeństwa przechowywania,
a także oszczędność na wydatkach związanych z inwestycjami w specjalistyczny sprzęt. Na archiwizację dokumentów dla firm decyduje się coraz więcej przedsiębiorstw, również ze względu na brak konieczności oddelegowania własnych pracowników do obsługi dokumentacji. Tego typu outsourcing ma spory wpływ na wydatki budżetowe.
Jeśli potrzebujesz pomocy w archiwizacji i bezpieczeństwie dokumentacji przedsiębiorstw, to polecamy uwadze usługi Destroy & Recycling.
Najczęściej zadawane pytania
Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące wpływu archiwizacji dokumentów na organizację pracy i rozwój przedsiębiorstwa.
Uporządkowane archiwum pozwala szybko odnaleźć umowy, wcześniejszą korespondencję, dokumenty dotyczące reklamacji czy historię współpracy z klientem. Dzięki temu pracownicy sprawniej odpowiadają na pytania, szybciej rozwiązują zgłoszenia i zachowują ciągłość obsługi nawet wtedy, gdy sprawę przejmuje inna osoba. Dobrze zorganizowana dokumentacja skraca czas realizacji zadań oraz pozytywnie wpływa na jakość obsługi i budowanie zaufania klientów.
Tak. Przejrzyste archiwum ułatwia nowym pracownikom dostęp do dokumentów, wzorów, procedur oraz historii prowadzonych spraw. Dzięki temu szybciej poznają sposób funkcjonowania firmy, łatwiej odnajdują potrzebne informacje i mogą sprawniej wykonywać swoje obowiązki. Dobrze zorganizowana dokumentacja ogranicza liczbę błędów oraz zmniejsza konieczność angażowania innych członków zespołu w wyjaśnianie podstawowych kwestii.
Wraz z rozwojem firmy rośnie liczba dokumentów związanych z klientami, pracownikami, kontrahentami i projektami. Odpowiednio zaplanowana archiwizacja pozwala utrzymać porządek, ujednolicić zasady zarządzania dokumentacją oraz usprawnić przepływ informacji pomiędzy działami. Dzięki temu przedsiębiorstwo unika kosztownego porządkowania wieloletnich archiwów, łatwiej przygotowuje się do kontroli i może skoncentrować się na dalszym rozwoju, zamiast na rozwiązywaniu problemów organizacyjnych związanych z dokumentacją.