Jak odpowiednia archiwizacja dokumentów wpływa na efektywność pracy w przedsiębiorstwie?
Przechowywanie dokumentacji stanowi kluczowe zadanie dla każdej firmy. Od jej odpowiedniej organizacji zależy efektywność pracy całej kadry. Wpływa także bezpośrednio na oszczędność czasu. Co więcej, niedostosowana do wymogów prawa archiwizacja dokumentów dla firm może przynieść sporo problemów. Podpowiadamy co zrobić w tej kwestii i jakich efektów się spodziewać przy prawidłowym przechowywaniu ważnych akt.
Które dokumenty należy archiwizować?
Niektóre dokumenty są ważniejsze od innych. Dlatego przepisy pozwalają na pogrupowanie ich na dwie kategorie. Pierwsza (kat. A) dotyczy materiałów o dużej wartości, jak np. akta sądowe, dokumenty potwierdzające własność i im podobne. W ich przypadku archiwizacja i bezpieczeństwo dokumentacji przedsiębiorstw to konieczność. Takie dane określa się mianem materiałów archiwalnych, a więc podlegających szczególnej ochronie, co oznacza, że nie powinny nigdy ulec zniszczeniu.
W drugiej kategorii (B) znajdują się m.in. dowody księgowe, lista płac, dane inwentaryzacyjne czy sprawozdania finansowe. To tzw. materiały niearchiwalne. Po upływie określonego czasu (np. 10 lat w przypadku akt pracowniczych) można je spokojnie poddać utylizacji.
Warto nadmienić, że wyżej wymienione dokumenty można przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Jak archiwizować dokumenty w firmie?
Po oddzieleniu materiałów od siebie można zacząć myśleć o odpowiednim przechowaniu. Należy w tym celu zainwestować w profesjonalne narzędzia, takie jak bezpieczny system elektroniczny, lub przeznaczyć konkretne miejsce w firmie na szafy kartotekowe. Ważne, aby dokumenty nie były narażone na zniszczenie oraz by nikt niepowołany nie uzyskał do nich dostępu. W profesjonalnej archiwizacji i bezpieczeństwie dokumentacji przedsiębiorstw nie ma miejsca na błędy.
Akta powinny zostać pogrupowane w przemyślany sposób, np. tematycznie. Istotny aspekt w tej kwestii stanowi też chronologia, a także klarowne oznakowanie materiałów. Warto więc zastosować różnorodne akcesoria papiernicze, tj. koszulki foliowe czy segregatory. Dzięki temu znalezienie potrzebnego pisma będzie przebiegać znacznie sprawniej.
Co daje archiwizacja ważnych dokumentów przez firmę zewnętrzną?
Najlepszym rozwiązaniem dla większości przedsiębiorstw pozostaje skorzystanie z pomocy firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w archiwizacji. W ten sposób zyskuje się:
- więcej przestrzeni we własnym miejscu pracy (w przypadku archiwizacji papierowej),
- dostęp do nowoczesnego systemu organizowania dokumentów (w przypadku archiwizacji cyfrowej),
- wygodę i szybkość działania,
- pewność bezpieczeństwa przechowywania,
a także oszczędność na wydatkach związanych z inwestycjami w specjalistyczny sprzęt. Na archiwizację dokumentów dla firm decyduje się coraz więcej przedsiębiorstw, również ze względu na brak konieczności oddelegowania własnych pracowników do obsługi dokumentacji. Tego typu outsourcing ma spory wpływ na wydatki budżetowe.
Jeśli potrzebujesz pomocy w archiwizacji i bezpieczeństwie dokumentacji przedsiębiorstw, to polecamy uwadze usługi Destroy & Recycling.
Najczęściej zadawane pytania
Zastanawiasz się, jak archiwizacja wpływa na produktywność w firmie i jak przeprowadzić ją w sposób prawidłowy? Zapoznaj się z najczęściej zadawanymi przez naszych klientów pytaniami.