Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów

Bezpieczne przechowywanie dokumentów

Usługa przechowywania dokumentów powstała z myślą o podmiotach, którym zależy na oszczędności przestrzeni oraz na profesjonalnym zabezpieczeniu zgromadzonych akt. Z naszych usług korzystają także firmy w upadłości, planujące zamknięcie działalności oraz firmy zobowiązane do przechowywania akt przez określony czas ustalony ustawowo. Oferta obejmuje przechowywanie różnego rodzaju dokumentacji, w tym akt podatkowych, księgowych, płacowo-kadrowych i medycznych.

Wybór usługi przechowywania dokumentów to:

  • odzyskanie przestrzeni biurowej, która dotychczas była przeznaczona pod archiwum,
  • redukcja kosztów związanych z prowadzeniem archiwum,
  • eliminacja ryzyka utraty dokumentacji,
  • dostęp online do przechowywanych akt,
  • pewność, że przechowywanie przebiega zgodnie z obowiązującymi przepisami, dotyczącymi bezpieczeństwa akt.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów

Jak to robimy w 5 krokach?

1
Spakujemy dokumenty w kartony archiwizacyjne w Twojej siedzibie i bezpiecznie przetransportujemy je do naszego archiwum

Spakujemy dokumenty w kartony archiwizacyjne w Twojej siedzibie i bezpiecznie przetransportujemy je do naszego archiwum

2
Wystawimy protokół przekazania dokumentów, sporządzimy ewidencję odebranej dokumentacji i oznaczymy pudła specjalnymi barkodami

Wystawimy protokół przekazania dokumentów, sporządzimy ewidencję odebranej dokumentacji i oznaczymy pudła specjalnymi barkodami

3
Umieścimy dokumenty w bezpiecznym archiwum. Na żądanie: udostępnimy akta w archiwum, zeskanujemy lub dowieziemy oryginały do firmy

Umieścimy dokumenty w bezpiecznym archiwum. Na żądanie: udostępnimy akta w archiwum, zeskanujemy lub dowieziemy oryginały do firmy

4
Dokumenty, których zgodny z prawem okres przechowywania upłynął, brakujemy i bezpiecznie niszczymy

Dokumenty, których zgodny z prawem okres przechowywania upłynął, brakujemy i bezpiecznie niszczymy

5
Przekażemy raporty o zasobie archiwalnym oraz wykonanych na nim operacjach zleconych przez klienta

Przekażemy raporty o zasobie archiwalnym oraz wykonanych na nim operacjach zleconych przez klienta

Dlaczego my?

Profesjonalny zespół archiwistów

Profesjonalny zespół archiwistów

Nasz profesjonalny zespół archiwistów

  • składa się z osób, które ukończyły kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia,
  • jest doskonale przeszkolony i regularnie dba o aktualizowanie swojej wiedzy z zakresu bezpieczeństwa informacji i archiwistyki,
  • może przedstawić zaświadczenie o niekaralności,
  • jest nadzorowany przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa,
  • jest zobowiązany do zachowania tajemnicy.

Stabilna firma działająca w Polsce od 2001 roku

Stabilna firma działająca w Polsce od 2001 roku

Dlaczego nasi klienci czują się z nami pewnie?

  • bazujemy na sprawdzonych procedurach, które wyróżniają się największą skutecznością w zarządzaniu aktami i informacją,
  • jesteśmy na bieżąco z aktualnymi przepisami,
  • w indywidualny sposób podchodzimy do każdego odbiorcy,
  • dotychczasowi klienci docenili nas za profesjonalizm i fachowość,
  • zapewniamy skuteczny i wydajny proces kontroli.
Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów

Więcej
Instalacja PPOŻ.

Kompleksowa ochrona informacji

  • kontrola temperatury i wilgotności powietrza,
  • lokalna ochrona 24/7 i monitoring,
  • plany ciągłości działania,
  • instalacje PPOŻ. i systemy antywłamaniowe,
  • autoryzowany dostęp oraz zabezpieczenie przed zmianami historii wypożyczeń.


Bezproblemowy dostęp do przechowywanych akt

  • sprawne przeszukiwanie dokumentów i zamawianie akt z archiwum,
  • pełny wgląd w takie informacje jak status, dostęp, statystyki, historia wypożyczeń,
  • w pełni zabezpieczona komunikacja przez Internet (VPN, SSL),
  • integracja z systemami Klienta,
  • uproszczone zarządzanie danymi cyfrowymi i dokumentami fizycznymi.
Dostęp online


Zalety przechowywania dokumentów w zewnętrznym archiwum

  • wyższy poziom zabezpieczenia informacji,
  • lepsza efektywność w zarządzaniu aktami,
  • niezależny dostęp do archiwum i kontrola nad jego zawartością,
  • przestrzeganie RODO bez konieczności ponoszenia wydatków na infrastrukturę, wynajem dodatkowych przestrzeni biurowych, zabezpieczenia itp.

Dlaczego warto wybrać współpracę z naszą firmą?

  • możliwość odbioru dokumentacji z terenu całej Polski,
  • jednakowy poziom obsługi, niezależnie od lokalizacji,
  • krótki czas realizacji zlecenia,
  • pojemne pudła archiwizacyjne, które pomieszczą nawet 12 segregatorów,
  • strefy dedykowane dla dokumentów poufnych oraz akt zapisanych na nośnikach elektronicznych,
  • zaświadczenie o wpisie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

3 własne, bezpieczne archiwa zlokalizowane w Polsce

Bezpieczeństwo obiektów gwarantują

  • systemy antywłamaniowe i instalacje PPOŻ,
  • nowoczesny monitoring oraz całodobowa ochrona obiektów;
  • zaawansowany system śluz, pozwalający na kontrolę dostępu osób i samochodów.
Bezpieczna infrastruktura

Bezpieczne archiwum

3 bezpieczne archiwa zlokalizowane w Polsce:

Lokalizacja oddziałów i archiwów pozwala nam na obsługiwanie klientów z całej Polski.

  • Ożarów Mazowiecki, ul. Poznańska 249
  • Czeladź, ul. Wiejska 49
  • Nadarzyn, Al. Katowicka 66

Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001 oraz posiadamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Zapewniamy Państwu:

  • ochronę danych, archiwizację i niszczenie dokumentów zgodne z systemem jakości PN - EN ISO 9001:2015,
  • regularne doskonalenie planów ciągłości działania,
  • wysokojakościową instalację (utylizacja wg normy ISO 21964), niszczącą akta bez konieczności segregacji elementów z metalu i plastiku,
  • nieprzerwany monitoring wszystkich obiektów,
  • skuteczny system podziału budynków na strefy bezpieczeństwa,
  • priorytetowe traktowanie ochrony informacji od momentu odebrania dokumentacji od klienta,
  • pojazdy dostosowane do przewozu akt (odpowiednie oznaczenie i wyposażenie samochodów),
  • system komputerowy zintegrowany z mobilnymi skanerami,
  • wysoką polisę ubezpieczeniową 10 000 000 zł.

Certyfikat ISO 27001 Certyfikat ISO 9001
Certyfikat ISO 27001 Certyfikat ISO 9001

Najczęściej zadawane pytania

Jak wygląda wypożyczanie dokumentów?
Klient ma nieprzerwany dostęp do archiwum i w każdej chwili może złożyć zamówienie, by wypożyczyć oryginał akt. Zapewniamy dostawę na terenie całej Polski, realizowaną za pośrednictwem kuriera — do wyboru jest opcja standard lub express. Możliwy jest także osobisty odbiór dokumentacji lub przesłanie akt drogą faksową czy elektroniczną.
W jakich warunkach są przechowywane dokumenty?
Do przechowywania akt wykorzystuje się specjalne pudła archiwizacyjne. Wyróżniają się wytrzymałością, a ich wzmocnienia pozwalają na odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji. Do ich zalet należy zaliczyć także przystępną cenę. Klienci, wybierający naszą ofertę, mogą liczyć na pisemną gwarancję na pudła archiwizacyjne. Tak przechowywana dokumentacja umieszczona jest w halach wysokiego składowania. Obiekty zlokalizowane są na terenach niezalewowych.
Czy za wycenę usługi trzeba zapłacić?
Wycena przeprowadzana jest bezpłatnie. Ekspert zjawi się w siedzibie Klienta, a następnie po zapoznaniu się z wielkością zbiorów i z rodzajem dokumentacji, oszacuje ofertę cenową.
Jakie zabezpieczenia zastosowano w składnicach akt?
  • obiekty są ogrodzone, monitorowane i nieprzerwanie strzeżone przez pracowników ochrony,
  • na terenie przebywać mogą jedynie osoby, które przedstawiły w portierni odpowiednią przepustkę,
  • hale wysokiego składowania to nowoczesne obiekty, zbudowane na terenach niezalewowych,
  • zamiast tradycyjnego wejścia do budynków, zastosowano wejścia przez śluzę,
  • wszyscy członkowie personelu mają jasno określone uprawnienia dotyczące przemieszczania się po obiekcie, możliwości otwierania bram itp.,
  • zabezpieczenia obejmują m.in. kamery przemysłowe i czujki ruchu (dodatkowo wykonuje się kopie zapasowe nagrań),
  • obiekty wyposażone zostały w systemy powiadamiania o pożarze.
Czy możliwy jest wybór własnych pudeł?
Zdecydowanie lepszą opcją jest zastosowanie naszych rozwiązań. Spełniają standardy wytrzymałości i są właściwie dopasowane do wykorzystywanego przez nas systemu składowania dokumentów. Jeśli mimo to Klientowi zależy na użyciu własnych pudeł, może to być możliwe po indywidualnej konsultacji.
Co z aktami, których nie trzeba przechowywać?
Taka dokumentacja zostaje uwzględniona w spisie dokumentów do brakowania. Dokument przekazywany jest do akceptacji Klienta. Dopiero po otrzymaniu zgody, możliwe jest przeprowadzenie brakowania i utylizacji.
Czy możemy u Państwa zamówić pudła archiwizacyjne i samodzielnie zapakować dokumenty?
Tak, jest taka opcja. Wystarczy taką chęć uwzględnić w zamówieniu.
Czy możemy zwiedzić Państwa archiwum?
Potencjalni oraz obecni Klienci mogą zwiedzić nasze obiekty.
Czy przechowywanie dokumentów poza siedzibą nie utrudnia dostępu do akt?
Bezproblemowy dostęp do archiwum do niezwykle ważna sprawa. Dzięki niemu można szybko przedstawić akta np. organom, dokonującym kontroli. Gwarantujemy nieprzerwany dostęp do archiwum i natychmiastowy wgląd w kopie. Potrzeba przedstawienia oryginałów pojawia się niezwykle rzadko. W razie takiej konieczności realizowana jest dostawa akt w trybie express lub standard.
Jaki jest wybór opakowań archiwistycznych?
Klienci mają do dyspozycji specjalne kartony archiwistyczne, mieszczące 6 lub 12 segregatorów. Mieści się w nich kolejno 0,5 lub 1 mb akt papierowych.
Czy wgląd w dokumenty może odbyć się bezpośrednio w archiwum?
Tak, wystarczy jedynie wcześniej powiadomić o wizycie.
Co należy wiedzieć o terminie płatności za przechowywanie akt likwidowanego przedsiębiorstwa?
Płatność musi być dokonana z góry i obejmować cały okres przechowywania pełnego zasobu. Opłata wnoszona jest po podpisaniu umowy, ale przed odbiorem dokumentacji przechowywania.
Ile wynoszą terminy przechowywania dokumentów księgowych?

Okresy przechowywania tego typu dokumentacji doprecyzowane są w przepisach. Zgodnie z ich treścią:

  • księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty przechowuje się przez 5 lat,
  • dokumenty przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowuje się przez okres nie krótszy niż 5 lat (liczony od daty upływu ważności akt),
  • pożyczki kredytów, dowody księgowe, roszczenia w postępowaniu cywilnym, dowody księgowe w sprawach długoterminowych inwestycji rozpoczętych przechowuje się przez 5 lat. Okres należy liczyć od początku roku, który następuje po roku obrotowym, w którym miejsce miały dane transakcje i operacje.
Czy istnieje opcja plombowania pudeł, które przekazane są do archiwum?
Tak, pudła archiwizacyjne mogą być plombowane. Standardowym rozwiązaniem jest zastosowanie dwóch plomb zabezpieczających, ale dzięki funkcjonalnej konstrukcji naszych pudeł, wystarczy jedna plomba, co zmniejsza wydatki na zabezpieczenie.
Czy wszyscy członkowie personelu będą mieć dostęp do archiwum?
Nie, tylko wyznaczeni pracownicy mogą korzystać z zasobów albo z ich części. Dodatkowo każdorazowo taki dostęp jest dokładnie weryfikowany.
Czy w archiwum można przechowywać także dyski twarde i taśmy back-up?
Tak. Do takich celów przeznaczone są specjalne sejfy, przeznaczone do przechowywania płyt CD, dysków twardych, taśm back-up i innych elektronicznych nośników informacji. Sejf zabezpiecza nie tylko przed wilgocią, ale też przed takimi zagrożeniami jak pole magnetyczne, ogień czy kradzież.

Referencje klientów

Logo Lotto
"Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie Oddział we Wrocławiu współpracuje od 2019 roku z Firmą Destroy & Recycling Sp. z o.o. Wrocław, ul. Opolska 140 w zakresie odbioru i niszczenia zbędnej dokumentacji niearchiwalnej. W okresie naszej współpracy Firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. wykazała się dużą rzetelnością i sumiennością w realizacji powierzonych zadań, a także elastycznością w zakresie dostosowania się do wymogów klienta. Z przyjemnością mogę polecić usługi Firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o."
Jerzy Gajderowicz
Kierownik Zespołu Administracji
Logo Urząd Gminy Nowa Huta
"Urząd Gminy Nowa Ruda rekomenduje, że firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Opolskiej 140 jest podmiotem solidnym, wiarygodnym, w pełni przygotowanym do kompleksowego wykonywania usług profesjonalnego i poufnego niszczenia dokumentów. Dotychczasowe działania firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o. były wykonywane rzetelnie, profesjonalnie i nie wzbudzały zastrzeżeń pod względem technicznym i merytorycznym. Potencjał techniczny i organizacyjny gwarantuje wysoki poziom wykonywanych usług, co spełnia nasze oczekiwania i wymagania.[..] Nasza dotychczasowa współpraca potwierdza, że Destroy & Recycling Sp. z o.o. jest poważnym, profesjonalnym, a także solidnym partnerem, który jest godny polecenia każdej instytucji potrzebującej sprawnego i skutecznego niszczenia dokumentów. "
Anna Zawiślak
Zastępca Wójta
Logo HASCO - LEK
"W imieniu Przedsiębiorstwa Produkcji Farmaceutycznej HASCO — LEK S.A. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Żmigrodzkiej 242 E, oświadczam, że Firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Opolskiej 140, jest solidnym i rzetelnym podmiotem, świadczącym dla naszej Spółki i innych Spółek z Grupy HASCO, usługi w zakresie profesjonalnego i poufnego niszczenia dokumentacji. Współpracujmy z Firmą Destroy & Recycling Sp. z o.o. od 2014 roku i zawsze realizowała Ona i nadal realizuje bez zarzutu usługi odbioru i niszczenia dokumentów. Spółka Destroy & Recycling wykazuje się w swoim działaniu wysokimi standardami w podejściu do Klienta, terminowością i profesjonalizmem. Potwierdzam, że Destroy & Recycling Sp. z o.o. jest Firmą godną polecenia dla każdej instytucji, która potrzebuje sprawnego i skutecznego niszczenia dokumentów."
mgr farm. Jolanta Stańczak
Wiceprezes Zarządu
Logo KWP we Wrocławiu
"Wydział Zaopatrzenia KWP we Wrocławiu informuje, że współpracujemy z firmą Destroy & Recycling Sp. z o.o. ul. Opolska 140, 52-014 Wrocław od dnia 14.04.2017 r. Wykonawca realizuje wykonanie usługi w sposób profesjonalny i życzliwy w zakresie odbioru oraz bezpiecznego i poufnego niszczenia dokumentów. Firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. jest aktualnie w trakcie realizacji umowy nr 167M- [I-2310-10/2020 od 15-04-2020 r. do 15-04-2023 r. Na dzień 10.06.2021 r. umowa wykonywana jest w sposób należyty, zgodnie z jej zapisami. "
Agnieszka Chółodecka
ZASTĘPCA NACZELNIKA Wydziału Zaopatrzenia KWP we Wrocławiu
Logo Impel
"Firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Opolska 140 realizuje swoje usługi na rzecz naszej spółki od roku 2016 w sposób profesjonalny i bez żadnych zastrzeżeń. Podczas wykonywanych zleceń pracownicy firmy wykazywali się wysokim poziomem profesjonalizmu i solidnością bazującą na dużym doświadczeniu. Terminowość oraz wysoka jakość obsługi była i jest na najwyższym poziomie. Polecamy firmę Destroy 8 Recycling Sp. z o.o. jako solidnego wykonawcę realizującego swoje zadania w sposób rzetelny zachowując przy tym bezpieczeństwo i poufność stosownie do wykonywanego profilu usług. Aktualnie z firmą Destroy & Recycling Sp. z o.o. pozostajemy w stałej współpracy i serdecznie dziękujemy za dotychczasową. "
Barbara Głogowska-Walenciak
Prokurent
Logo PUP
"Powiatowy Urząd Pracy w Dzierżoniowie rekomenduje Firmę Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Opolska 140 jako rzetelnego Wykonawcę świadczonych usług. W latach od 2018 do 2021 Powiatowy Urząd Pracy w Dzierżoniowie powierzył wykonanie usług polegających na bezpiecznym odbiorze i poufnym zniszczeniu dokumentów. Ponadto w dniach 27-28.10.2020r. ww. firma wykonała usługę przeniesienia akt ze składnicy akt polegająca na spakowaniu, przewozie i rozładunku dokumentów. Biorąc pod uwagę dotychczasową współpracę, możemy polecić ww. firmę innym instytucjom i firmom zainteresowanym niszczeniem dokumentów jako godnego polecenia Wykonawcę. Referencje wydano na wniosek Wykonawcy. "
Monika Zawiak
Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy
Logo Dallmayr
“Przedstawiamy pozytywną rekomendację dla firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Opolska 140, 52-014 Wrocław. Zlecone prace polegają na bezpiecznym odbiorze i poufnym zniszczeniu dokumentów. Usługa jest wykonywana nieprzerwanie od 2014 r. Usługa jest wykonywana profesjonalnie, terminowo, w sposób należyty i kompleksowy oraz zgodnie ze zleceniem. Oceniamy firmę Destroy & Recycling Sp. z o.o. jako godnego polecenia wykonawcę. ”
Anna Toczek
Prezes Zarządu
Logo WSSK
"Wojewódzki Szpital Specjalistyczny we Wrocławiu z siedzibą przy ul. H. Kamieńskiego 73a korzysta z usług, polegających na bezpiecznym odbiorze i poufnym niszczeniu dokumentów, świadczonych przez firmę Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Opolskiej 140 we Wrocławiu. Usługa wykonywana jest nieprzerwanie od roku 2018.[...] Wykonawca dysponuje szeroką gamą różnego rodzaju pojemników, w tym jednorazowych, co umożliwia dużą elastyczność w różnorodnych potrzebach szpitala. Nasze kontakty z usługodawcą są zawsze zwyczajnie życzliwe i przyjazne. Jesteśmy bardzo zadowoleni z usług firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o. i rekomendujemy jej usługi. "
Wojewódzki Szpital Specjalistyczny we Wrocławiu
Logo Ultimo
"Firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Opolskiej 140 jest solidnym i rzetelnym podmiotem, świadczącym usługi w zakresie profesjonalnego i poufnego niszczenia dokumentacji dla ULTIMO S.A. Ponadto, firma Destroy & Recycling Sp. z o.o., posiada wszelkie niezbędne warunki techniczne oraz infrastrukturę, aby realizować oferowane usługi w sposób terminowy i całkowicie niezawodny, gwarantując przy tym wysoki poziom wykonywanych usług. Korzystamy z usług firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o. wiele lat i jak dotąd wywiązuje się ona z powierzonych zadań bardzo dobrze. Firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o. zapracowała na jak najlepszą opinię, wykazując się w swoim działaniu profesjonalizmem, a także wysokimi standardami w podejściu do klienta."
Agnieszka Paulina Góra
Ultimo S.A.
Logo Valmet
"Firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Opolskiej 140 we Wrocławiu, wykonuje dla naszej Spółki usługi w zakresie profesjonalnego i poufnego niszczenia dokumentacji papierowej. Potwierdzamy, że posiada zasoby techniczne oraz infrastrukturę, by realizować swoje usługi w sposób terminowy i całkowicie niezawodny. Jest podmiotem rzetelnym i solidnym, a dodatkowo gwarantuje przy tym wysoki poziom wykonywanych usług. Współpraca między naszą Spółką a firmą Destroy & Recycling Sp. z o.o. trwa nieprzerwanie od 2015 roku i nie mamy żadnych zastrzeżeń do świadczonych usług. Rekomendujemy korzystanie z usług firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o., ponieważ w działaniu zawsze wykazuje się terminowością, fachowością a współpraca przebiega bezproblemowo. "
Andrzej Majtczak
Specjalista ds. współpracy z firmami zewnętrznymi
All rights reserved Rhenus Office Systems Poland Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica