Usługa przechowywania dokumentów powstała z myślą o podmiotach, którym zależy na oszczędności przestrzeni oraz na profesjonalnym zabezpieczeniu zgromadzonych akt. Z naszych usług korzystają także firmy w upadłości, planujące zamknięcie działalności oraz firmy zobowiązane do przechowywania akt przez określony czas ustalony ustawowo. Oferta obejmuje przechowywanie różnego rodzaju dokumentacji, w tym akt podatkowych, księgowych, płacowo-kadrowych i medycznych.
Wybór usługi przechowywania dokumentów to:
odzyskanie przestrzeni biurowej, która dotychczas była przeznaczona pod archiwum,
redukcja kosztów związanych z prowadzeniem archiwum,
eliminacja ryzyka utraty dokumentacji,
dostęp online do przechowywanych akt,
pewność, że przechowywanie przebiega zgodnie z obowiązującymi przepisami, dotyczącymi bezpieczeństwa akt.
Jak to robimy w 5 krokach?
1
Spakujemy dokumenty w kartony archiwizacyjne w Twojej siedzibie i bezpiecznie przetransportujemy je do naszego archiwum
Klient ma nieprzerwany dostęp do archiwum i w każdej chwili może złożyć zamówienie, by wypożyczyć oryginał akt. Zapewniamy dostawę na terenie całej Polski, realizowaną za pośrednictwem kuriera — do wyboru jest opcja standard lub express. Możliwy jest także osobisty odbiór dokumentacji lub przesłanie akt drogą faksową czy elektroniczną.
W jakich warunkach są przechowywane dokumenty?
Do przechowywania akt wykorzystuje się specjalne pudła archiwizacyjne. Wyróżniają się wytrzymałością, a ich wzmocnienia pozwalają na odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji. Do ich zalet należy zaliczyć także przystępną cenę. Klienci, wybierający naszą ofertę, mogą liczyć na pisemną gwarancję na pudła archiwizacyjne. Tak przechowywana dokumentacja umieszczona jest w halach wysokiego składowania. Obiekty zlokalizowane są na terenach niezalewowych.
Czy za wycenę usługi trzeba zapłacić?
Wycena przeprowadzana jest bezpłatnie. Ekspert zjawi się w siedzibie Klienta, a następnie po zapoznaniu się z wielkością zbiorów i z rodzajem dokumentacji, oszacuje ofertę cenową.
Jakie zabezpieczenia zastosowano w składnicach akt?
obiekty są ogrodzone, monitorowane i nieprzerwanie strzeżone przez pracowników ochrony,
na terenie przebywać mogą jedynie osoby, które przedstawiły w portierni odpowiednią przepustkę,
hale wysokiego składowania to nowoczesne obiekty, zbudowane na terenach niezalewowych,
zamiast tradycyjnego wejścia do budynków, zastosowano wejścia przez śluzę,
wszyscy członkowie personelu mają jasno określone uprawnienia dotyczące przemieszczania się po obiekcie, możliwości otwierania bram itp.,
zabezpieczenia obejmują m.in. kamery przemysłowe i czujki ruchu (dodatkowo wykonuje się kopie zapasowe nagrań),
obiekty wyposażone zostały w systemy powiadamiania o pożarze.
Czy możliwy jest wybór własnych pudeł?
Zdecydowanie lepszą opcją jest zastosowanie naszych rozwiązań. Spełniają standardy wytrzymałości i są właściwie dopasowane do wykorzystywanego przez nas systemu składowania dokumentów. Jeśli mimo to Klientowi zależy na użyciu własnych pudeł, może to być możliwe po indywidualnej konsultacji.
Co z aktami, których nie trzeba przechowywać?
Taka dokumentacja zostaje uwzględniona w spisie dokumentów do brakowania. Dokument przekazywany jest do akceptacji Klienta. Dopiero po otrzymaniu zgody, możliwe jest przeprowadzenie brakowania i utylizacji.
Czy możemy u Państwa zamówić pudła archiwizacyjne i samodzielnie zapakować dokumenty?
Tak, jest taka opcja. Wystarczy taką chęć uwzględnić w zamówieniu.
Czy możemy zwiedzić Państwa archiwum?
Potencjalni oraz obecni Klienci mogą zwiedzić nasze obiekty.
Czy przechowywanie dokumentów poza siedzibą nie utrudnia dostępu do akt?
Bezproblemowy dostęp do archiwum do niezwykle ważna sprawa. Dzięki niemu można szybko przedstawić akta np. organom, dokonującym kontroli. Gwarantujemy nieprzerwany dostęp do archiwum i natychmiastowy wgląd w kopie. Potrzeba przedstawienia oryginałów pojawia się niezwykle rzadko. W razie takiej konieczności realizowana jest dostawa akt w trybie express lub standard.
Jaki jest wybór opakowań archiwistycznych?
Klienci mają do dyspozycji specjalne kartony archiwistyczne, mieszczące 6 lub 12 segregatorów. Mieści się w nich kolejno 0,5 lub 1 mb akt papierowych.
Czy wgląd w dokumenty może odbyć się bezpośrednio w archiwum?
Tak, wystarczy jedynie wcześniej powiadomić o wizycie.
Co należy wiedzieć o terminie płatności za przechowywanie akt likwidowanego przedsiębiorstwa?
Płatność musi być dokonana z góry i obejmować cały okres przechowywania pełnego zasobu. Opłata wnoszona jest po podpisaniu umowy, ale przed odbiorem dokumentacji przechowywania.
Ile wynoszą terminy przechowywania dokumentów księgowych?
Okresy przechowywania tego typu dokumentacji doprecyzowane są w przepisach. Zgodnie z ich treścią:
księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty przechowuje się przez 5 lat,
dokumenty przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowuje się przez okres nie krótszy niż 5 lat (liczony od daty upływu ważności akt),
pożyczki kredytów, dowody księgowe, roszczenia w postępowaniu cywilnym, dowody księgowe w sprawach długoterminowych inwestycji rozpoczętych przechowuje się przez 5 lat. Okres należy liczyć od początku roku, który następuje po roku obrotowym, w którym miejsce miały dane transakcje i operacje.
Czy istnieje opcja plombowania pudeł, które przekazane są do archiwum?
Tak, pudła archiwizacyjne mogą być plombowane. Standardowym rozwiązaniem jest zastosowanie dwóch plomb zabezpieczających, ale dzięki funkcjonalnej konstrukcji naszych pudeł, wystarczy jedna plomba, co zmniejsza wydatki na zabezpieczenie.
Czy wszyscy członkowie personelu będą mieć dostęp do archiwum?
Nie, tylko wyznaczeni pracownicy mogą korzystać z zasobów albo z ich części. Dodatkowo każdorazowo taki dostęp jest dokładnie weryfikowany.
Czy w archiwum można przechowywać także dyski twarde i taśmy back-up?
Tak. Do takich celów przeznaczone są specjalne sejfy, przeznaczone do przechowywania płyt CD, dysków twardych, taśm back-up i innych elektronicznych nośników informacji. Sejf zabezpiecza nie tylko przed wilgocią, ale też przed takimi zagrożeniami jak pole magnetyczne, ogień czy kradzież.
"Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie Oddział we Wrocławiu współpracuje od 2019
roku z Firmą Destroy & Recycling Sp. z o.o. Wrocław, ul. Opolska 140 w zakresie
odbioru i niszczenia zbędnej dokumentacji niearchiwalnej. W okresie naszej współpracy Firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. wykazała się dużą rzetelnością
i sumiennością w realizacji powierzonych zadań, a także elastycznością w zakresie dostosowania
się do wymogów klienta. Z przyjemnością mogę polecić usługi Firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o."
Jerzy Gajderowicz Kierownik Zespołu Administracji
"Urząd Gminy Nowa Ruda rekomenduje, że firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą we
Wrocławiu przy ul. Opolskiej 140 jest podmiotem solidnym, wiarygodnym, w pełni przygotowanym
do kompleksowego wykonywania usług profesjonalnego i poufnego niszczenia dokumentów.
Dotychczasowe działania firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o. były wykonywane rzetelnie,
profesjonalnie i nie wzbudzały zastrzeżeń pod względem technicznym i merytorycznym.
Potencjał techniczny i organizacyjny gwarantuje wysoki poziom wykonywanych usług,
co spełnia nasze oczekiwania i wymagania.[..] Nasza dotychczasowa współpraca potwierdza, że Destroy & Recycling Sp. z o.o. jest
poważnym, profesjonalnym, a także solidnym partnerem, który jest godny polecenia każdej instytucji
potrzebującej sprawnego i skutecznego niszczenia dokumentów. "
Anna Zawiślak Zastępca Wójta
"W imieniu Przedsiębiorstwa Produkcji Farmaceutycznej HASCO — LEK S.A. z siedzibą
we Wrocławiu przy ul. Żmigrodzkiej 242 E, oświadczam, że Firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Opolskiej 140, jest solidnym i rzetelnym
podmiotem, świadczącym dla naszej Spółki i innych Spółek z Grupy HASCO, usługi
w zakresie profesjonalnego i poufnego niszczenia dokumentacji.
Współpracujmy z Firmą Destroy & Recycling Sp. z o.o. od 2014 roku i zawsze
realizowała Ona i nadal realizuje bez zarzutu usługi odbioru i niszczenia dokumentów.
Spółka Destroy & Recycling wykazuje się w swoim działaniu wysokimi
standardami w podejściu do Klienta, terminowością i profesjonalizmem.
Potwierdzam, że Destroy & Recycling Sp. z o.o. jest Firmą godną polecenia
dla każdej instytucji, która potrzebuje sprawnego i skutecznego niszczenia dokumentów."
mgr farm. Jolanta Stańczak Wiceprezes Zarządu
"Wydział Zaopatrzenia KWP we Wrocławiu informuje, że współpracujemy z firmą
Destroy & Recycling Sp. z o.o. ul. Opolska 140, 52-014 Wrocław od dnia 14.04.2017 r.
Wykonawca realizuje wykonanie usługi w sposób profesjonalny i życzliwy w zakresie
odbioru oraz bezpiecznego i poufnego niszczenia dokumentów.
Firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. jest aktualnie w trakcie realizacji umowy nr 167M-
[I-2310-10/2020 od 15-04-2020 r. do 15-04-2023 r.
Na dzień 10.06.2021 r. umowa wykonywana jest w sposób należyty, zgodnie z jej zapisami. "
Agnieszka Chółodecka ZASTĘPCA NACZELNIKA Wydziału Zaopatrzenia KWP we Wrocławiu
"Firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Opolska 140 realizuje swoje
usługi na rzecz naszej spółki od roku 2016 w sposób profesjonalny i bez żadnych zastrzeżeń.
Podczas wykonywanych zleceń pracownicy firmy wykazywali się wysokim poziomem
profesjonalizmu i solidnością bazującą na dużym doświadczeniu. Terminowość oraz wysoka jakość obsługi
była i jest na najwyższym poziomie. Polecamy firmę Destroy 8 Recycling Sp. z o.o. jako solidnego wykonawcę realizującego swoje
zadania w sposób rzetelny zachowując przy tym bezpieczeństwo i poufność stosownie do wykonywanego
profilu usług. Aktualnie z firmą Destroy & Recycling Sp. z o.o. pozostajemy w stałej współpracy i serdecznie
dziękujemy za dotychczasową. "
Barbara Głogowska-Walenciak Prokurent
"Powiatowy Urząd Pracy w Dzierżoniowie rekomenduje Firmę
Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Opolska 140 jako
rzetelnego Wykonawcę świadczonych usług.
W latach od 2018 do 2021 Powiatowy Urząd Pracy w Dzierżoniowie powierzył
wykonanie usług polegających na bezpiecznym odbiorze i poufnym zniszczeniu dokumentów.
Ponadto w dniach 27-28.10.2020r. ww. firma wykonała usługę przeniesienia akt ze
składnicy akt polegająca na spakowaniu, przewozie i rozładunku dokumentów.
Biorąc pod uwagę dotychczasową współpracę, możemy polecić ww. firmę innym
instytucjom i firmom zainteresowanym niszczeniem dokumentów jako godnego polecenia
Wykonawcę.
Referencje wydano na wniosek Wykonawcy. "
Monika Zawiak Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy
“Przedstawiamy pozytywną rekomendację dla firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o.
z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Opolska 140, 52-014 Wrocław.
Zlecone prace polegają na bezpiecznym odbiorze i poufnym zniszczeniu dokumentów. Usługa jest
wykonywana nieprzerwanie od 2014 r. Usługa jest wykonywana profesjonalnie, terminowo, w sposób należyty i kompleksowy oraz
zgodnie ze zleceniem. Oceniamy firmę Destroy & Recycling Sp. z o.o. jako godnego polecenia wykonawcę. ”
Anna Toczek Prezes Zarządu
"Wojewódzki Szpital Specjalistyczny we Wrocławiu z siedzibą przy ul.
H. Kamieńskiego 73a korzysta z usług, polegających na bezpiecznym odbiorze i poufnym
niszczeniu dokumentów, świadczonych przez firmę Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą
przy ul. Opolskiej 140 we Wrocławiu. Usługa wykonywana jest nieprzerwanie od roku 2018.[...]
Wykonawca dysponuje szeroką gamą różnego rodzaju pojemników, w tym jednorazowych,
co umożliwia dużą elastyczność w różnorodnych potrzebach szpitala.
Nasze kontakty z usługodawcą są zawsze zwyczajnie życzliwe i przyjazne.
Jesteśmy bardzo zadowoleni z usług firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o. i rekomendujemy jej usługi. "
Wojewódzki Szpital Specjalistyczny we Wrocławiu
"Firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Opolskiej 140 jest solidnym
i rzetelnym podmiotem, świadczącym usługi w zakresie profesjonalnego i poufnego niszczenia dokumentacji
dla ULTIMO S.A.
Ponadto, firma Destroy & Recycling Sp. z o.o., posiada wszelkie niezbędne warunki techniczne
oraz infrastrukturę, aby realizować oferowane usługi w sposób terminowy
i całkowicie niezawodny, gwarantując przy tym wysoki poziom wykonywanych usług.
Korzystamy z usług firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o. wiele lat i jak dotąd
wywiązuje się ona z powierzonych zadań bardzo dobrze.
Firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o. zapracowała na jak najlepszą opinię, wykazując się
w swoim działaniu profesjonalizmem, a także wysokimi standardami w podejściu do klienta."
Agnieszka Paulina Góra Ultimo S.A.
"Firma Destroy & Recycling Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Opolskiej 140 we Wrocławiu, wykonuje dla
naszej Spółki usługi w zakresie profesjonalnego i poufnego niszczenia dokumentacji papierowej.
Potwierdzamy, że posiada zasoby techniczne oraz infrastrukturę, by realizować swoje usługi w
sposób terminowy i całkowicie niezawodny. Jest podmiotem rzetelnym i solidnym, a dodatkowo
gwarantuje przy tym wysoki poziom wykonywanych usług. Współpraca między naszą Spółką a firmą
Destroy & Recycling Sp. z o.o. trwa nieprzerwanie od 2015 roku i nie mamy żadnych zastrzeżeń do
świadczonych usług. Rekomendujemy korzystanie z usług firmy Destroy & Recycling Sp. z o.o., ponieważ w działaniu
zawsze wykazuje się terminowością, fachowością a współpraca przebiega bezproblemowo. "
Andrzej Majtczak Specjalista ds. współpracy z firmami zewnętrznymi
All rights reserved Rhenus Office Systems Poland Sp. z o.o.
