Profesjonalne przechowywanie dokumentów i akt zgodnie z RODO

Każde przedsiębiorstwo powinno dysponować bezpieczną, profesjonalną przestrzenią do przechowywania akt. Niestety niektóre firmy z różnych powodów mają problem z wydzieleniem takiego miejsca. Zbiory dokumentów z czasem rosną, a perspektywa wynajmowania kolejnych przestrzeni (lub zmiany siedziby) nie zawsze jest możliwa z powodu zbyt wysokich kosztów. Na szczęście jest inny sposób, pozwalający skutecznie zadbać o tego typu obowiązki. Oferujemy profesjonalną usługę przechowywania dokumentów we Wrocławiu. Z naszej pomocy korzystają firmy różnej wielkości i z różnych branż.

Jakie zalety wiążą się z przechowywaniem dokumentów w zewnętrznym obiekcie?

  1. zabezpieczenie przed zdarzeniami losowymi
    Przechowywanie ważnej dokumentacji w dobrze zabezpieczonym miejscu to lepsza ochrona przed powodzią, pożarem lub kradzieżą.
  2. łatwiejsza przeprowadzka
    Zmiana siedziby biura wiąże się z koniecznością przeniesienia całej dokumentacji. Z tym problemem nie muszą borykać się podmioty, które zdecydowały się przekazać przechowywanie akt zewnętrznemu dostawcy.
  3. oszczędność miejsca
    Mniej dokumentacji w biurze to więcej wolnej przestrzeni. Pomieszczenie pozbawione przepastnych szaf na akta może zyskać nowe funkcje i lepiej spełniać aktualne potrzeby pracowników i pracowniczek.
  4. bezproblemowy dostęp do dokumentacji
    Wygoda Klientów jest dla nas priorytetem. System umożliwiający sprawną komunikację z obsługą archiwum oraz stały i szybki dostęp do przechowywanych dokumentów. Zamówienia realizowane zarówno w formie dostaw cyfrowych kopii dokumentów (Scan-On-Demand) jak również dostaw oryginałów dokumentów. 
  5. łatwiejsza archiwizacja i utylizacja akt
    Przedsiębiorstwa często wybierają usługę porządkowania i niszczenia dokumentów. Profesjonalnie przeprowadzony proces odbywa się sprawnie i z zachowaniem zasad bezpieczeństwa. Jeśli akta już są przechowywane poza firmą, realizacja takich zadań odbędzie się jeszcze szybciej, bo znika etap odbioru dokumentów z siedziby usługobiorcy, a samo zadanie porządkowania i brakowania dokumentów wykonają wykwalifikowani archiwiści. Natomiast wydzielona dokumentacja, której okres przechowywania już minął zostanie zniszczona z zachowaniem standardów bezpieczeństwa zgodnych z normą ISO 21964.

Jak dbamy o przechowywanie dokumentów firmowych?

Niezwykle ważne jest dla nas bezpieczeństwo akt. Zarówno dokumenty księgowe i medyczne czy inne, które klienci przekazują nam pod opiekę, przechowywane są w specjalnie dostosowanych pomieszczeniach. To obiekty wyposażone w odpowiednie systemy ochronne. Dokumentacja jest doskonale zabezpieczona przed nieupoważnionym dostępem.

Oprócz przechowywania dokumentacji, specjalizujemy się także w m.in. archiwizowaniu i niszczeniu. Niezależnie od tego, na jakie usługi firmy Destroy & Recycling się Państwo zdecydujecie – zawsze dokładamy wszelkich starań, żeby zachować wysokie standardy ochrony. Inwestujemy w zaawansowane systemy monitoringu wizyjnego i przez całą dobę kontrolujemy dostęp do pomieszczeń. Dodatkowo stosujemy profesjonalne zabezpieczenia Ppoż. W efekcie, oprócz bardziej funkcjonalnego biura i lepiej zabezpieczonej dokumentacji, Klienci zyskują komfort psychiczny i spokój, płynący ze świadomości, że nad ich aktami czuwają eksperci.

Przechowywanie akt w odpowiednich warunkach

Oprócz fizycznej ochrony akt przed nieuprawnionymi podmiotami, na profesjonalne przechowywanie dokumentów zgodne z RODO wpływa jeszcze jeden czynnik – warunki panujące w pomieszczeniu. Należy zatroszczyć się o to, żeby akta jak najdłużej były w doskonałym stanie. Informacje przeważnie utrwalane są na papierze. Ten funkcjonalny, wykorzystywany na szeroką skalę materiał jest niestety dość delikatny. Bezpośrednie wystawienie na promienie słoneczne lub niewłaściwa wilgotność, czy zbyt wysoką temperaturę z czasem utrudniają odczytanie danych. Weryfikujemy warunki panujące w pomieszczeniach. Upewniamy się, że mikroklimat jest korzystny dla konkretnych nośników. Warunki dopasowywane są również z myślą o elektronicznych nośnikach informacji.

Skąd popularność przechowywania dokumentów w specjalistycznych obiektach?

Wcześniej wspomniane kwestie mają ogromne znaczenie dla przedsiębiorców, ale na uwagę zasługuje jeszcze jedna sprawa. Bodźcem do podjęcia decyzji o przechowywaniu akt w profesjonalnym miejscu jest też strach przed ewentualnymi karami. Współpraca z rzetelnym usługodawcą to pewność, że przestrzegane będą wszystkie aktualnie obowiązujące przepisy związane z ochroną danych osobowych.

Nowoczesne usługi obejmujące opiekę nad dokumentacją mają na celu odciążyć przedsiębiorcę z uciążliwych obowiązków. Realizujemy zadania w taki sposób, żeby mogli Państwo w pełni skupić się na innych czynnościach związanych z prowadzeniem firmy. Nasza załoga z przyjemnością odpowie na pytania związane z ofertą i postara się dopasować usługę do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa.

Jako firma przechowująca dokumenty i akta gwarantujemy, że wszystko odbywa się zgodnie z RODO oraz w pełni bezpiecznie.