Przechowywanie dokumentów

Klient ma nieprzerwany dostęp do archiwum i w każdej chwili może złożyć zamówienie, by wypożyczyć oryginał akt. Zapewniamy dostawę na terenie całej Polski, realizowaną za pośrednictwem kuriera — do wyboru jest opcja standard lub express. Możliwy jest także osobisty odbiór dokumentacji lub przesłanie akt drogą faksową czy elektroniczną.

Do przechowywania akt wykorzystuje się specjalne pudła archiwizacyjne. Wyróżniają się wytrzymałością, a ich wzmocnienia pozwalają na odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji. Do ich zalet należy zaliczyć także przystępną cenę. Klienci, wybierający naszą ofertę, mogą liczyć na pisemną gwarancję na pudła archiwizacyjne. Tak przechowywana dokumentacja umieszczona jest w halach wysokiego składowania. Obiekty zlokalizowane są na terenach niezalewowych.

Wycena przeprowadzana jest bezpłatnie. Ekspert zjawi się w siedzibie Klienta, a następnie po zapoznaniu się z wielkością zbiorów i z rodzajem dokumentacji, oszacuje ofertę cenową.

• obiekty są ogrodzone, monitorowane i nieprzerwanie strzeżone przez pracowników ochrony,
• na terenie przebywać mogą jedynie osoby, które przedstawiły w portierni odpowiednią przepustkę,
• hale wysokiego składowania to nowoczesne obiekty, zbudowane na terenach niezalewowych,
• zamiast tradycyjnego wejścia do budynków, zastosowano wejścia przez śluzę,
• wszyscy członkowie personelu mają jasno określone uprawnienia dotyczące przemieszczania się po obiekcie, możliwości otwierania bram itp.,
• zabezpieczenia obejmują m.in. kamery przemysłowe i czujki ruchu (dodatkowo wykonuje się kopie zapasowe nagrań),
• obiekty wyposażone zostały w systemy powiadamiania o pożarze.

Zdecydowanie lepszą opcją jest zastosowanie naszych rozwiązań. Spełniają standardy wytrzymałości i są właściwie dopasowane do wykorzystywanego przez nas systemu składowania dokumentów. Jeśli mimo to Klientowi zależy na użyciu własnych pudeł, może to być możliwe po indywidualnej konsultacji.

Taka dokumentacja zostaje uwzględniona w spisie dokumentów do brakowania. Dokument przekazywany jest do akceptacji Klienta. Dopiero po otrzymaniu zgody, możliwe jest przeprowadzenie brakowania i utylizacji.

Tak, jest taka opcja. Wystarczy taką chęć uwzględnić w zamówieniu.

Potencjalni oraz obecni Klienci mogą zwiedzić nasze obiekty.

Bezproblemowy dostęp do archiwum do niezwykle ważna sprawa. Dzięki niemu można szybko przedstawić akta np. organom, dokonującym kontroli. Gwarantujemy nieprzerwany dostęp do archiwum i natychmiastowy wgląd w kopie. Potrzeba przedstawienia oryginałów pojawia się niezwykle rzadko. W razie takiej konieczności realizowana jest dostawa akt w trybie express lub standard.

Klienci mają do dyspozycji specjalne kartony archiwistyczne, mieszczące 6 lub 12 segregatorów. Mieści się w nich kolejno 0,5 lub 1 mb akt papierowych.

Tak, wystarczy jedynie wcześniej powiadomić o wizycie.

Płatność musi być dokonana z góry i obejmować cały okres przechowywania pełnego zasobu. Opłata wnoszona jest po podpisaniu umowy, ale przed odbiorem dokumentacji przechowywania.

Okresy przechowywania tego typu dokumentacji doprecyzowane są w przepisach. Zgodnie z ich treścią:

• księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty przechowuje się przez 5 lat,
• dokumenty przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowuje się przez okres nie krótszy niż 5 lat (liczony od daty upływu ważności akt),
• pożyczki kredytów, dowody księgowe, roszczenia w postępowaniu cywilnym, dowody księgowe w sprawach długoterminowych inwestycji rozpoczętych przechowuje się przez 5 lat. Okres należy liczyć od początku roku, który następuje po roku obrotowym, w którym miejsce miały dane transakcje i operacje.

Tak, pudła archiwizacyjne mogą być plombowane. Standardowym rozwiązaniem jest zastosowanie dwóch plomb zabezpieczających, ale dzięki funkcjonalnej konstrukcji naszych pudeł, wystarczy jedna plomba, co zmniejsza wydatki na zabezpieczenie.

Nie, tylko wyznaczeni pracownicy mogą korzystać z zasobów albo z ich części. Dodatkowo każdorazowo taki dostęp jest dokładnie weryfikowany.

Tak. Do takich celów przeznaczone są specjalne sejfy, przeznaczone do przechowywania płyt CD, dysków twardych, taśm back-up i innych elektronicznych nośników informacji. Sejf zabezpiecza nie tylko przed wilgocią, ale też przed takimi zagrożeniami jak pole magnetyczne, ogień czy kradzież.

Zgodnie z przepisami polskiego prawa różne rodzaje dokumentacji należy przechowywać przez określony czas. Zdarza się jednak, że organizacja działa bardzo prężnie, co sprawia, że w archiwum powstaje trudny do opanowania chaos. W takich sytuacjach warto zwrócić się do nas. Posiadamy odpowiednie kwalifikacje, aby szybko i sprawnie uporządkować nawet najbardziej zabałaganione archiwum. Przechowywanie danych nie musi kojarzyć się z chaosem. Nasi pracownicy są przeszkoleni i mają kompetencje niezbędne do skutecznego działania. Przejrzysta i zrozumiała dla każdego archiwizacja dokumentów nie stanowi dla nich dużego wyzwania.

Przechowywanie danych — dlaczego warto?

Warto skorzystać z usług związanych z przechowywaniem danych z kilku powodów. Jednym z nich jest gwarancja zastosowania się do najwyższych standardów bezpieczeństwa. Ryzyko utraty dokumentacji zostaje właściwie wyeliminowane. Przechowywanie dokumentów pozwala na zwolnienie przestrzeni w biurze, która dotychczas była przeznaczona pod archiwum. Wolne miejsce można wykorzystać w inny sposób. Dzięki zaangażowaniu profesjonalistów ryzyko utraty dokumentacji zostaje całkowicie wyeliminowane. Zlecenie przechowywania dokumentów naszej firmie wiąże się ponadto ze znaczącą redukcją kosztów. Warto również wspomnieć o tym, że w przypadku odpowiednio zarchiwizowanych akt, znacznie łatwiej jest wskazać te, które nie wymagają dłuższego składowania i powinny zostać przekazane do zniszczenia. Umożliwiamy ponadto przechowywanie danych online, co znacząco ułatwia dostęp do akt z dowolnego miejsca.

Bezpieczne przechowywanie danych — jak zamówić?

Samodzielne przeprowadzki archiwum potrafią być bardzo trudne. Chętnie pomożemy Państwu w transporcie i bezpiecznym przechowywaniu danych. Pierwszy krok to kontakt z naszym doradcą, który chętnie opowie o szczegółach świadczonej usługi. Po jej zamówieniu nasi pracownicy pojawią się w siedzibie Państwa organizacji i spakują dokumenty w kartony archiwizacyjne. Wystawimy protokół przekazania dokumentów i sporządzimy ewidencję powierzonych nam przedmiotów. Pudła, w których dokumenty są przechowywane podczas transportu oznaczamy specjalnymi bardokami. Następny krok to przewiezienie dokumentacji do archiwum specjalnym samochodem w bezpieczny sposób. Akta trafiają do doskonale chronionych budynków. Na żądanie możemy je udostępnić, a także zeskanować lub dowieźć oryginały do firmy. Dużym ułatwieniem dla klientów jest również to, że w momencie, gdy termin przechowywania dokumentów, który został przewidziany w przepisach upływa, automatycznie je niszczymy. Przechowywanie akt poza firmą sprawia, że łatwiej nad nimi zapanować. Sporządzamy także raporty o zasobie archiwalnym oraz wykonanych na nich operacjach, które zostały zlecone przez klienta. Dużym ułatwieniem jest także przechowywanie danych online, ponieważ można do nich w każdej chwili zajrzeć. Archiwizacja danych elektronicznych bardzo ułatwia prowadzenie firmy.

Przechowywanie danych osobowych w firmie — zespół specjalistów

Przechowywanie danych osobowych w firmie najlepiej powierzyć profesjonalistom. W Destroy&Recycling zatrudniamy osoby, które ukończyły kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia. Wszyscy nasi pracownicy są świetnie przeszkoleni i dbają o to, aby na bieżąco uzupełniać wiedzę z zakresu bezpieczeństwa informacji i archiwistyki. Każdy z nich może ponadto w razie potrzeby przedstawić zaświadczenie o niekaralności. Pracę specjalistów z naszej firmy nadzoruje pełnomocnik ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Wszystkie zatrudnione u nas osoby zobowiązane są do zachowania tajemnicy służbowej. Dzięki współpracy z nami będą Państwo mieli pewność dopełnienia obowiązków wynikających z przepisów, w tym także klauzuli RODO, która wymaga przechowywania danych osobowych w firmie w bezpieczny sposób, jeśli są niezbędne do realizacji zakładanych celów.

Przechowywanie danych osobowych — bezpieczne obiekty

Oferujemy przechowywanie danych osobowych w nowoczesnych, specjalnie do tego przeznaczonych obiektach. Są one wyposażone w systemy antywłamaniowe i instalacje przeciwpożarowe, a także objęte całodobowym monitoringiem. Zaawansowany system śluz umożliwia kontrolę dostępu osób i samochodów. Budynki są ponadto podzielone na strefy bezpieczeństwa, co gwarantuje jeszcze skuteczniejszą ochronę. Do Państwa dyspozycji pozostają 3 bezpieczne archiwa, które znajdują się w Ożarowie Mazowieckim, Czeladzi oraz Nadarzynie. Lokalizacja archiwów pozwala na skuteczną i szybką obsługę klientów z całej Polski. Przechowywanie danych osobowych w takich warunkach jest bezpieczne i skuteczne.

Przechowywanie danych medycznych

Dane medyczne to informacje o wrażliwym charakterze. Ich przechowywanie musi uwzględniać ochronę prywatności pacjenta oraz obowiązujące przepisy prawa. Najważniejszą z takich regulacji jest ustawa o ochronie danych osobowych, ale istotne są także szczegółowe przepisy dotyczące zdrowia. To bardzo ważne, aby zadbać o odpowiednie przechowywanie danych medycznych. Warto pamiętać, że osoby pracujące w ochronie zdrowia powinny mieć dostęp tylko do niezbędnych informacji. Okres przechowywania danych medycznych powinien być zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Po jego upływie należy je usunąć z uwzględnieniem norm bezpieczeństwa. Aby mieć pewność, że zostały one zachowane, warto skontaktować się z nami.

Przechowywanie danych — Wrocław

Przechowywanie danych firmowych to usługa adresowana do przedsiębiorców, między innymi z Wrocławia. Warto zdecydować się na jej zamówienie, aby usprawnić działanie swojego biznesu. Dzięki temu ważna, ale nieszczególnie kreatywna część prowadzenia działalności zostaje rzetelnie wykonana, co pozwala na zwiększenie koncentracji na innych aspektach funkcjonowania organizacji. Z usługi przechowywania danych firmowych korzystają podmioty, które są zobowiązane do przechowywania danych osobowych przez czas, który został określony w ustawie. Oferta jest atrakcyjna również dla przedsiębiorstw w upadłości, które zamierzają zakończyć działalność, ponieważ znacznie usprawnia ten stresujący proces.

Często w biurze nie ma już miejsca na napływającą dokumentację. Zlecenie przechowywania dokumentów zewnętrznej firmę jest popularną praktyką usprawniającą prowadzenie biznesu. Zwolnienie przestrzeni umożliwia jej lepsze uporządkowanie. Warto mieć na uwadze, że miejsce można wykorzystać znacznie bardziej wydajnie, na przykład stawiając w nim nowy sprzęt do pracy dla kolejnych zatrudnionych w firmie osób. Ograniczenie ilości zbędnych przedmiotów sprzyja koncentracji i powstawaniu nowych pomysłów. Z tych właśnie powodów warto zamówić usługę przechowywania dokumentów w naszej firmie. Specjaliści w zakresie przechowywania dokumentów stosują odpowiednie procedury i zabezpieczenia, które pozwalają skutecznie chronić poufne informacje przed dostępem osób niepowołanych, kradzieżą czy zniszczeniem. Zdecyduj się na zamówienie składowania i segregacji dokumentów, a na pewno nie będziesz żałować tej decyzji.

Przechowywanie dokumentów — oferta

Nasza firma oferuje między innymi takie usługi jak przechowywanie dokumentów i segregacja dokumentów. Warto się nimi zainteresować, ponieważ mogą znacznie ułatwić zarządzanie organizacją. Usługa przechowywania dokumentów ma wiele zalet. Stanowi skuteczne zabezpieczenie przed takimi zdarzeniami losowymi, jak powódź, pożar, czy kradzież. Oferujemy możliwość odbioru dokumentacji z terenu całej Polski. Czas realizacji zlecenia jest krótki, a jego zamówienie wymaga jedynie kontaktu z doradcą, który wyjaśni, w jaki sposób wygląda usługa oraz pomoże oszacować jej koszt. Dostarczamy pojemne pudła, które mogą pomieścić nawet 12 segregatorów. Ich transport do miejsca przechowywania odbywa się w specjalnie przygotowanych autach śledzonych przez sygnał GPS. Dysponujemy trzema bezpiecznymi archiwami zlokalizowanymi w Ożarowie Mazowieckim, Czeladzi i Nadarzynie. W budynkach, w których przechowywane są dokumenty, kontrolujemy temperaturę i wilgotność powietrza. Są one również monitorowane w sposób ciągły oraz chronione przez 24 godziny na dobę. Znajdują się w nich ponadto instalacje przeciwpożarowe i skuteczne systemy antywłamaniowe. Do środka mogą wejść tylko upoważnione osoby. Obiekty są zabezpieczone przed zmianami historii wypożyczeń. Dostępu do budynków broni również zaawansowany system śluz, który umożliwia kontrolę dostępu osób i samochodów. Zatrudniamy profesjonalny zespół archiwistów, składający się z osób, które ukończyły prestiżowe kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia. Wszyscy nasi pracownicy są doskonale przeszkoleni i dbają o aktualizowanie wiedzy z zakresu bezpieczeństwa informacji i archiwistyki. Mogą ponadto przedstawić zaświadczenie o niekaralności. Pracę specjalistów nadzoruje pełnomocnik ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Wszyscy mają obowiązek zachowania tajemnicy służbowej. Warto zdecydować się na przechowywanie dokumentów z naszą firmą, aby mieć pewność, że w dokumentacji zapanuje porządek.

Przechowywanie dokumentów księgowych

Dokumenty księgowe mają szczególne znaczenie, ponieważ zawierają szczegółowe informacje na temat prowadzenia firmy. Należy zachować wśród nich porządek, aby w razie potrzeby, szybko odszukać kluczowe pisma. Przechowywanie dokumentów księgowych w naszej firmie to rozwiązanie, które gwarantuje, że w biurze zapanuje ład, a każda ważna informacja będzie łatwa do odszukania, kiedy trzeba będzie do niej wrócić. Warto zdecydować się na zamówienie przechowywania dokumentów księgowych. To bardzo przydatna usługa, która ułatwia prowadzenie biznesu.

Przechowywanie dokumentów pracowniczych

Przechowywanie dokumentów pracowniczych stanowi nieodzowny element prowadzenia własnej firmy. Wszystkie informacje dotyczące zatrudnionych w przedsiębiorstwie osób powinny być jednak przedmiotem szczególnej ochrony. Z tego właśnie powodu warto zdecydować się na powierzenie nam przechowywania dokumentacji. Decyzja o zastosowaniu takiego rozwiązania pozwala na utrzymanie porządku w archiwach bez konieczności samodzielnego katalogowania danych dotyczących prowadzenia biznesu. Warto zastanowić się nad zamówieniem usługi przechowywania dokumentów pracowniczych, aby usprawnić funkcjonowanie swojej organizacji.

Przechowywanie dokumentów kadrowych

Przechowywanie dokumentów kadrowych również jest niezbędne, a ponadto należy to robić z zachowaniem najwyższej ostrożności, ponieważ często zawierają one osobiste informacje na temat poszczególnych zatrudnionych osób. Jeśli przechowywanie dokumentów kadrowych sprawia Państwu trudność, warto zdecydować się na skorzystanie z naszych usług. Dzięki temu zgromadzona w firmie papierowa dokumentacja będzie przechowywana w uporządkowany sposób, co sprawi, że będzie można się skupić na innych zagadnieniach. To znacznie lepsze rozwiązanie ze strategicznego punktu widzenia.

Przechowywanie dokumentów — Wrocław

Bezpieczne przechowywanie danych jest bardzo ważne. Każdy, kto zarządza organizacją, ponosi odpowiedzialność wobec prawa. Dlatego lepiej nie ryzykować i podejść poważnie do tego zagadnienia. Warto postawić na przechowywanie dokumentów we Wrocławiu. Pozwala to uniknąć konieczności samodzielnego porządkowania i katalogowania informacji. Nie wszyscy lubią poświęcać uwagę tego rodzaju czynnościom, wielu osobom brakuje odpowiedniej skrupulatności, aby dokładnie segregować służbową dokumentację. Nie jest to również łatwe. Profesjonalni archiwiści na pewno poradzą sobie z tym zadaniem znacznie lepiej. Skorzystanie z usługi przechowywania dokumentów we Wrocławiu pozwala usprawnić działanie organizacji.

Przechowywanie dokumentów — Katowice

Umożliwiamy przechowywanie dokumentów w Katowicach. Warto zdecydować się na skorzystanie z naszych usług, aby opanować przestrzeń w biurze i uporządkować składowane informacje. Zamówienie przechowywania dokumentów w Katowicach pozwala także dopełnić obowiązków przewidzianych przepisami prawa. Dzięki sprawnemu zagospodarowaniu archiwum znacznie łatwiej poradzić sobie z prowadzeniem firmy, a także uniknąć stresu, który się z tym wiąże. Sprawne zarządzanie dokumentacją nie należy do najłatwiejszych zadań, jest jednak konieczne. Dzięki przeniesieniu archiwum poza siedzibę firmy można zaoszczędzić czas zatrudnionych w niej osób.

Przechowywanie dokumentów — Śląsk

Destroy&Recycling chętnie pomoże w efektywnej przechowywaniu dokumentów na Śląsku. Będą mieć Państwo pewność, że terminy zostały dopilnowane, a papierowe kopie uporządkowane. Warto postawić na przechowywanie dokumentów na Śląsku, aby ułatwić sobie życie i zwolnić miejsce w zajmowanej przestrzeni biurowej. Niezależnie od tego, gdzie znajduje się Państwa organizacja, dojedziemy pod wskazany adres w najkrótszym możliwym czasie i zajmiemy się realizacją zadań związanych z katalogowaniem archiwum. Dokładnie sprawdzimy, co się w nim znajduje, a następnie usystematyzujmy zawarte w nim informacje tak, aby ich odszukanie było łatwe i zrozumiałe dla wszystkich pracowników Twojej organizacji niezależnie od tego, jak długi jest ich staż pracy. Nie warto czekać, najlepiej od razu skontaktować się z naszym doradcą!