Archiwizacja dokumentów

Koszt usługi uzależniony jest od kilku czynników. Na cenę wpływa m.in. kondycja dokumentów oraz to, ile kategorii archiwalnych należy uwzględnić podczas porządkowania. To dlatego współpraca rozpoczyna się od przeprowadzenia bezpłatnego audytu. W trakcie jego realizacji nasi pracownicy mogą zapoznać się ze zbiorami Klienta oraz sprawdzić, jaki nakład pracy potrzebny będzie przy archiwizacji dokumentacji. Audyt pozwala stworzyć indywidualny cennik.

Za porządkowanie dokumentów odpowiadają specjaliści, mogący pochwalić się bogatym doświadczeniem. Na swoim koncie mają kursy archiwistyczne I i II stopnia.

To, jak długo trwa realizacja usługi, zależy od rozmiarów zbiorów. Oprócz wielkości zasobu znaczenie ma tutaj także rodzaj porządkowanej dokumentacji (kategorie archiwizacyjne).

Tak, istnieje taka opcja. Pierwszym krokiem w tym przypadku musi być jednak weryfikacja warunków, w jakich będzie pracował archiwista. Aby zapewnić bezpieczeństwo procesu i sprawność działania eksperta, stanowisko specjalisty należy zaplanować w niewielkiej odległości od miejsca, w którym składuje się dokumenty. Kluczowe jest także odpowiednie wyposażenie techniczne oraz wystarczająca przestrzeń, dostęp do prądu itp.

Tak, możemy pochwalić się doświadczeniem na tym polu. Kwalifikacje naszych archiwistów pozwalają im także na takie działania jak przygotowanie odpowiednich akt, przeznaczonych do przekazania do Archiwum Państwowego.

Po wykonanej archiwizacji odbywa się przekazania archiwum pracownikowi Klienta oraz przekazanie informacji, dotyczących sposobu korzystania z zasobów. Cały proces realizowany jest zgodnie z protokołem zdawczo-odbiorczym.

Profesjonalne archiwum powinno być uporządkowane zgodnie z sugestiami Klienta. Przestrzegane muszą być także instrukcje kancelaryjne. Nie należy zapominać też o obowiązkach, jakie nakłada na przedsiębiorcę w tym zakresie aktualne prawo. Podczas archiwizacji przestrzegamy wszystkich wymaganych przepisów, takich jak np. „Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)”.

• przyporządkowanie akt do odpowiedniej kategorii,
• segregacja dokumentów na zespoły i komórki organizacyjne,
• chronologicznie uformowanie akt,
• zastosowanie odpowiednich oznaczeń teczek - uwzględnienie takich informacji, jak nazwa instytucji i komórki, z której wywodzą się dokumenty, znak i tytuł akt, opisanie teczek zgodnie z ich zawartością,
• wydzielenie dokumentacji, której okres przechowywania dobiegł końca,
• przekazanie gotowego archiwum pracownikowi usługobiorcy,
• przekazanie pracownikowi Klienta informacji o tym, w jaki sposób korzystać z archiwum,
• stworzenie protokołu zdawczo-odbiorczego.

Tak, Klient nie musi się o to martwić. Posiadamy wszystko, co niezbędne, żeby sprawnie zrealizować archiwizację. Na prośbę Klienta możemy wykorzystać jego własne materiały.

Prowadzenie firmy wiąże się zazwyczaj z narastającą ilością papierowych dokumentów, które trzeba przechowywać przez określony czas, aby dostosować się do obowiązujących przepisów prawnych. Wielu przedsiębiorców nie ma głowy do samodzielnego wyszukiwania istotnych informacji, a porządkowanie akt sprawia im problem. Jeśli do nich należysz, zastanów się nad zamówieniem usługi profesjonalnej archiwizacji dokumentów, która jest bardzo wygodna, a ponadto pozwala na zaoszczędzenie czasu poświęcanego do tej pory na przeszukiwanie zabałaganionych papierów. Przechowywanie danych to ważna sprawa, więc warto ją mądrze zorganizować, aby firma, którą prowadzisz, mogła działać wydajniej. W naszej firmie świadczymy między innymi usługi związane z bezpieczną archiwizacją dokumentów. Możemy zapewnić porządkowanie dokumentacji archiwalnej kategorii A, niearchiwalnej kategorii B, technicznej, a ponadto akt osobowych. Stosujemy się do firmowych instrukcji kancelaryjnych i aktualnych przepisów prawa. Cała dokumentacja jest starannie klasyfikowana i oznaczana. Stosujemy się do uniwersalnych, zrozumiałych dla wszystkich zasad. Dzięki temu zarówno osoby nowo zatrudnione, jak i takie, których staż pracy jest dłuższy, mają zapewniony komfort korzystania z archiwum. Napływająca dokumentacja jest włączana w strukturę archiwum w sposób logiczny i spójny. Dzięki temu znacznie łatwiej przestrzegać przewidzianych przez prawo terminów przechowywania różnego rodzaju pism. Nasi pracownicy pomagają więc w segregacji, klasyfikacji i nadawaniu właściwych oznaczeń. Wykorzystujemy nowoczesne oprogramowanie oraz najbardziej zaawansowane technologie. Zatrudnione przez nas osoby ukończyły kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia. Są także zobowiązane do zachowania dyskrecji. Praca jest koordynowana przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Także archiwizacja dokumentów w formie cyfrowej nie stanowi problemu. Zachowane są wszelkie standardy bezpieczeństwa i procedury, które gwarantują, że nie zajdzie żadna pomyłka, a przechowywane informacje nie dostaną się w niepowołane ręce. Dysponujemy trzema nowoczesnymi archiwami, które znajdują się w Ożarowie Mazowieckim, Czeladzi i Nadarzynie. Ich bezpieczeństwo gwarantują specjalne systemy antywłamaniowe i instalacje przeciwpożarowe, ale również nowoczesny monitoring i całodobowa ochrona. W archiwum możliwe jest ponadto wprowadzenie stałej kontroli temperatury i wilgotności powietrza. Każda współpraca rozpoczyna się od konsultacji z klientem. Dzięki sprawnemu przeprowadzeniu procesu archiwizacji danych w firmie możliwe jest oszczędzenie miejsca, zwiększenie funkcjonalności biura, a także ograniczenie kosztów obsługi archiwum. Warto postawić na archiwizację dokumentów we Wrocławiu. Wszyscy przedsiębiorcy, którzy nie radzą sobie z samodzielnym zarządzaniem dokumentacją, mogą zamówić usługę archiwizacji, która będzie stanowić znaczące ułatwienie i na pewno pomoże opanować narastający w biurze chaos. Zwolnienie przestrzeni biurowej pozwoli zaś otworzyć głowę na nowe pomysły. Zamówienie usługi archiwizacji dokumentów we Wrocławiu może stanowić nieocenione ułatwienie w prowadzeniu biznesu. Archiwizacja dokumentów w Katowicach również nie stanowi dużego wyzwania dla profesjonalistów pracujących w naszej firmie. Dzięki zamówieniu takiej usługi możliwe jest zaoszczędzenie czasu i pieniędzy. Pozwala ona uniknąć stresu związanego z ewentualnym niedopełnieniem obowiązków nałożonych przez obowiązujące przepisy prawne. Zamiast zajmować się formalnościami, można skupić się na układaniu strategii biznesowej. Warto postawić archiwizację dokumentów w Katowicach. Lepiej uporządkowana przestrzeń sprawia, że także firma lepiej sobie radzi na trudnym rynku. Archiwizacja dokumentów na Śląsku pozwala na zoptymalizowanie procesów biznesowych w organizacjach. Jeśli znajdowanie właściwych dokumentów sprawia Państwu duży kłopot, warto skorzystać z profesjonalnej pomocy. Nasi wykwalifikowani pracownicy z radością pomogą uporządkować składowaną dokumentację, w taki sposób, że znalezienie konkretnych informacji nie będzie stanowiło dużego problemu. Skorzystanie z usługi archiwizacji dokumentów na Śląsku jest dużym ułatwieniem w prowadzeniu firmy. Umożliwiamy Państwu także archiwizację dokumentów w Opolu. Również na terenie tego miasta pomagamy w porządkowaniu przestrzeni biurowej. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą się martwić, że w ich firmach zagnieździ się trudny do opanowania chaos. Usystematyzowana dokumentacja jest bardziej funkcjonalna i łatwiejsza w odnalezieniu, a ponadto nie zajmuje niepotrzebnie przestrzeni w biurze. W trosce o bezpieczeństwo posiadanych danych warto zdecydować się na zamówienie usługi archiwizacji dokumentów w Opolu. Mniejszy stres to większa szansa na pojawienie się nowych, kreatywnych rozwiązań, które wpłyną pozytywnie na rozwój organizacji.