Dlaczego warto zlecić archiwizację dokumentów zewnętrznej firmie?
Zgodnie z prawem każda firma musi przez pewien okres składować dokumenty. Dopiero po upłynięciu wskazanego czasu można oddać je do utylizacji. To rodzi problemy związane z przechowywaniem gromadzonych akt. Archiwizacja staje się coraz trudniejszym obowiązkiem wraz z ciągłym zwiększaniem się ich liczby danych i nierzadko dochodzi do momentu, w którym po prostu zaczyna brakować na nie miejsca. Co można zrobić w takiej sytuacji?
Outsourcing archiwizacji dokumentów
Na rynku funkcjonuje wiele firm zajmujących się profesjonalnym zarządzeniem dokumentacją – włącznie z przechowywaniem jej w bezpieczny sposób. To coraz powszechniejszy model biznesowy – według badań blisko 3/4 polskich przedsiębiorstw korzysta z tego typu zewnętrznych usług. Wśród nich najczęściej pojawiają się organizacje z sektorów ograniczających wydatki na obsługę klienta oraz tzw. back-office w działach administracyjnych. Zagadnienie dotyczy więc przede wszystkim branży handlowej, infrastrukturalnej oraz produkcyjnej. Widać też wyraźny wzrost tego trendu w sektorze małych i średnich zakładów, które mogą zyskać najwięcej na outsourcingu.
Czym zajmuje się firma archiwizująca dokumenty?
Podjęcie współpracy ze specjalistami w dziedzinie archiwizacji wiąże się z przekazaniem im wszelkiej dokumentacji zalegającej w miejscu pracy. Dotyczy to wszystkich akt, katalogów, zaświadczeń, faktur i pism wskazanych przez klienta. To podstawa, na której opiera się cały proces. Następnie profesjonaliści dostarczają do firmy wszelkie niezbędne narzędzia potrzebne do właściwej segregacji i oznaczenia, a więc m.in. pudełka, segregatory i teczki. Jeśli akta mają formę elektroniczną, firma korzysta z systemu komputerowego. Po zapakowaniu dokumentów są one przenoszone do magazynu.
Magazyn to nie zwykły budynek, a dostosowane do archiwizacji dokumentów miejsce, suche i przestronne. Na dodatek nie mają do niego wstępu osoby nieupoważnione, a przestrzeń nie jest współdzielona z innymi podmiotami. Ten sposób gwarantuje bezpieczeństwo przechowywanych katalogów.
Zalety korzystania z firmy zajmującej się archiwizacją dokumentów
Wyjątkowa popularność outsourcingu archiwizacji nie wzięła się znikąd. Odpowiadają za to liczne i niewątpliwe zalety usługi. Wśród najważniejszych wymienić należy:
- Oszczędność miejsca i pieniędzy. Koszt przechowywania może stanowić znaczny odsetek budżetu przedsiębiorstwa. Archiwizacja dokumentów dostępna jest w niskiej cenie w ramach umowy B2B. Nie trzeba też wydzielać odrębnej przestrzeni w tym celu w budynku firmy.
- Dobre zabezpieczenie przed kradzieżą. Magazyny cechują się wysokim, rygorystycznym standardem bezpieczeństwa. Są nieustannie chronione, a nikt niepowołany nie ma do nich wstępu.
- Prosty dostęp do dokumentów. Dzięki profesjonalnemu posegregowaniu łatwo w dowolnej chwili znaleźć potrzebne akta.
- Efektywniejsze procesy obsługi dokumentacji. Wystarczy zlecić archiwistom zadania, aby zrealizowali je w oszczędny i pomyślny sposób.
- Dodatkowe usługi niszczenia dokumentów. Po utracie ważności mogą one zostać zutylizowane w wymagany przez prawo sposób.
To wszystko sprawia, że archiwizacja dokumentów przez zewnętrzną firmę stała się standardem w większości rodzimych firm.
Najczęściej zadawane pytania
Zastanawiasz się, dlaczego warto zlecić archiwizację dokumentów firmie zewnętrznej? Koniecznie sprawdź najczęściej pojawiające się pytania naszych klientów.
Jakie korzyści daje zlecenie archiwizacji dokumentów firmie zewnętrznej?
Powierzenie archiwizacji specjalistom to oszczędność miejsca i czasu, gwarancja przeprowadzenia procesu w zgodności z przepisami. Gdy powierzasz swoje dokumenty Destroy, to my przejmujemy na siebie Twoje obowiązki związane z bezpieczną archiwizacją dokumentów.
W jaki sposób przechowywane są dokumenty w profesjonalnym magazynie?
W Destroy dokumenty trafiają do specjalnie przystosowanych pomieszczeń, wyposażonych w kontrolę dostępu, monitoring i zabezpieczenia przeciwpożarowe. Przechowywane są w odpowiednich pojemnikach lub pudłach archiwizacyjnych, zgodnie z normami i przepisami prawa.
Czy firma archiwizująca może również zająć się niszczeniem dokumentów po upływie okresu ich przechowywania?
Nasza firma oferuje także niszczenie dokumentów. Po upływie wymaganego czasu ich archiwizacji możemy je bezpiecznie zniszczyć i zutylizować. To daje wygodną i kompleksową usługę dla Twojej firmy. Pamiętaj także, że ważne są także prawne zalety zewnętrznej archiwizacji dokumentów (RODO).
Skontaktuj się z nami i dopasuj rozwiązania do potrzeb i dynamiki swojej firmy.