Na czym polega brakowanie dokumentów?

Podział dokumentacji na archiwalną i niearchiwalną

Aby w pełni zrozumieć wspomniane pojęcie, w pierwszej kolejności warto wyjaśnić, jakie są rodzaje dokumentacji. Dzieli się ją na 2 kategorie:

• A - obejmuje dokumentację archiwalną, którą nadzorują instytucje państwowe,
• B - dotyczy dokumentacji niearchiwalnej, którą po upływie okresu karencji można zutylizować (wcześniej jednak należy dodatkowo ocenić jej przydatność dla jednostki organizacyjnej).

Brakowanie dokumentów rozpoczyna się od analizy, które z nich należą do kategorii A, a które do kategorii B. Może zdarzyć się tak, że w firmie wszystkie dokumenty będą miały charakter niearchiwalny.

Czym jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w jednostkach publicznych?

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w jednostkach publicznych obarczone jest pewnym rygorem prawnym. W kolejnych krokach należy:

• złożyć wniosek o wydanie zgody na brakowanie - dołączamy do niego spis dokumentacji niearchiwalnej,
• uzyskać zgodę na brakowanie - przy czym organ nadzorujący może też wydać decyzję odmowną, która de facto kończy procedurę brakowania,
• przekazać akta do zniszczenia - zakończone wydaniem protokołu zniszczenia,
• odnotować datę brakowania i numer zgody w środkach ewidencyjnych - jest to zadanie dla archiwisty,
• przechowywać dokumentację dot. brakowania - najczęściej służy do tego archiwum zakładowe.

W tym miejscu warto dodać, że brakowanie dokumentacji w sektorze publicznym stanowi obowiązek, a procedura musi odbywać się zgodnie z przepisami. Nie można więc pominąć na przykład uzyskania zgody na brakowanie.

Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej w sektorze prywatnym

Jednostki nienależące do sektora publicznego nie są objęte tak surowymi wytycznymi w zakresie brakowania dokumentacji. W uproszczeniu można powiedzieć, że do ich kompetencji należy głównie niszczenie dokumentów, natomiast dodatkowe prace mogą przeprowadzać fakultatywnie. Z drugiej strony, brakowanie dokumentów niearchiwalnych umożliwia:

• poprawne zidentyfikowanie przeznaczonych do usunięcia akt,
• właściwe niszczenie danych poufnych,
• stosowanie odpowiednich zasad w odniesieniu do różnego typu dokumentów,
• prawidłowe uzasadnianie procesu w celu zachowania przejrzystości,
• regularny przegląd archiwum (dzięki temu przechowywanie dokumentów nie jest tak kosztowne).

Brakowanie pozwala wyodrębnić te dokumenty, które w danym czasie powinniśmy zniszczyć. Ponadto umożliwia ich podział na te, które nie wymagają specjalnych procedur i te, których nie można umieścić w zwykłej niszczarce biurowej. Doskonałym przykładem dla obu kategorii będą notatki ze spotkań służbowych, zawierające jedynie wytyczne w zakresie dalszej pracy i dokumenty dotyczące składanych reklamacji, które zawierają dane osobowe.

Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej - przepisy

Gdy już wybraliśmy dokumenty przedawnione, możemy przejść do kolejnego etapu, jakim jest niszczenie dokumentacji niearchiwalnej. Przepisy w tym zakresie nie dostarczają konkretnych rozwiązań. Znajdziemy w nich głównie informacje dotyczące okresu przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów, jednak kolejne określenia są już znacznie bardziej ogólne. Na przykład w RODO czytamy, że niszczenie dokumentacji niearchiwalnej zawierające dane osobowe musi odbywać się w taki sposób, aby zabezpieczyć informacje na każdym etapie. Oznacza to, że obowiązkiem administratora jest zapewnienie bezpieczeństwa danych także w trakcie niszczenia. Ponadto pożądanym skutkiem utylizacji jest brak możliwości odtworzenia dokumentów. Znacznie bardziej rzeczowe są w kontekście niszczenia niemieckie normy DIN, które znajdują zastosowanie także na gruncie polskich przepisów.

Jak prawidłowo niszczyć dokumenty?

Niszczenie nośników danych, papierowych i elektronicznych, to skomplikowana procedura. Domowe metody nie znajdują zastosowania zwłaszcza w przypadku dokumentów chronionych prawnie. Z drugiej strony, podział na te, które trzeba niszczyć zgodnie z normami i te, które nie zawierają danych poufnych, jest kosztowny. Dlatego w praktyce firmy z każdym rodzajem dokumentacji obchodzą się tak samo.

Profesjonalne niszczenie dokumentów niearchiwalnych

Brakowanie dokumentacji można powierzyć profesjonalnej firmie, która oferuje m.in. mobilne niszczenie dokumentów. Procedurę wieńczy wystawienie protokołu zniszczenia, potwierdzającego utylizację poszczególnych akt, którą zleceniodawca powinien przechowywać i okazać w razie kontroli. Niszczenie dokumentów powinno odbywać się regularnie, co pozwala nie tylko zachować porządek w archiwum, ale też zoptymalizować koszty. Jest to istotne zwłaszcza przy większej ilości akt, które zwykle są w posiadaniu rozwijających się, dobrze prosperujących przedsiębiorstw.