Czym jest archiwizacja dokumentów i dlaczego jest ważna?

Archiwizacja dokumentów, co to?

Archiwizacja dokumentów to proces porządkowania informacji tak, aby ich przechowywanie było w pełni bezpieczne, a dane łatwe do odszukania. W naszej firmie umożliwiamy sprawne sklasyfikowanie dokumentów do odpowiednich kategorii. Oznaczamy akta zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Opracowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt oraz instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej sprawia, że korzystanie z archiwum jest łatwe nawet dla osób, które nie specjalizują się w tym zagadnieniu. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu dokumentacją można również wydzielić akta, których okres przechowywania już minął. W ramach archiwizacji dokumentów przeprowadzana jest także digitalizacja danych, co czyni je znacznie bardziej dostępnymi. W dzisiejszych czasach swobodny dostęp do danych z każdego miejsca i w dowolnym momencie jest niezwykle ważny. Archiwizacja dokumentów pomaga firmom w zwiększeniu efektywności operacyjnej, optymalizacji procesów biznesowych, a także wypełnieniu wszelkich wymagań przewidzianych przepisami prawa.

Dlaczego trzeba archiwizować dokumenty?

Jeśli zastanawiają się Państwo, dlaczego trzeba archiwizować dokumenty, warto wiedzieć, że przyczyn jest kilka. Jednym z powodów jest możliwość utrzymania porządku i sprawnej organizacji pracy w firmie. Dzięki sklasyfikowaniu danych łatwiej jest znaleźć potrzebne pisma, co przyspiesza proces podejmowania decyzji i poprawia efektywność pracy. Wiele dokumentów należy przechowywać przez określony czas, ponieważ kwestię tę regulują przepisy prawa, takie jak RODO. Sprawna archiwizacja dokumentów i ich terminowa utylizacja pozwala uniknąć kar wynikających z przepisów. Prowadzenie firmy staje się dzięki temu mniej stresujące, co sprawia, że częściej pojawiają się ciekawe pomysły, które można wdrożyć. Warto również zauważyć, że usystematyzowane dokumenty zajmują mniej miejsca na półkach, a zwolnioną przestrzeń można wykorzystać w inny sposób. Dzięki rzetelnemu uporządkowaniu archiwum możliwe jest łatwe wyszukiwanie tych dokumentów, które są akurat potrzebne. Dostęp do potrzebnych informacji można uzyskać w dowolnym momencie. Firmy mogą szybciej i efektywniej reagować na potrzeby klientów i podejmować bardziej trafne decyzje biznesowe. Archiwizacja danych elektronicznych jest ważna dlatego, że pozwala uniknąć utraty ważnych informacji. Pracownicy nie muszą tracić niepotrzebnie czasu na szukanie właściwych dokumentów w archiwum.

Profesjonalna archiwizacja dokumentów — jak przebiega?

Współpracę z każdym klientem rozpoczynamy od konsultacji, aby dopasować swoje działanie do indywidualnych potrzeb poszczególnych firm i instytucji. Profesjonalna archiwizacja dokumentów rozpoczyna się od rzetelnej segregacji akt w zespoły i komórki organizacyjne. Są one kwalifikowane do odpowiedniej kategorii A lub B. Kolejny krok to chronologiczne oraz tematyczne formowanie akt i ich klasyfikacja w układzie rzeczowym. Następnie umieszczamy nazwy instytucji i komórki, znak i tytuł akt lub odtwarzamy je z teczek zgodnie z zawartością. Dokumentacja pakowana jest w dobrze zabezpieczone pudła archiwizacyjne. Podczas procesu archiwizacji określamy także czas przechowywania dokumentów, co pozwala na bieżące usuwanie kopii, które straciły ważność. Oferujemy możliwość ich utylizacji zgodnie z normą ISO 21964, która stanowi międzynarodowy standard w tym zakresie. Dużym ułatwieniem jest sporządzenie papierowej i elektronicznej ewidencji akt. W naszej firmie zatrudniamy profesjonalny zespół archiwistów, do którego należą osoby, które ukończyły kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia. Wszyscy pracownicy zostali doskonale przeszkoleni i regularnie dbają o aktualizowanie swojej wiedzy. Powierzenie nam dokumentacji nie wiąże się z żadnym ryzykiem, ponieważ archiwiści zobowiązani są do zachowania tajemnicy służbowej, a ponadto mogą przedstawić Państwu zaświadczenie o niekaralności. Praca zespołu nadzorowana jest przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Dokumenty przechowywane są w doskonale chronionych obiektach w Ożarowie Mazowieckim, Czeladzi i Nadarzynie. Są one monitorowane, a dostęp do budynków jest chroniony między innymi przez system śluz. Nie ma obaw, że ktokolwiek niepowołany dostanie się do środka. Oczywiście, jeśli zajdzie taka potrzeba możemy udostępnić Państwu dokumenty, które zostały nam powierzone.