W jakich pojemnikach należy przechowywać dokumenty archiwalne, by zapewnić maksymalne bezpieczeństwo danych?

Codziennością w każdym biurze czy innym zakładzie pracy jest tworzenie wielu dokumentów. Znaczna część z nich zalicza się do bardzo istotnych, a to wiąże się z koniecznością przechowania akt przez długie lata. Niestety upływ czasu potrafi uszkodzić nawet najważniejsze katalogi. Dlatego przedsiębiorstwa muszą zaopatrzyć się w odpowiednie pojemniki do przechowywania dokumentów.

Czy zwykłe teczki wystarczą?

Typowe pudełka dostępne w sklepie papierniczym w większości przypadków doskonale spełniają swoją funkcję. Dzięki nim można uporządkować przestrzeń w biurze oraz zabezpieczyć dokumenty przed działaniem niektórych czynników zewnętrznych. Do zwykłych teczek zaleca się wkładać akta o mniejszym znaczeniu. Do tej grupy należą przede wszystkim pisma, których okres przechowywania wynosi nie więcej, niż kilka lat.

Na korzyść zwyczajnych pudełek przemawia relatywnie niska cena. Jeśli jednak w archiwum posiada się papiery o znacznie wyższej wartości, trzeba zainwestować we właściwe pojemniki do archiwizacji. Akta wymagające przechowania przez kilkanaście lat lub kilka dekad, muszą trafić do specjalnie zorganizowanego dla nich miejsca.

Czym są pudła archiwizacyjne bezkwasowe?

Opakowania kwasoodporne to standard w każdym archiwum. Sprawdzają się też w dowolnym biurze. Podstawową różnicą między pudłem archiwizacyjnym bezkwasowym a standardowym pudełkiem ze sklepu papierniczego jest brak odczynu kwasowego. Oznacza to, że w specjalistycznym kartonie tworzy się bardzo optymalne środowisko dla wszelkich dokumentów, a nawet fotografii czy całych książek. Trzeba pamiętać, że związki kwasowe w powietrzu powodują rozpad włókien celulozowych, z których powstaje papier. W efekcie dokumenty sprzed lat zaczynają żółknąć, następnie brązowieć, a w konsekwencji niszczeć.

Zaprojektowane w celu jak najdłuższego przechowywania pudło archiwizacyjne nie zakwasza papieru dzięki optymalnym rozwiązaniom. Po pierwsze, tworzy się je z tektury o odczynie bezkwasowym, a więc powyżej 7 pH. Najczęściej wartość oscyluje między 7,5 a 10 pH. Po drugie, właściwy odczyn posiadają też wszystkie pozostałe elementy pojemnika do przechowywania dokumentów, takie jak klej oraz taśma.

Pudełko musi spełnić ponadto wymóg rezerwy alkalicznej, wynoszący ﹥0,4 mol/kg. Z kolei tektura tworzona z węglanu wapnia powinna zawierać przynajmniej 2% CaCO3.

Oczywiście takie opakowanie to zaledwie część wyposażenia służącego do archiwizacji akt. Przydają się również teczki umożliwiające zorganizowanie miejsca do przechowywania. W tej kwestii warto postawić na aktówki wykonane z czystej celulozy, a także wybielaczy i domieszki ścieru drzewnego.

Przed czym chronią pudełka archiwizacyjne bezkwasowe?

Wbrew pozorom opakowania bezkwasowe zabezpieczają także przed innymi czynnikami, aniżeli tylko związkami kwasowymi w powietrzu. Ich struktura zapewnia doskonałą ochronę również przed wilgocią. To typowy problem przy archiwizacji dokumentów, z którym świetnie sobie radzą pojemniki do przechowywania dokumentów. Poza tym niestraszne im insekty czy grzyby.

Specjalistyczne pudełka są więc obowiązkowym elementem wyposażenia każdej firmy, która musi przechować dokumenty dłużej, niż rok.