Przechowywanie dokumentów przed niszczeniem - co warto wiedzieć?

Jak przechowywać dokumenty przed niszczeniem?

Jeśli zastanawiają się Państwo, jak przechowywać dokumenty przed niszczeniem, warto pamiętać o kilku kwestiach. Aby przechowywanie dokumentów przebiegało prawidłowo, trzeba je przede wszystkim uporządkować. Dzięki temu znacznie łatwiej przestrzegać nałożonych przez prawo obowiązków. Dokumentacja po upływie określonego w przepisach czasu powinna być niszczona. W przypadku dużych archiwów bardzo łatwo się pogubić. Jeśli nie prowadzi się usystematyzowanej archiwizacji, dopilnowanie terminów utylizacji wszystkich dokumentów jest niezwykle trudne. Tylko dzięki ich odpowiedniemu przechowywaniu można uniknąć pomyłek. Warto pamiętać o tym, aby zabezpieczyć dostęp do dokumentów. Jeśli zawierają one poufne informacje, należy uniemożliwić ich odczytanie, aby nikt niepowołany nie mógł zapoznać się ze szczegółami. Niszczenie dokumentów i przechowywanie akt to czynności, które wymagają przede wszystkim dużej dokładności. W wielu firmach brakuje czasu na porządkowanie archiwów. Nowe informacje przyrastają w szybkim tempie i trudno nadążyć z ich dokładnym katalogowaniem, realizując w tym samym czasie także inne zobowiązania. Dlatego warto się zdecydować na powierzenie prowadzenia archiwum zewnętrznej firmie, takiej jak Destroy&Recycling.

Przechowywanie dokumentów do niszczenia — jak skorzystać?

Zamówienie usługi przechowywania dokumentów jest bardzo łatwe. Umożliwiamy odbiór dokumentacji z organizacji znajdujących się na terenie całej Polski i zapewniamy krótki czas realizacji zlecenia. Spakujemy dokumentację w kartony archiwizacyjne w siedzibie Państwa firmy i bezpiecznie przetransportujemy ją do prowadzonego przez nas archiwum. Za każdym razem wystawiamy protokół przekazania akt oraz ewidencję odebranej dokumentacji, co stanowi gwarancję bezpieczeństwa. Pudła archiwizacyjne, do których zapakowane zostają dokumenty, mogą pomieścić nawet 12 segregatorów. Są one oznaczane specjalnymi bardokami, co uniemożliwia dostanie się do środka osobom niepowołanym. Wszystkie powierzone nam dokumenty zostaną następnie umieszczone w bezpiecznym archiwum. W każdej chwili można poprosić o dostęp do nich, zeskanowanie lub dowiezienie oryginałów do siedziby prowadzonej firmy. Wszystkie dokumenty, których okres przechowywania minął, zniszczymy, dzięki czemu unikną Państwo niepotrzebnego stresu związanego z samodzielnym monitorowaniem aktualności przechowywanej dokumentacji. Prowadzimy raporty o zasobie archiwalnym oraz wykonanych na nim operacjach zleconych przez Klienta, aby wszystkie procesy były przejrzyste dla wszystkich zainteresowanych osób. Przechowywanie dokumentów do niszczenia z Destroy&Recycling pozwala uzyskać pewność, że cały proces przebiega zgodnie z obowiązującym prawem. Można w ten sposób także zaoszczędzić przestrzeń w biurze i zagospodarować ją w inny sposób.

Archiwizacja dokumentów w zewnętrznej firmie — dlaczego warto?

Zatrudnieni w naszej firmie specjaliści ukończyli prestiżowe kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia, doskonale znają się więc na wykonywanej pracy. Wszystkie pracujące w naszej firmie osoby są ponadto zobowiązane do przestrzegania tajemnicy i mogą przedstawić zaświadczenie o niekaralności, co sprawia, że powierzenie im dostępu do chronionych informacji nie wiąże się z niepotrzebnym stresem. Praca w firmie nadzorowana jest przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa, wszystkie procesy przebiegają, więc bardzo sprawnie. Przechowywanie dokumentów odbywa się ponadto w bezpiecznych warunkach. Budynki, w których są składowane, chronimy i monitorujemy przez 24 godziny na dobę. Instalacja przeciwpożarowa i systemy antywłamaniowe również stanowią element tej ochrony. Dostęp do pomieszczeń, w których przechowywane są akta, mają jedynie uprawnione osoby. Dbamy również o to, aby wewnątrz obiektów panowała odpowiednia temperatura i wilgotność powietrza. W budynkach wydzielone są ponadto specjalne strefy dedykowane dla dokumentów poufnych oraz akt zapisanych na nośnikach elektronicznych. Mają Państwo pełen wgląd w informacje, dotyczące dokumentacji, a wśród nich status, dostęp, statystyki, czy historię wypożyczeń. Umożliwiamy ponadto dostęp do akt online przy wykorzystaniu szyfrowanego połączenia. Ta metoda stanowi gwarancję, że nikt nie wykradnie poufnych danych. Także utylizacja dokumentów, którą przeprowadzamy po upływie terminu ich przydatności, zostaje wykonana w sposób zapewniający pełne bezpieczeństwo informacji.