Skanowanie dokumentów

Skanowanie dokumentów

Skanowanie dokumentów i akt

Trudno wyobrazić sobie nowoczesne przedsiębiorstwo, które nie korzysta z ułatwień oferowanych przez współczesne technologie. Jednym z takich przydatnych rozwiązań są dokumenty w formie cyfrowej.

Digitalizacja zrewolucjonizowała podejście do zapisu danych. Jesteśmy dumni, że możemy być częścią procesu, który codziennie usprawnia funkcjonowanie wielu firm, działających w różnych branżach. Wspieramy je, realizując m.in. usługę skanowania dokumentacji.

Główne zalety digitalizacji dokumentów to:

  • bezproblemowe udostępnianie,
  • sprawniejsza komunikacja z odbiorcami,
  • możliwość pracy kilku osób nad jednym dokumentem,
  • wysoki poziom bezpieczeństwa,
  • oszczędność miejsca.
Skanowanie dokumentów i akt

Jak to robimy w 5 krokach?

1
Wykonamy bezpłatny audyt i ustalimy zakres usług

Wykonamy bezpłatny audyt i ustalimy zakres usług

2
Spakujemy i bezpiecznie przetransportujemy dokumenty w miejsce realizacji usługi

Spakujemy i bezpiecznie przetransportujemy dokumenty w miejsce realizacji usługi

3
Odpowiednio przygotujemy dokumenty do zeskanowania

Odpowiednio przygotujemy dokumenty do zeskanowania

4
Zeskanujemy dokumenty w wybranym formacie (PDF, JPG, TIFF i inne) oraz udostępnimy je za pomocą wygodnej platformy

Zeskanujemy dokumenty w wybranym formacie (PDF, JPG, TIFF i inne) oraz udostępnimy je za pomocą wygodnej platformy

5
Zeskanowane dokumenty przechowamy w profesjonalnym archiwum Destroy&Recycling

Zeskanowane dokumenty przechowamy w profesjonalnym archiwum Destroy&Recycling

Dlaczego my?

Profesjonalny zespół archiwistów

Profesjonalny zespół archiwistów

Nasz profesjonalny zespół archiwistów

  • składa się z osób, które ukończyły kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia,
  • jest doskonale przeszkolony i regularnie dba o aktualizowanie swojej wiedzy z zakresu bezpieczeństwa informacji i archiwistyki,
  • może przedstawić zaświadczenie o niekaralności,
  • jest nadzorowany przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa,
  • jest zobowiązany do zachowania tajemnicy.

Stabilna firma działająca w Polsce od 2001 roku

Stabilna firma działająca w Polsce od 2001 roku

Dlaczego nasi klienci czują się z nami pewnie?

  • bazujemy na sprawdzonych procedurach, które wyróżniają się największą skutecznością w zarządzaniu aktami i informacją,
  • jesteśmy na bieżąco z aktualnymi przepisami,
  • w indywidualny sposób podchodzimy do każdego odbiorcy,
  • dotychczasowi klienci docenili nas za profesjonalizm i fachowość,
  • zapewniamy skuteczny i wydajny proces kontroli.
Masowe skanowanie dokumentów

Masowe skanowanie dokumentów

Więcej

Skanowanie na dużą skalę

  • masowe skanowanie dokumentacji papierowej odbywa się z zastosowaniem funkcjonalnych skanerów o wysokiej wydajności działania,
  • procesowi mogą być poddawane różne dokumenty archiwalne, w tym mapy w formatach od C7 do A0, umowy, faktury i wiele innych,
  • dbałość o to, by zdigitalizowana dokumentacja ułatwiała pracę — eliminowanie pustych stron, scalanie dokumentacji, dzielenie akt, kompresja, rozpoznawanie kodów paskowych itp.
  • obsługa różnych formatów danych, w tym TIFF, PDF i JPG,
  • załączony plik indeksów w postaci ‘csv’, TCT, XML itp.,
  • sprawny transfer danych do systemu obiegu akt stosowanego przez Klienta — do wyboru transfer jednorazowy lub transfer na bieżąco z wykorzystaniem serwera SFTP,
  • przyjazny dla użytkownika interfejs, zaprojektowany w taki sposób, by praca z zasobami przebiegała w łatwy sposób,
  • profesjonalne doradztwo w zakresie procesów, opierających się na elektronicznym obiegu akt.

Digitalizacja akt — redukcja kosztów nawet o 30%

  • zmniejszenie wydatków na obsługę papierowej dokumentacji (drukowanie, kopiowanie, kurierzy),
  • możliwość pracy z dokumentacją w dowolnym miejscu i z dowolnego urządzenia,
  • brak konieczności budowy własnej infrastruktury technologicznej, bo archiwum wykorzystuje sieć firmową,
  • sprawny obieg dokumentów, możliwość pracy na dokumencie w tym samym czasie przez kilku pracowników,
  • zwiększenie wydajności pracy,
  • nieprzerwany dostęp do akt, również w razie kontroli lub przeprowadzki,
  • oszczędność miejsca.

3 własne, bezpieczne archiwa zlokalizowane w Polsce

Bezpieczeństwo obiektów gwarantują

  • systemy antywłamaniowe i instalacje PPOŻ,
  • nowoczesny monitoring oraz całodobowa ochrona obiektów;
  • zaawansowany system śluz, pozwalający na kontrolę dostępu osób i samochodów.
Bezpieczna infrastruktura

Bezpieczne archiwum

3 bezpieczne archiwa zlokalizowane w Polsce:

Lokalizacja oddziałów i archiwów pozwala nam na obsługiwanie klientów z całej Polski.

  • Ożarów Mazowiecki, ul. Poznańska 249
  • Czeladź, ul. Wiejska 49
  • Nadarzyn, Al. Katowicka 66

Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001 oraz posiadamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Zapewniamy Państwu:

  • ochronę danych, archiwizację i niszczenie dokumentów zgodne z systemem jakości PN - EN ISO 9001:2015,
  • regularne doskonalenie planów ciągłości działania,
  • wysokojakościową instalację (utylizacja wg normy ISO 21964), niszczącą akta bez konieczności segregacji elementów z metalu i plastiku,
  • nieprzerwany monitoring wszystkich obiektów,
  • skuteczny system podziału budynków na strefy bezpieczeństwa,
  • priorytetowe traktowanie ochrony informacji od momentu odebrania dokumentacji od klienta,
  • pojazdy dostosowane do przewozu akt (odpowiednie oznaczenie i wyposażenie samochodów),
  • system komputerowy zintegrowany z mobilnymi skanerami,
  • wysoką polisę ubezpieczeniową 10 000 000 zł.

Certyfikat ISO 27001 Certyfikat ISO 9001
Certyfikat ISO 27001 Certyfikat ISO 9001

Najczęściej zadawane pytania

Jakie czynniki decydują o cenie usługi digitalizacji dokumentów?
Cena uzależniona jest od wielu parametrów. Szczegółowe pytania, pomocne podczas wyceny, zawarte są w naszej ankiecie, którą przekażemy Państwu do wypełnienia lub wspólnie omówimy na spotkaniu. Dopiero wówczas będziemy mogli wyjaśnić wszystkie elementy mające wpływ na cenę i zaproponować wstępną ofertę cenową.
Jak dugo trwa proces digitalizacji dokumentów?
Jest on uzależniony w głównej mierze od wolumenu oraz ilości indeksów (opisów), które należy dodać do zeskanowanych dokumentów. Dodatkowo ważnym czynnikiem jest sposób archiwizowania dokumentów. Im więcej czynności związanych jest z przygotowaniem dokumentów do skanowania np. wyciąganiem z segregatorów, plastikowych koszulek, rozpinaniem kartek, tym dłużej trwa proces skanowania.
W jakich formatach zapisywane są dane po skanowaniu?
Dostarczamy dowolne formaty wyjściowych danych, z których najpopularniejsze to: pdf, tiff, JPG dodatkowo plik zawartości indeksów w postaci np. XML, TXT lub załączamy zestawienie zawierające opisy do przekazanych pików z obrazami np. ‘csv’, Access, Excel, inne.
W jakim celu nadaje się dokumentom indeksy?
W celu ich łatwego odnajdywania w elektronicznym archiwum.
Co zyskam, korzystając z usługi skanowania?
Realizując usługę skanowania Destroy&Recycling zapewnia swoim Klientom błyskawiczny dostęp do elektronicznych wersji dokumentów. W codziennej pracy dla pracowników oznacza to szybszy i prostszy dostęp do informacji. W całej organizacji przekłada się to na podnoszenie sprawności operacyjnej, redukcję kosztów oraz efektywności zarządzania informacją i własnym personelem.
Gdzie przechowywane są dokumenty w wersji papierowej po zeskanowaniu?
Istnieją dwa sposoby. Dokumenty mogą wrócić do pierwotnej wersji i zostać przewiezione do Klienta lub pozostać w archiwum Destroy&Recycling.
W jaki sposób przekazywane są obrazy zeskanowanych dokumentów Klientowi?
Transfer danych do Klienta po skanowaniu odbywa się w dowolnej formie, począwszy od zwykłego pendrive lub dysku przenośnego, do zaawansowanych technologii (SFTP, VPN etc.) wymiany zabezpieczonych i kodowanych plików.
All rights reserved Rhenus Office Systems Poland Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica