Kiedy i w jaki sposób należy pozbyć się dokumentacji medycznej?

Maksymalny okres archiwizacji dokumentacji medycznej

Podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych (np. szpitale, przychodnie czy gabinety lekarskie) są zobowiązane do przechowywania dokumentacji medycznej przez 20 lat. Istnieją jednak pewne wyjątki od tej reguły, do których należą:

• akta dotyczące zgonu pacjenta wskutek zatrucia lub uszkodzenia ciała (30 lat),
• dokumenty z informacjami koniecznymi do monitorowania losów krwi oraz jej składników (30 lat),
• zdjęcia rentgenowskie magazynowane poza dokumentacją medyczną (10 lat),
• skierowania na badania oraz zalecenia lekarskie (5 lat lub 2 lata, jeśli świadczenie nie zostało zrealizowane ze względu na niestawienie się pacjenta w określonym terminie),
• dokumenty dotyczące dzieci do 2. roku życia (22 lata).

Archiwizacja dokumentacji medycznej po upłynięciu wskazanego czasu przestaje być potrzebna, a nawet staje się kłopotliwa. Dlatego placówki medyczne niemal natychmiast przystępują do jej niszczenia.

Właściwy sposób na niszczenie dokumentacji medycznej

Jak opisuje ustawa, dokumenty medyczne muszą zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta. Oznacza to, że nie wystarczy ich wyrzucić na śmietnik. Prawo wymaga powzięcia specjalnych środków do zniszczenia danych.

Niektóre placówki decydują się na samodzielne pozbycie się akt. W tym celu kupują drogi sprzęt do niszczenia. Rozwiązanie to niesie jednak za sobą kilka poważnych wad. Po pierwsze: inwestycja w urządzenia to spore koszty, ponieważ maszyny muszą mieć wystarczająco wysokie moce przerobowe oraz spełniać określone wymagania. Po drugie: niszczarki zajmują miejsce w placówce medycznej. Po trzecie: po zakończeniu procesu utylizacji nie otrzymuje się dowodów potwierdzających skuteczne przeprowadzenie procesu.

Większość podmiotów medycznych decyduje się na skorzystanie z profesjonalnej pomocy firm zewnętrznych. Biorą one na siebie pełną odpowiedzialność za niszczenie dokumentacji medycznej zgodnie z obowiązującym prawem i wystawiają certyfikaty, które można przedstawić na wypadek kontroli. Utylizacja jest rejestrowana przez kamery, a proces zapisuje się na płycie.

Dobra praktyka w niszczeniu dokumentów medycznych

Ustawa przewiduje przekazanie przed zniszczeniem oryginalnych dokumentów pacjentowi, jego przedstawicielowi lub innej upoważnionej przez niego osobie. To jednak tylko opcja, z której nie trzeba skorzystać. Uznaje się ją jednak za dobrą praktykę. Aby zachować poprawne relacje między podmiotem medycznym a pacjentem, polecamy poinformować stronę o planowanym niszczeniu danych i możliwości złożenia wniosku o wydanie oryginałów.