Kiedy konieczne jest zorganizowanie profesjonalnego niszczenia dokumentów
Profesjonalne niszczenie dokumentów jest konieczne, ponieważ kwestie związane z ich przechowywaniem regulują przepisy prawa. Najbardziej ogólnym z nich jest klauzula RODO, która odnosi się do danych osobowych, pozwalających na łatwą identyfikację konkretnych osób. Należy je chronić, ponieważ mogą zostać wykorzystane do kradzieży tożsamości lub stanowić pretekst do oszustwa. Przepisy polskiego prawa określają zaś, jak długo należy przechowywać informacje kadrowe, podatkowe i medyczne. Dzięki prawidłowemu zarządzaniu dokumentacją, w tym również jej terminową utylizacją, można uniknąć nałożenia kar pieniężnych.
Co to jest RODO?
RODO to skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Odnosi się ono do swobodnego przepływu informacji. Rozporządzenie obowiązuje we wszystkich krajach Unii Europejskiej od 25 maja 2018 roku i reguluje zasady dotyczące przetwarzania, przechowywania i ochrony danych osobowych. RODO nakłada konkretne obowiązki na podmioty przetwarzające dane osobowe. Wśród nich znajduje się również konieczność ich usuwania, jeśli przestały być potrzebne do realizacji określonych celów. Można to zrobić samodzielnie za pomocą niszczarki, co w przypadku dużej ilości dokumentacji jest jednak problematyczne. Inną opcją jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, która specjalizuje się w niszczeniu dokumentów, dzięki czemu zyskuje się gwarancję skuteczności działania.
Jakie przepisy polskiego prawa regulują kwestię niszczenia dokumentów?
Kwestię niszczenia dokumentów zapisane są w Kodeksie Cywilnym. Artykuł 115 stanowi, że mogą być one niszczone po upływie okresu przechowywania, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Dokumenty księgowe i podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat. W przypadku dokumentów kadrowych czas przechowywania jest dłuższy i wynosi 10 lat. Są to na przykład umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu czy rozliczenia wynagrodzeń. Czas przechowywania dokumentacji medycznej w zależności od jej rodzaju może być różny. Warto na bieżąco śledzić przepisy, aby mieć pełną świadomość, jak długo należy składować dokumenty. Dzięki temu można uniknąć problemów wynikających z niedopełnienia obowiązków.
Niszczenie dokumentów — dlaczego warto się zdecydować?
Skorzystanie z usług fachowej firmy takiej jak Destroy&Recycling pozwala dopełnić obowiązków przewidzianych w przepisach. Oferujemy Państwu usługę niszczenia dokumentów, która uwzględnia wszystkie prawne regulacje. Zatrudniamy wykwalifikowany personel, który przeszedł wieloetapową rekrutację. Wszyscy nasi pracownicy przestrzegają tajemnicy służbowej i mogą przedstawić zaświadczenie o niekaralności. Warto polecić niszczenie dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników. Do Państwa dyspozycji pozostaje 10.000 takich opakowań. Są one wykonane z wysokogatunkowego plastiku lub aluminium. Każdy pojemnik jest dodatkowo zabezpieczony, aby otworzenie go w czasie transportu nie było możliwe. Dokumenty przewożone są do niszczarni autem wyposażonym w GPS, które nadzorowane jest przez wyszkolonego konwojenta. Dokumenty utylizowane są w zabezpieczonych budynkach. Dostęp do nich chroniony jest między innymi poprzez monitoring oraz specjalne śluzy zabezpieczające. Utylizacja przebiega zgodnie z normą ISO 21964. Papier przerabiamy na ścinki, które mogą zostać poddane recyklingowi. Umożliwiamy także niszczenie dysków twardych metodą demagnetyzacji, co uniemożliwia ponowne odczytanie zapisanych na nich informacji.
Jak zamówić niszczenie dokumentów?
Zamówienie niszczenia dokumentacji jest proste i intuicyjne. Na początku należy się skontaktować z naszym doradcą, który udziela wszystkich niezbędnych informacji dotyczących utylizacji. Podczas takiej konsultacji ustalana jest data realizacji usługi oraz jej całkowity koszt. Po dokładnym omówieniu szczegółów nie będą Państwo musieli poświęcać tej kwestii więcej uwagi. Następny krok to odebranie dokumentów z siedziby firmy i ich transport do niszczarni w bezpiecznych pojemnikach. Po utylizacji wystawiamy fakturę i certyfikat, który można przedstawić w razie kontroli. Dzięki temu dysponują Państwo dowodem, że dopełnili swoich zobowiązań przewidywanych przez przepisy prawa i mają pewność, że nie zostaną z tego tytułu naliczone żadne dodatkowe kary.
Niszczenie dokumentów kiedy?
Utylizacja dokumentów jest wymagana przez obowiązujące prawo. Regulują ją zarówno normy międzynarodowe związane z przetwarzaniem danych, jak i krajowe przepisy szczegółowe dotyczące poszczególnych zagadnień. Konieczna jest utylizacja dokumentacji zawierającej dane osobowe, ale także takiej, która dotyczy spraw kadrowych, podatkowych i medycznych. Sposób niszczenia dokumentów także jest dokładnie sprecyzowany, dlatego, jeśli przetwarzają Państwo w swojej organizacji wrażliwe informacje, najlepiej zdecydować się na skorzystanie z usług firmy, której pracownicy śledzą wszystkie zmiany w obowiązujących przepisach. Warto także zastanowić się nad zamówieniem niszczenia dokumentacji ze znacznie bardziej prozaicznych przyczyn. Jej usunięcie pozwala zwolnić miejsce w biurze lub archiwum. Usuwanie nadmiaru papieru, czy zalegających nośników danych jest ważnym elementem właściwego zarządzania przestrzenią. Dzięki skorzystaniu z usługi niszczenia dokumentów można również znacząco obniżyć koszty utylizacji. Jeśli szukają więc Państwo sposobów na usprawnienie działania organizacji, profesjonalne niszczenie dokumentów będzie idealnym rozwiązaniem.
Najczęściej zadawane pytania
Oto najczęściej zadawane przez naszych klientów pytania dotyczące organizacji profesjonalnego niszczenia dokumentów, przygotowania archiwum oraz wdrożenia skutecznych procedur zarządzania dokumentacją.
Tak, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. Nawet niewielkie firmy każdego dnia przetwarzają dokumenty zawierające dane osobowe klientów, pracowników, kontrahentów czy informacje finansowe. Brak jasno określonych zasad dotyczących przechowywania i wycofywania dokumentów z obiegu może prowadzić do przechowywania akt dłużej, niż jest to konieczne, lub – co gorsza – do ich przypadkowego zniszczenia przed upływem wymaganych terminów.
Dobrze opracowana procedura powinna określać, kto odpowiada za kwalifikowanie dokumentów do zniszczenia, jak często przeprowadzane są przeglądy archiwum oraz w jaki sposób dokumentacja jest zabezpieczana do momentu odbioru. Takie rozwiązanie usprawnia organizację pracy i zmniejsza ryzyko błędów, zwłaszcza w firmach, które każdego miesiąca generują dużą liczbę dokumentów.
Jednym z pierwszych sygnałów jest coraz trudniejsze odnajdywanie potrzebnych dokumentów oraz brak wolnego miejsca na bieżącą dokumentację. Często zdarza się również, że przedsiębiorstwo przechowuje wiele pudeł lub segregatorów, których zawartość od lat nie była weryfikowana. W takiej sytuacji rośnie ryzyko przechowywania dokumentów, których okres retencji już dawno upłynął.
Regularny przegląd archiwum pozwala nie tylko odzyskać przestrzeń, ale również uporządkować dokumentację i przygotować ją do dalszego przechowywania lub bezpiecznego zniszczenia. Dzięki temu firma ma większą kontrolę nad obiegiem informacji i łatwiej przygotowuje się do ewentualnych kontroli czy audytów.
Pierwszym krokiem powinno być przejrzenie archiwum i wyodrębnienie dokumentów, których obowiązkowy okres przechowywania już upłynął. Warto również sprawdzić, czy żadna z teczek nie zawiera dokumentacji potrzebnej do bieżących spraw, kontroli lub postępowań. Takie przygotowanie znacznie usprawnia cały proces i pozwala uniknąć przypadkowego przekazania do zniszczenia ważnych akt.
Jeżeli przedsiębiorstwo organizuje profesjonalne niszczenie dokumentów po raz pierwszy, dobrym rozwiązaniem jest wcześniejsza konsultacja z wykonawcą usługi. Destroy pomaga dobrać odpowiedni sposób odbioru dokumentacji, wyjaśnia przebieg całego procesu oraz wskazuje, jak przygotować archiwum, aby zniszczenie dokumentów przebiegło sprawnie i bezpiecznie.