Niszczenie dokumentów w biurowej niszczarce – wady i zalety
Ze względu na obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych samodzielne niszczenie dokumentów w firmie to rozwiązanie, które sprawdzi się tylko w przypadku niektórych podmiotów. Kto bez ryzyka może zdecydować się na skorzystanie z niszczarek biurowych, a kto powinien rozważyć outsourcing procesów związanych z utylizacją archiwum?
Zadbanie o prawidłowy obieg informacji to jeden z podstawowych obowiązków pracowników biurowych niezależnie od branży czy profilu przedsiębiorstwa. Szczególnie utylizacja starych dokumentów wiąże się z koniecznością dochowania wysokich standardów. Wiele firm do zrealizowania tego procesu wykorzystuje biurowe niszczarki, ale czy faktycznie jest to najlepsze i bezpieczne rozwiązanie?
Niszczenie dokumentów w niszczarce – co mówią przepisy?
Przedsiębiorstwo zobowiązane jest zapewnić skuteczność systemu utylizowania dokumentacji. Dotyczy to zarówno danych w tradycyjnej formie, jak i nośników cyfrowych, bez których dziś już trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie biura. Niszczarka dokumentów powinna poradzić sobie więc zarówno z aktami papierowymi, jak i np. płytami CD/DVD.
Warto również mieć na uwadze fakt, że dane oraz informacje powinny być zniszczone w taki sposób, by uniemożliwić ponowne ich odtworzenie. Jednocześnie, pozbywając się niepotrzebnych dokumentów z archiwum, należy przestrzegać obowiązujących standardów bezpieczeństwa oraz BHP.
Kiedy niszczarka dokumentów do biura będzie dobrym rozwiązaniem?
Z całą pewnością klasyczne biurowe urządzenia niszczące sprawdzą się tam, gdzie regularnie nie zachodzi potrzeba utylizacji dużych ilości akt. Klasyczna niszczarka dokumentów w dużych przedsiębiorstwach może okazać się rozwiązaniem mało wydajnym oraz niezapewniającym odpowiedniego standardu poufności.
Nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której dokumenty i akta pocięte na drobne paski trafiają na śmietnik. Tak naprawdę, nie mamy pojęcia, kto będzie mieć do nich dostęp. Poza tym niszczenie dokumentów w niszczarce nie rozwiązuje problemu danych zapisanych np. dysku twardym, pendrive, lub innym urządzeniu zewnętrznym.
Jakie są inne sposoby utylizacji starych dokumentów?
Alternatywę dla klasycznych biurowych niszczarek stanowią usługi firm zajmujących się likwidacją dokumentacji biurowej. W tym celu specjaliści wykorzystują specjalne, monitorowane niszczarnie, zapewniając maksymalną wydajność, oraz bezpieczeństwo całego procesu. Outsourcing w zakresie utylizacji starych dokumentów polecany jest przede wszystkim dużym firmom operującym sporymi ilościami akt, archiwom państwowym lub prywatnym, a także przedsiębiorcom chcącym zniszczyć ściśle tajne lub poufne informacje. Podczas gdy procedura niszczenia dokumentów w niszczarce biurowej nigdy nie zapewni pełnego bezpieczeństwa, wynajęcie zewnętrznej firmy odpowiada na potrzeby różnych podmiotów w sposób kompleksowy. Do najważniejszych zalet takiej współpracy należą:
- oszczędność czasu – pracownicy biura mogą w pełni skupić się na swoich bieżących obowiązkach,
- zmniejszenie kosztów – nie ma potrzeby inwestowania w zakup oraz utrzymanie biurowych niszczarek,
- brak konieczności segregowania i przygotowywania dokumentacji przed jej zniszczeniem.
Komu zlecić taką usługę?
Aby utylizacja starych dokumentów przebiegła w pełni profesjonalnie oraz bezstresowo, warto zlecić ją firmie z doświadczeniem oraz odpowiednim sprzętem. W Destroy & Recycling dbamy o każdy aspekt niszczenia archiwum, odpowiadając w ten sposób na potrzeby współczesnego biznesu. Zapraszamy do kontaktu w celu omówienia szczegółów współpracy.