Jak niszczyć dokumenty w zgodzie z RODO?

Przepisy prawne dotyczące niszczenia dokumentów

Niszczenie dokumentów to proces uregulowany przepisami krajowymi, unijnymi i międzynarodowymi. Jeśli chodzi o dokumentację zawierającą dane wrażliwe, trzeba wziąć pod uwagę przede wszystkim:

• Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO),
• Normę ISO/IEC 21964,
• Ustawę o ochronie informacji niejawnych,

oraz inne akty prawne, regulujące kwestię okresu przechowywania konkretnych dokumentów. Przepisy nie są jednolite - na przykład RODO skupia się w większym stopniu na efektach, jakie należy osiągnąć, natomiast normy międzynarodowe określają m.in. wielkość ścinków.

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO

W procedurze, jaką jest niszczenie dokumentów, RODO znajduje szczególne zastosowanie. Rozporządzenie ma zastosowanie w przypadku dokumentacji zawierającej dane osobowe, jednak przedsiębiorcy często posiłkują się nim także w innych przypadkach. Niszczenie dokumentów wg RODO oznacza:

• utylizację w najbliższym możliwym terminie, bez zbędnego przechowywania,
• ochronę danych w trakcie utylizacji,
• brak możliwości odtworzenia danych,
• określenie klasy ochrony i stopnia bezpieczeństwa danych.

W jaki sposób przepisy odnoszą się do usług outsourcingowych? W kontekście RODO niszczenie dokumentów przez inny podmiot jest dozwolone, jednak należy dopełnić pewnych formalności. Ponadto musi być to zaufana firma, w której utylizacja odbywa się zgodnie z obowiązującym prawem.

Metody niszczenia dokumentów

Tradycyjne czy domowe sposoby zdecydowanie nie sprawdzają się, jeśli chodzi o niszczenie dokumentów. Ochrona danych osobowych nie zostanie zachowana, gdy informacje można w jakikolwiek sposób odtworzyć. Najlepszą metodą w przypadku dokumentów papierowych jest używanie specjalistycznych niszczarek, gdy są dostosowane do utylizacji danych wrażliwych. Są to niszczarki odpowiadające co najmniej poziomowi P-4 zgodnie z normą ISO/IEC 21964.

Niszczenie danych osobowych zawartych w dokumentach elektronicznych jest znacznie bardziej skomplikowane. Nie wystarczy ich usunięcie i sformatowanie nośnika danych, trzeba go dodatkowo umiejętnie uszkodzić.

Procedury niszczenia dokumentów

Przechowywanie dokumentów trwa przez określony w przepisach czas. Jego wyznaczenie jest pierwszym krokiem do późniejszej utylizacji danych. Już na etapie archiwizacji musimy je zidentyfikować i sklasyfikować. W kolejnym kroku wybieramy metodę utylizacji. Niszczenie danych a RODO nie rozwiązuje do końca problemu, dlatego warto zajrzeć do innych przepisów, takich jak norma ISO/IEC 21964. Określamy przede wszystkim wielkość ścinków adekwatnie do rodzaju dokumentów bądź metodę niszczenia nośników danych.

Procedura niszczenia dokumentów RODO nakazuje zachowanie należytej staranności. Zgodnie z art. 2 usuwanie danych stanowi element ich przetwarzania, zatem odpowiedzialność za ewentualne udostępnienie czy wyciek spoczywa na administratorze. Warto też pamiętać o obowiązku utylizacji resztek papieru czy nośników danych elektronicznych.

Archiwizacja i zniszczenie danych wrażliwychp

Archiwizacja dokumentów, podobnie jak ich niszczenie, musi odbywać się w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Najważniejszym z punktu widzenia RODO jest zabezpieczenie danych przed wyciekiem i nieautoryzowanym dostępem. Niszczenie danych osobowych RODO również nakazuje ochronę informacji, w tym danych wrażliwych.

Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe RODO to przede wszystkim natychmiastowe działanie. Przepisy zabraniają przechowywania danych dłużej, niż wynika to z odrębnych przepisów. Ponadto, jeśli umożliwiają one właścicielowi danych wycofanie zgody na przetwarzanie, niszczenie dokumentów musi odbyć się niezwłocznie po wydaniu takiej decyzji. Warto pamiętać, że dane wrażliwe dotyczą m.in.:

• stanu zdrowia,
• orientacji seksualnej,
• przynależności do związków zawodowych,
• przekonań religijnych i politycznych.

Danymi wrażliwymi nie są natomiast numer PESEL, imię i nazwisko bądź adres zamieszkania.

RODO a niszczenie dokumentów zawierających dane wrażliwe

RODO a dokumenty papierowe i elektroniczne to skomplikowany temat, zwłaszcza jeśli chodzi o dane wrażliwe. Choć bezprawne ujawnienie numeru PESEL czy adresu zamieszkania również jest obarczone wysokimi karami, to właśnie dane wrażliwe znalazły się pod szczególną ochroną. Jeśli jesteś ich administratorem, powinieneś dokładnie zapoznać się z normą ISO/IEC 21964 oraz RODO. Niszczenie dokumentów musi odbywać się z użyciem nowoczesnych technologii, dzięki którym nie sposób odtworzyć dane nawet przy dużym nakładzie pracy.