Przepisy dotyczące niszczenia dokumentów - co warto wiedzieć?
Konieczność niszczenia dokumentów po upływie czasu przechowywania regulowana jest przepisami prawa. Każda organizacja, która przetwarza dane, powinna prowadzić uporządkowane archiwum i utylizować na bieżąco dokumenty, które nie są już potrzebne. Jeśli rozważają Państwo zamówienie niszczenia dokumentów, przepisy są na pewno zagadnieniem, które trzeba uwzględnić. Najlepszym rozwiązaniem jest oczywiście skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, która się w tym specjalizuje. W Destroy & Recycling pomożemy zarówno poprawnie sklasyfikować informacje, jak i pozbyć się już nieaktualnych dokumentów.
Niszczenie dokumentów — przepisy
RODO, czyli inaczej Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych wprowadza regulacje dotyczące zbierania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych w UE. Zgodnie z tą regulacją po upływie określonego czasu dokumenty powinny zostać zniszczone. Czas ich przechowywania zależy od rodzaju danych i celu ich przetwarzania. Szczególne znaczenie ma to, aby dokumenty te były niszczone w sposób bezpieczny, co pozwala uniknąć naruszenia prywatności. Oprócz RODO, w tej kwestii znajdują zastosowanie także przepisy prawa polskiego. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach określa zasady archiwizacji dokumentów. Zgodnie z nią dokumenty należy przechowywać przez określony czas i w określony sposób. W przypadku, gdy zostaną one zniszczone wcześniej, może to stanowić naruszenie prawa. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych nakłada zaś na przedsiębiorców i instytucje obowiązek ochrony wrażliwych informacji osobistych. W związku z tym, jeśli dokumenty zawierające takie treści i zostaną zniszczone w sposób, który nie zapewnia bezpieczeństwa ich przetwarzania, może to stanowić naruszenie prawa.
Niszczenie dokumentów — prawo
Jeśli chcą Państwo zamówić niszczenie dokumentów, prawo jest dziedziną, którą warto się zainteresować. Szczegółowe przepisy regulują, jak długo należy przetrzymywać określone rodzaje informacji. Dokumenty księgowe i rachunkowe powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym były sporządzone (zgodnie z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników, takie jak umowy o pracę, informacje dotyczące wynagrodzeń, czasu pracy, urlopów, czy świadectwa pracy, należy przetrzymywać przez okres 10 lat od dnia ich ustania (zgodnie z art. 94 ust. 1 Kodeksu pracy). Dokumenty podatkowe, takie jak deklaracje podatkowe, faktury VAT, czy dowody księgowe, powinny być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, do którego się odnoszą (zgodnie z art. 86a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Dokumentacja medyczna dotycząca świadczeń zdrowotnych musi być dostępna do wglądu przez okres 10 lat od daty wykonania każdego z tych świadczeń (zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej). Ponieważ szczegółowe przepisy prawa dotyczące określonych rodzajów dokumentacji są dosyć zawiłe, trzeba zawsze pamiętać, aby sprawdzać, które z nich mają zastosowanie w określonej sytuacji.
Dlaczego trzeba przestrzegać przepisów?
Przepisy dotyczące niszczenia dokumentów mają przeważnie na celu ochronę prywatności i poufności informacji. Powstały po to, aby chronić obywateli przed możliwością wykorzystaniem wrażliwych danych w sposób, który byłby sprzeczny z ich wolą. W dzisiejszych czasach jest to szczególnie istotne, ponieważ każdego dnia wszelkiego rodzaju organizacje przetwarzają bardzo duże ilości informacji, które mogą zostać wykorzystane w celach przestępczych, takich jak kradzież tożsamości czy oszustwa finansowe. Niszczenie dokumentów zgodnie z przepisami stanowi gwarancję, że wrażliwe informacje nie dostaną się do wiadomości niepowołanych osób. Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących niszczenia dokumentów może zaś prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym nałożenia dotkliwych kar pieniężnych. Warto dbać o to, aby cała dokumentacja, nad którą sprawuje się pieczę, była dokładnie uporządkowana. Dzięki temu wytypowanie dokumentów, których okres przechowywania minął nie stanowi większego problemu. W przypadku, gdy archiwum jest obszerne, najlepszą opcją jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, która dysponuje specjalistycznym sprzętem umożliwiającym sprawną utylizację dokumentacji. W Destroy&Recycling proponujemy całe spektrum usług związanych z efektywnym zarządzaniem archiwum. Wśród nich znajduje się między archiwizacja i przechowywanie danych oraz bezpieczne niszczenie nośników informacji, takich jak papier, ale także dyski twarde, płyty CD i Blu-Ray, karty kredytowe, czy dyskietki. Można zamówić usługę mobilnego niszczenia dokumentów w siedzibie organizacji, ale także ich utylizację w specjalnie do tego przeznaczonej niszczarni. W obu przypadkach wszystkie stosowane procedury pozwalają na zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Zamawiając profesjonalną usługę, można więc uniknąć niepotrzebnego stresu.