Kiedy należy postawić na profesjonalne niszczenie danych elektronicznych?
W dzisiejszych czasach przetwarzanych jest bardzo wiele danych elektronicznych. Często informacje te wymagają szczególnej ochrony. Dzieje się tak przede wszystkim, jeśli dotyczą one tożsamości, zdrowia i finansów. Po upływie określonego czasu trzeba je zniszczyć, aby nie dostały się do wiadomości niepowołanych osób. W przypadku papierowych kopii często wystarczy przepuszczenie kartek przez niszczarkę. Utylizacja elektronicznych nośników danych jest jednak bardziej problematyczna. Aby mieć pewność, że informacje zostały bezpowrotnie utracone, warto zdecydować się zamówienie usługi oferowanej przez profesjonalistów. Tylko fizyczne niszczenie dysków twardych stanowi gwarancję sukcesu. Samo skanowanie danych może nie wystarczyć, ponieważ istnieją skuteczne sposoby na ich odzyskanie.
Niszczenie danych elektronicznych, kiedy?
Dane elektroniczne muszą być usuwane, aby zapewnić zgodność z RODO. Jeśli przetwarzający podmiot nie ma uzasadnionego powodu, aby przechowywać informacje, powinno dojść do ich usunięcia. Europejskie regulacje chronią w ten sposób obywateli przed wykorzystaniem ich danych do popełnienia przestępstwa. Należy zdecydować się na niszczenie danych elektronicznych, kiedy się zdezaktualizują. Dotyczy to między innymi informacji medycznych, podatkowych, kadrowych i prawnych. Szczegółowe przepisy prawa krajowego precyzują, jak długo informacje powinny być przechowywane, aby mogły zostać udostępnione do wglądu. Po upływie tego czasu należy je jednak zniszczyć. Najlepszą metodą na bezpowrotne usunięcie informacji jest fizyczne niszczenie nośników danych, które uniemożliwia ponowne ich odczytanie.
Kogo obowiązuje niszczenie danych elektronicznych?
Archiwizacja danych elektronicznych pozwala na skuteczne zarządzanie dokumentacją. Dzięki odpowiedniemu uporządkowaniu łatwo wytypować, które informacje powinny zostać zniszczone, a które należy dalej przetrzymywać. Jeśli zastanawiasz się, kogo obowiązuje niszczenie danych elektronicznych, warto sprawdzić szczegółowe przepisy. Takie działanie może być wymagane zarówno w stosunku do osób prywatnych, jak i firm, w zależności od rodzaju przechowywanych informacji. Osoby prywatne powinny zadbać przede wszystkim o utylizację prywatnej dokumentacji, która się zdezaktualizowała. Firmy, z kolei, są zobowiązane do odpowiedniego zarządzania informacjami kadrowymi, finansowymi i podatkowymi. W przypadku placówek ochrony zdrowia konieczne jest pilnowanie terminów utylizacji dokumentacji medycznej. Sposób, w jaki powinna przebiegać utylizacja dokumentów, zależy od obszaru działania organizacji.
Jakie nośniki danych można zniszczyć z naszą firmą?
W naszej firmie umożliwiamy niszczenie danych elektronicznych zapisanych na dyskach twardych, ale również innych nośnikach informacji. Wśród nich znajdują się płyty CD/DVD, Blu-ray; karty pamięci USB, karty kredytowe, taśmy magnetofonowe i video (VHS), dyskietki, mikro-chipy, folie do prezentacji, czy kopie zapasowe taśm. Realizujemy nawet bardzo duże zlecenia. Po usunięciu danych tworzywa, z których wykonane są nośniki informacji, mogą zostać ponownie wykorzystane, więc skorzystanie z naszych usług stanowi rozwiązanie przyjazne środowisku. Także jeśli dysponują Państwo papierową dokumentacją, umożliwiamy jej przerobienie na ścinki. Często informacje przechowywane są w różnych formach, warto więc pamiętać, aby zniszczyć wszystkie istniejące kopie.
Jak przebiega niszczenie danych elektronicznych?
Zamówienie niszczenia danych elektronicznych nie jest trudne. Wystarczy skonsultować się z doradcą Destroy&Recycling, aby ustalić szczegóły odbioru nośników informacji oraz ustalić dokładny koszt wykonania usługi. Urządzenia elektroniczne pakowane są do specjalnych bezpiecznych pojemników, których nie można otworzyć bez zwrócenia na siebie uwagi. Do Państwa dyspozycji pozostają pojemniki wykonane z aluminium i wysokogatunkowego plastiku o różnej pojemności. Dyski transportowane są do miejsca utylizacji specjalnym pojazdem śledzonym przez sygnał GPS pod okiem doświadczonego konwojenta. Następnie nasi pracownicy niszczą nośniki danych. Zatrudniany w Destroy&Recycling personel jest doskonale wyszkolony, każda osoba może przedstawić zaświadczenie o niekaralności oraz jest zobowiązana do bezwzględnego przestrzegania tajemnicy służbowej. Praca w firmie nadzorowana jest przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Nośniki danych niszczone są metodą demagnetyzacji. Specjalne przeznaczone do tego urządzenie generuje pole magnetyczne przeciwne magnetyzacji dysku, trwale usuwając wszelkie zawarte na nim dane. Na samym końcu otrzymują Państwo fakturę i certyfikat, będący dowodem na wykonanie usługi. Taki dokument można przedstawić w razie kontroli. Oferujemy również usługę mobilnego niszczenia danych, którą realizujemy na terenie Państwa organizacji. Pozwala ona zleceniodawcy na bieżące monitorowanie sytuacji. W razie konieczności dostarczymy także nagranie utylizacji kolorową kamerą.
Zapoznaj się z naszą ofertą na niszczenie dysków twardych!
Najczęściej zadawane pytania
Nie jesteś pewien, kogo obowiązuje niszczenie danych elektronicznych? Zapoznaj się z najczęściej zadawanymi przez naszych klientów pytaniami. Jeśli nie znajdziesz wśród nich odpowiedzi dla siebie, koniecznie skontaktuj się z nami.
Na profesjonalne niszczenie danych warto zdecydować się zawsze wtedy, gdy nośniki zawierają dane wrażliwe, osobowe lub finansowe, nawet jeśli są już niesprawne lub pozornie puste. Usunięte dane można wciąż odzyskać i wykorzystać np. do kradzieży tożsamości.
Zwróć uwagę na niepotrzebny sprzęt podczas likwidacji urządzeń, wymiany komputerów czy porządkowania archiwum cyfrowego. Dodatkowo, niszczenie danych elektronicznych, kiedy masz przed sobą np. likwidację działu lub firmy, także nadal jest ważne. Pamiętaj, samo skasowanie plików nie daje gwarancji ich całkowitego usunięcia.
Obowiązek ten dotyczy wszystkich podmiotów przetwarzających dane osobowe: firm, instytucji, organizacji i jednoosobowych działalności gospodarczych. Wymagają tego przepisy RODO, które nakazują trwałe usunięcie danych po zakończeniu celu ich przetwarzania. Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. W Destroy z powodzeniem pomogliśmy już bardzo wielu firmom w dopełnieniu tego obowiązku.
Proces, jaki przeprowadzisz z pomocą naszej firmym, obejmuje fizyczną destrukcję nośników, takich jak dyski twarde, pamięci USB czy płyty CD/DVD. Nośniki są odbierane w bezpiecznych pojemnikach, transportowane w sposób kontrolowany i niszczone zgodnie z wymaganiami norm RODO. Całość odbywa się z zachowaniem pełnej poufności, a Ty otrzymujesz certyfikat potwierdzający wykonanie usługi.