5 aspektów, na które należy zwracać uwagę przy wyborze firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów

Nie każde przedsiębiorstwo podchodzi uczciwie do swoich klientów. Nastawienie na szybki zysk sprawia, że firmy zapominają o zachowaniu wysokich standardów. Dlatego wokół tematu utylizacji akt z wrażliwymi danymi pojawia się sporo wątpliwości. W naszym wpisie odpowiemy na pytanie, gdzie oddać dokumenty do zniszczenia w taki sposób, aby zyskać pewność poprawnie przeprowadzonego procesu.

1. Zgodność z obowiązującymi normami bezpieczeństwa

Pierwsza i najważniejsza sprawa to bezpieczeństwo. Firmy niszczące dokumenty powinny spełniać wszystkie zapisy określone w normie ISO 21964. Ustala ona sposób przeprowadzenia procesu niszczenia w zależności od rodzaju nośnika danych. Dotyczy to m.in. wydruków, klisz drukarskich, mikrofilmów, dysków twardych/SSD, identyfikatorów czy płyt CD/DVD. Firma która niszczy dokumenty bez dostosowania się do normy ISO 21964 nie jest godna zaufania.

2. Możliwość podglądu procesu

Filmowy zapis przeprowadzonej usługi stanowi najlepszy dowód na poprawne przeprowadzenie utylizacji dokumentów. Najlepsze firmy w tej dziedzinie dzielą się ze swoimi klientami nagraniem z kamer. Dzięki temu nie pozostaje miejsce na żadne niedopowiedzenie. Uwiecznione niszczenie dokumentów w firmie nie powinno oczywiście ujawniać treści akt, a kamery muszą obsługiwać pełną paletę barw. Tylko w ten sposób można rzeczywiście zweryfikować skuteczność usługi.

3. Wystawianie certyfikatów

Oprócz nagrania na płycie warto zażądać kolejnego potwierdzenia procesu. Mowa o certyfikacie od firmy, która niszczy dokumenty. Jakie ma ono znaczenie? Przede wszystkim stanowi pewnego rodzaju zabezpieczenie przed instytucjami rządowymi. Można im przedstawić certyfikat jako świadectwo zgodności z normami. W przypadku popełnienia błędu odpowiedzialność spada na przedsiębiorstwo utylizacyjne.

4. Kompleksowość usługi

Naprawdę profesjonalne przedsiębiorstwa mają szeroką ofertę. Przyjmują zlecenia bez względu na rodzaj nośnika danych, który musi ulec zniszczeniu. Tak więc likwidacja dokumentów archiwalnych czy nowoczesnych dysków twardych nie może stać poza możliwościami firmy. Dobrze nawiązać kontakt z takim przedsiębiorstwem ze względu na potencjalnie dłuższą współpracę. W miarę rozwoju biznesu lub zmiany jego charakteru wciąż będzie można korzystać z usług zaufanego partnera biznesowego.

5. Szybkość realizacji usługi

To najmniej licząca się kwestia, ale wiedza o niej przydaje się w pewnych sytuacjach. Wiele firm zajmujących się likwidacją dokumentów archiwalnych jest w stanie zrealizować usługę jeszcze tego samego dnia po otrzymaniu zgłoszenia. Większa liczba dokumentów wymaga oczywiście przygotowań, co zajmuje więcej czasu. Niemniej jednak niszczenie powinno odbyć się w ciągu kilku najbliższych dni roboczych.

Spełnienie powyższych wymagań stanowi najlepszy gwarant uzyskania profesjonalnej pomocy w niszczeniu dokumentów w firmie. Przed podjęciem współpracy zawsze warto sprawdzić wykonawcę, aby upewnić się, czy usługa na pewno zostanie odpowiednio przeprowadzona.