Jak należy odpowiednio przygotować dokumenty do zniszczenia?
Skorzystanie z usług profesjonalnych przedsiębiorstw oferujących zniszczenie dokumentów firmowych to gwarancja bezpieczeństwa oraz oszczędność czasu. Jak należy przygotować zgromadzone dane przed przekazaniem ich w ręce specjalistów?
Funkcjonowanie firm wiąże się z ogromnymi ilościami gromadzonych danych. Część z nich trzeba przechowywać latami, inne zdecydowanie szybciej stają się bezużyteczne. Dawniej po prostu je wyrzucano. Stwarzało to jednak ryzyko przechwycenia poufnych informacji. Na szczęście, w ostatnich latach znacząco wzrosła świadomość, że dokumenty firmowe i pracownicze trzeba niszczyć. Postaramy się pokrótce omówić, jak przygotować dokumenty do utylizacji.
Czy opłaca się zatrudnić firmę niszczącą dokumenty?
Outsourcing niszczenia dokumentów stanowi racjonalne rozwiązanie w każdej firmie. Jeżeli jednak zdecydujemy się pozbyć danych samodzielnie, należy pamiętać, że zwykłe niszczarki jedynie tną papier na paski. Po przechwyceniu ścinków stosunkowo łatwo ułożyć je w sposób umożliwiający przeczytanie znajdujących się tam treści. Rozwiązanie problemu to dokładne zamazanie wrażliwych informacji. W przypadku większych przedsiębiorstw, gdzie codziennie przybywają potężne ilości papierów oraz danych komputerowych, wynajęcie profesjonalnej firmy zewnętrznej jest nie tylko tańsze od utylizacji we własnym zakresie, ale także pozwala oszczędzić czas pracowników, którzy mogą skupić się na ważniejszych czynnościach. Wystarczy wiedzieć gdzie oddać dokumenty do zniszczenia, by zyskać pewność skutecznego oraz bezpiecznego pozbycia się nadmiaru papierów lub danych. Niektóre firmy, takie jak nasza, oferują przygotowanie szczegółowego nagrania całego procesu, a nawet możliwość osobistego nadzoru. Skorzystanie z usług Destroy & Recycling to gwarancja przestrzegania aktualnie obowiązującej normy ISO 21964. Oznacza to zapewnienie szczególnej ochrony danych, pomiędzy odebraniem ich od zleceniodawcy a umieszczeniem w niszczarce.
Co trzeba zrobić przed oddaniem dokumentacji?
Bardzo istotna kwestia, nad którą zastanawia się wielu przedsiębiorców, dotyczy tego, jak przygotować dokumenty do niszczenia. Jeszcze parę lat temu konieczne było usunięcie z papierów zszywek i spinaczy, a także wyjęcie ich z koszulek, teczek, segregatorów lub pudeł. Obecnie nie ma takiej konieczności, ponieważ do utylizacji stosuje się wysokiej klasy urządzenia niszczące. Dają one także możliwość pozbycia się nośników danych cyfrowych, takich jak płyty, karty pamięci czy urządzenia USB. Firma przekazująca dokumentację powinna pamiętać tylko o jednym – aby dokładnie sprawdzić, czy wszystkie oddane papiery i dane faktycznie powinny trafić do zniszczenia. Odzyskanie ich nie będzie już możliwe. W momencie odbioru dane zostają dokładanie zabezpieczone w specjalnych, niemożliwych do otwarcia pojemnikach, w których trafią do niszczarki, gdzie poddaje się je całkowitej utylizacji. Właśnie dlatego tak ważne jest dokładne sprawdzenie całej dokumentacji, by wśród niepotrzebnych papierów nie znalazły się np. faktury z ostatnich pięciu lat lub inne ważne dokumenty.
Najczęściej zadawane pytania
Oto najczęściej zadawane przez naszych klientów pytania dotyczące przygotowania dokumentów do zniszczenia, bezpiecznej organizacji procesu oraz prawidłowej kwalifikacji dokumentacji do utylizacji.
Nie zawsze. Najważniejsze jest upewnienie się, że do zniszczenia trafi wyłącznie dokumentacja, której okres przechowywania rzeczywiście dobiegł końca. Warto wcześniej oddzielić dokumenty przeznaczone do dalszej archiwizacji od tych, które można bezpiecznie zutylizować. W wielu organizacjach dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie listy działów lub rodzajów dokumentów przekazywanych do zniszczenia, co ułatwia późniejszą kontrolę całego procesu.
Nie ma natomiast potrzeby szczegółowego segregowania dokumentów według rodzaju papieru, koloru czy formatu. W przypadku profesjonalnych usług najważniejsze jest właściwe zakwalifikowanie dokumentacji do zniszczenia, a nie jej dodatkowe przygotowywanie. Pozwala to ograniczyć ryzyko przypadkowego zniszczenia akt, które nadal powinny być przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Nie jest to zalecane. Jeżeli dokumenty zostały już zakwalifikowane do zniszczenia, warto zorganizować ich odbiór w możliwie krótkim czasie. Pozostawianie takich akt przez kolejne miesiące oznacza, że nadal zajmują miejsce w archiwum, utrudniają zarządzanie dokumentacją i zwiększają ryzyko nieuprawnionego dostępu do zawartych w nich danych.
Dobrą praktyką jest wyznaczenie w firmie miejsca przeznaczonego wyłącznie na dokumenty oczekujące na odbiór. Powinno ono być zabezpieczone przed dostępem osób postronnych i umożliwiać łatwe przekazanie dokumentacji w ustalonym terminie. Dzięki temu cały proces przebiega sprawniej, a przedsiębiorstwo zachowuje większą kontrolę nad obiegiem poufnych informacji.
W takiej sytuacji nie warto podejmować decyzji pochopnie. Najlepiej najpierw zweryfikować obowiązujące okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów oraz sprawdzić, czy nie są one potrzebne do toczących się postępowań, kontroli lub rozliczeń. Dotyczy to zwłaszcza dokumentacji księgowej, kadrowej, podatkowej oraz akt zawierających dane osobowe.
Jeżeli przedsiębiorstwo ma rozbudowane archiwum lub nie dysponuje wewnętrznymi procedurami zarządzania dokumentacją, warto skorzystać z pomocy specjalistów. Oprócz samego niszczenia dokumentów Destroy może pomóc w uporządkowaniu archiwum oraz zaplanowaniu procesu przekazywania dokumentacji do utylizacji, dzięki czemu ryzyko przypadkowego zniszczenia ważnych akt zostaje znacząco ograniczone.