Kiedy można niszczyć dokumenty księgowe?
Wśród licznych obowiązków przedsiębiorców znajduje się też zobowiązanie do przechowywania dokumentacji firmy. Okres, przez który należy ją trzymać w biurze, jest ściśle określony w ramach ordynacji podatkowej. Artykuł 86 § 1 jasno stwierdza, że podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg muszą je przechowywać aż do upływu terminu przedawnienia. Wliczają się w to zarówno same księgi podatkowe, jak i związane z nimi dokumenty księgowe Ile lat przechowywać akta? Oto krótki poradnik z najważniejszymi informacjami.
Zmiany w przechowywaniu bilansów i rachunków wyników
Wraz z 1 stycznia 2019 roku weszło w życie nowe rozporządzenie, dlatego warto na wstępie wspomnieć o ważnych zmianach. Przed nowelizacją dokumenty księgowe dotyczące zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych podlegały trwałemu przechowywaniu. Oznaczało to, że przez cały czas funkcjonowania firmy nie można było pozbyć się bilansów oraz rachunków wyników pod groźbą kary administracyjnej.
Początek 2019 roku przyniósł znaczącą poprawę w tej kwestii. Od tego momentu nie trzeba magazynować niepotrzebnych, przedawnionych sprawozdań finansowych. Okres przechowywania został skrócony do jedynie 5 lat. Niszczenie dokumentów księgowych może więc odbyć się legalnie po upływie tego czasu, co stanowi duże ułatwienie dla każdego przedsiębiorstwa. W większości przypadków dokumenty sprzed 10, 15 czy 20 lat nie były już do niczego potrzebne, a zajmowały miejsce w biurze.
Pozostałe dokumenty księgowe
Sprawozdania finansowe to zaledwie część całej dokumentacji sporządzanej przez przedsiębiorców. Nielubiana „robota papierkowa” dotyczy także wielu innych sektorów firmy. I również one podlegają prawu przechowywania oraz niszczenia dokumentów księgowych. Do pozostałych akt należą:
- Księgi rachunkowe. Ustawa o rachunkowości nakazuje ich przechowywanie przez okres przynajmniej 5 lat.
- Karty wynagrodzeń pracowników oraz im podobne. Te dokumenty księgowe muszą być magazynowane tak długo jak wymagają tego przepisy emerytalne, rentowe i podatkowe. Trzeba jednak mieć na uwadze, że okres przechowywania nie powinien trwać krócej niż 5 lat.
- Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej. Wymaga się ich utrzymywania do momentu podsumowania sprawozdania finansowego w roku obrotowym. Klienci będący powiernikami składników aktywów objętych sprzedażą detaliczną muszą być wcześniej rozliczeni, aby można było przystąpić do niszczenia dokumentacji.
- Dokumenty księgowe dotyczące środków trwałych w budowie. Okres przechowywania w ich przypadku wynosi 5 lat. Wlicza się w to także pożyczki oraz kredyty bankowe, a nawet wszelkiego rodzaju umowy handlowe. Nie należy zapominać o roszczeniach dochodzonych w postępowaniu cywilnym, a także objętych postępowaniem karnym albo podatkowym.
- Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe – również minimum 5 lat magazynowania.
- Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji. Przechowywanie trwa przynajmniej rok po utracie ważności rękojmi lub uwzględnieniu reklamacji.
Okres przechowywania – ważna kwestia
W kwestii takiej jak dokumenty księgowe okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym zostały one złożone. Oznacza to, że jeśli zamknięcie roku podatkowego odbyło się w 2018 roku, a zeznanie złoży się w 2019, to dokumentacja musi być utrzymywana aż do 2024 roku.
Najczęściej zadawane pytania
Oto odpowiedzi na pytania, które często zadają nasi klienci:
Dokumenty księgowe (np. faktury, czy księgi rachunkowe), należy przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za dany rok. Przykładowo: dokumenty dotyczące 2025 roku trzeba przechowywać do końca 2030 roku. Ważne jest, aby okres ten liczony był nie od momentu wystawienia dokumentu, ale od końca roku, którego on dotyczy.
Od 1 stycznia 2019 r. sprawozdania finansowe muszą być sporządzane wyłącznie w formie elektronicznej i podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Dodatkowo, muszą być one przesyłane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) wyłącznie drogą elektroniczną, co całkowicie wyklucza wersje papierowe.
Okresy przechowywania dokumentów różnią się w zależności od ich rodzaju i wynikają z przepisów prawa:
- Księgi rachunkowe – 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.
- Karty wynagrodzeń pracowników – 10 lub 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia i sposobu przekazywania danych do ZUS.
- Dokumenty sprzedaży detalicznej – 5 lat, licząc od końca roku podatkowego.
- Dokumenty dotyczące środków trwałych w budowie – 5 lat.
- Dokumentacja inwentaryzacyjna – minimum 5 lat.
- Dokumenty związane z rękojmią i reklamacjami – co najmniej 1 rok po upływie terminu odpowiedzialności.
Warto pamiętać, że w niektórych przypadkach obowiązują także przepisy szczególne, które mogą wydłużyć wymagany okres przechowywania np. z powodu toczących się postępowań prawnych.