5 zasad prawidłowej archiwizacji dokumentów

Archiwizacja dokumentów — co to jest?

Archiwizacja dokumentów to proces przechowywania, organizowania i zarządzania dokumentami w celu zachowania ich integralności, dostępności i bezpieczeństwa przez dłuższy okres czasu. Jego przeprowadzenie umożliwia efektywne zarządzanie informacjami w organizacji. Dokumenty są starannie klasyfikowane, indeksowane i przechowywane w taki sposób, aby były dostępne. Dzięki temu łatwo można je w razie potrzeby odnaleźć. Umożliwia to efektywniejsze przetwarzanie informacji, zarządzanie wiedzą i podejmowanie decyzji. Przechowywanie dokumentów w sposób odpowiedni pozwala ochronić je przed zniszczeniem, utratą lub dostępem nieuprawnionych osób. Archiwa wykorzystują profesjonalne metody przechowywania.

Na czym polega archiwizacja?

Wiele branż i organizacji podlega regulacjom prawno-ustrojowym dotyczącym przechowywania dokumentów. Podjęcie decyzji o archiwizacji dokumentów pozwala na spełnienie tych wymagań i zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami. Proces archiwizacji akt obejmuje takie etapy jak selekcja, klasyfikacja, indeksowanie, przechowywanie, konserwacja i udostępnianie. Ważne jest również monitorowanie stanu dokumentów i okresowe przeglądy. Jeszcze inną opcją jest archiwizacja danych elektronicznych, która umożliwia łatwiejszy dostęp, wyszukiwanie i udostępnianie informacji. Digitalizacja wymaga jednak odpowiednich systemów zarządzania dokumentami i zabezpieczeń cyfrowych, aby zapewnić integralność i poufność przechowywanych danych. W niektórych sytuacjach konieczna jest ponadto przeprowadzka archiwum.

Archiwizacja dokumentów zasady

Można wymienić kilka zasad archiwizacji dokumentów, zgodnie z którymi powinna przebiegać prawidłowa archiwizacja dokumentów. Ich znajomość stanowi duże ułatwienie w przypadku organizacji archiwum.

1. Organizacja i kategoryzacja — dokumenty muszą być poukładane w czytelny i zrozumiały sposób. Można je różnie sklasyfikować, trzeba jednak posłużyć się zrozumiałymi kryteriami.
2. Zasada minimalizacji — nie archiwizuj dokumentów, które nie są istotne lub nie mają długoterminowej wartości. Staraj się ograniczać archiwizację do akt, których archiwizacji wymagają obowiązujące przepisy lub informacji o dużym znaczeniu dla sprawnego funkcjonowania Twojej organizacji.
3. Bezpieczeństwo i ochrona — dokumenty archiwalne powinny być przechowywane w miejscu, które zapewnia im odpowiednią ochronę przed uszkodzeniami, kradzieżą lub nieautoryzowanym dostępem. Może to obejmować stosowanie zamków, kontroli dostępu, systemów alarmowych lub przechowywanie w sejfach.
4. Przypisywanie metadanych — Przypisanie odpowiednich metadanych do dokumentów ułatwia ich późniejsze odszukanie i identyfikację. Metadane to informacje opisujące dokument, takie jak tytuł, autor, data utworzenia, kategoria itp. Używanie spójnych standardów metadanych ułatwia zarządzanie archiwum.
5. Regularna rewizja i utylizacja — Regularnie przeglądaj swoje archiwum i usuwaj dokumenty, które już nie są wymagane obowiązującymi przepisami lub nie mają długoterminowej wartości. Zachowaj odpowiednie procedury utylizacji, aby zapewnić, że informacje zawarte w dokumentach zostaną odpowiednio zabezpieczone i zniszczone.

Archiwizacja dokumentów. Jak wygląda to w firmach?

Firmy różnej wielkości i branż angażują się w proces archiwizacji dokumentacji, który jest niezbędny nie tylko ze względu na wymogi prawne, ale również dla ochrony wartościowych danych i informacji. Kluczowe znaczenie ma tutaj zastosowanie metod i materiałów, które zapewniają dokumentom bezpieczeństwo i długoterminową ochronę. Profesjonalne podejście do archiwizacji obejmuje zdejmowanie wszelkich metalowych elementów z dokumentów, takich jak spinacze czy zszywki, aby zapobiec ich uszkodzeniu czy zżeraniu papieru przez rdzę. Wykorzystanie trwałych kartonów i specjalnych koszulek archiwizacyjnych zapewnia dodatkową warstwę ochrony przed czynnikami zewnętrznymi, takimi jak wilgoć, światło czy zanieczyszczenia, a także przed nieupoważnionym dostępem. Te praktyki są fundamentem w zapewnianiu, że dokumentacja firmowa — od pism księgowych po akta pracownicze — jest bezpieczna, czytelna i dostępna przez wymagany okres czasu. Efektywna archiwizacja wymaga również starannej organizacji i kategoryzacji dokumentów, co ułatwia szybki dostęp i zarządzanie informacjami.

Zasady archiwizacji dokumentów pracowniczych. Wszystko, co musisz wiedzieć

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i firmowej jest ściśle regulowany prawnie, co ma kluczowe znaczenie dla zarządzania ryzykiem i zgodności z przepisami. Dokumenty podatkowe, takie jak deklaracje PIT, rozliczenia, faktury, czy rachunki uprawniające do korzystania z ulg podatkowych, wymagają przechowywania przez okres 5 lat. Ta sama zasada dotyczy dokumentacji przesyłanej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Natomiast dokumentacja pracownicza podlega różnym okresom przechowywania w zależności od daty zatrudnienia pracownika: dla osób zatrudnionych do końca 2018 roku okres przechowywania wynosi aż 50 lat, podczas gdy dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku jest to 10 lat.

Po wygaśnięciu wymaganego terminu archiwizacji, przedsiębiorstwa mogą podjąć decyzję o zniszczeniu starych dokumentów, aby zwolnić miejsce na nowe. W tym celu zaleca się skorzystanie z usług specjalistycznych firm oferujących bezpieczne i zgodne z normami zniszczenie dokumentów. Dzięki temu, przedsiębiorca otrzymuje nie tylko więcej przestrzeni biurowej, ale również zapewnia ochronę poufnych danych zawartych w dokumentach. Proces ten jest potwierdzany stosownym protokołem, co dodatkowo gwarantuje, że zutylizowane dokumenty zostały odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem. Taka procedura ma istotne znaczenie, szczególnie w kontekście akt pracowniczych, których poufność jest szczególnie chroniona.

Archiwizacja dokumentów — jak to robić?

Jeśli zastanawiasz się, jak zrobić archiwizację dokumentów, odezwij się do nas. Pierwszym etapem działania pracowników naszej firmy jest posegregowanie akt w zespoły i komórki organizacyjne oraz zakwalifikowanie ich do kategorii A lub B. Kolejny krok to formowanie akt chronologicznie i tematycznie, oraz uporządkowanie w układzie rzeczowym. Na aktach umieszczamy nazwy instytucji i komórki, znak oraz tytuł akt. Kolejny krok to określenie czasu przechowywania dokumentów oraz spakowanie ich w specjalne pudła archiwizacyjne. Sporządzana jest także papierowa i elektroniczna ewidencja akt. Warto również wspomnieć o tym, że prawidłowo przeprowadzona usługa archiwizacyjna pozwala sprawnie wytypować dokumenty, których okres przechowywania minął. Ich niszczenie odbywa się zgodnie z normą ISO 21964.