5 zasad prawidłowej archiwizacji dokumentów

Archiwizacja dokumentów — co to jest?

Archiwizacja dokumentów to proces przechowywania, organizowania i zarządzania dokumentami w celu zachowania ich integralności, dostępności i bezpieczeństwa przez dłuższy okres czasu. Jego przeprowadzenie umożliwia efektywne zarządzanie informacjami w organizacji. Dokumenty są starannie klasyfikowane, indeksowane i przechowywane w taki sposób, aby były dostępne. Dzięki temu łatwo można je w razie potrzeby odnaleźć. Umożliwia to efektywniejsze przetwarzanie informacji, zarządzanie wiedzą i podejmowanie decyzji. Przechowywanie dokumentów w sposób odpowiedni pozwala ochronić je przed zniszczeniem, utratą lub dostępem nieuprawnionych osób. Archiwa wykorzystują profesjonalne metody przechowywania.

Na czym polega archiwizacja?

Wiele branż i organizacji podlega regulacjom prawno-ustrojowym dotyczącym przechowywania dokumentów. Podjęcie decyzji o archiwizacji dokumentów pozwala na spełnienie tych wymagań i zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami. Proces archiwizacji akt obejmuje takie etapy jak selekcja, klasyfikacja, indeksowanie, przechowywanie, konserwacja i udostępnianie. Ważne jest również monitorowanie stanu dokumentów i okresowe przeglądy. Jeszcze inną opcją jest archiwizacja danych elektronicznych, która umożliwia łatwiejszy dostęp, wyszukiwanie i udostępnianie informacji. Digitalizacja wymaga jednak odpowiednich systemów zarządzania dokumentami i zabezpieczeń cyfrowych, aby zapewnić integralność i poufność przechowywanych danych. W niektórych sytuacjach konieczna jest ponadto przeprowadzka archiwum.

Archiwizacja dokumentów zasady

Można wymienić kilka zasad archiwizacji dokumentów, zgodnie z którymi powinna przebiegać prawidłowa archiwizacja dokumentów. Ich znajomość stanowi duże ułatwienie w przypadku organizacji archiwum.

1. Organizacja i kategoryzacja — dokumenty muszą być poukładane w czytelny i zrozumiały sposób. Można je różnie sklasyfikować, trzeba jednak posłużyć się zrozumiałymi kryteriami.
2. Zasada minimalizacji — nie archiwizuj dokumentów, które nie są istotne lub nie mają długoterminowej wartości. Staraj się ograniczać archiwizację do akt, których archiwizacji wymagają obowiązujące przepisy lub informacji o dużym znaczeniu dla sprawnego funkcjonowania Twojej organizacji.
3. Bezpieczeństwo i ochrona — dokumenty archiwalne powinny być przechowywane w miejscu, które zapewnia im odpowiednią ochronę przed uszkodzeniami, kradzieżą lub nieautoryzowanym dostępem. Może to obejmować stosowanie zamków, kontroli dostępu, systemów alarmowych lub przechowywanie w sejfach.
4. Przypisywanie metadanych — Przypisanie odpowiednich metadanych do dokumentów ułatwia ich późniejsze odszukanie i identyfikację. Metadane to informacje opisujące dokument, takie jak tytuł, autor, data utworzenia, kategoria itp. Używanie spójnych standardów metadanych ułatwia zarządzanie archiwum.
5. Regularna rewizja i utylizacja — Regularnie przeglądaj swoje archiwum i usuwaj dokumenty, które już nie są wymagane obowiązującymi przepisami lub nie mają długoterminowej wartości. Zachowaj odpowiednie procedury utylizacji, aby zapewnić, że informacje zawarte w dokumentach zostaną odpowiednio zabezpieczone i zniszczone.

Archiwizacja dokumentów — jak to robić?

Jeśli zastanawiasz się, jak zrobić archiwizację dokumentów, odezwij się do nas. Pierwszym etapem działania pracowników naszej firmy jest posegregowanie akt w zespoły i komórki organizacyjne oraz zakwalifikowanie ich do kategorii A lub B. Kolejny krok to formowanie akt chronologicznie i tematycznie, oraz uporządkowanie w układzie rzeczowym. Na aktach umieszczamy nazwy instytucji i komórki, znak oraz tytuł akt. Kolejny krok to określenie czasu przechowywania dokumentów oraz spakowanie ich w specjalne pudła archiwizacyjne. Sporządzana jest także papierowa i elektroniczna ewidencja akt. Warto również wspomnieć o tym, że prawidłowo przeprowadzona usługa archiwizacyjna pozwala sprawnie wytypować dokumenty, których okres przechowywania minął. Ich niszczenie odbywa się zgodnie z normą ISO 21964.