Archiwizacja akt osobowych krok po kroku

Archiwizacja akt osobowych krok po kroku

Archiwizacja akt osobowych obejmuje kilka kluczowych etapów. Trzeba ją przeprowadzić w taki sposób, aby nie popełnić błędów. Na początku dokumenty są segregowane w zespoły i komórki organizacyjne oraz kwalifikowane do kategorii A lub B. Kolejny krok polega na chronologicznym i tematycznym uformowaniu akt, oraz ich klasyfikacji w układzie rzeczowym. Następnie umieszczana jest nazwa instytucji i komórki, a także znak i tytuł akt. Można je odtworzyć z teczek zgodnie z zawartością aktową. Bardzo ważne jest dokładne określenie czasu przechowywania dokumentów. Kwestię tę regulują szczegółowe przepisy prawa. Po jego upływie wyznaczonego terminu akta powinny zostać zutylizowane.

Uporządkowana dokumentacja pakowana jest do pudeł archiwizacyjnych, następnie zaś powstaje ich papierowa i elektroniczna ewidencja. Na końcu dokumenty, których okres przechowywania już minął, niszczone są w bezpieczny sposób. Odbywa się to zgodnie z międzynarodową normą ISO 21964. Dzięki temu można mieć pewność, że wrażliwe dane nie przedostaną się do wiadomości osób niepowołanych. Archiwizowanie akt osobowych jest więc dosyć skomplikowane i wymaga specjalistycznych kompetencji. Dlatego właśnie najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy. Doświadczenie pozwala na szybkie uporządkowanie nawet najbardziej zabałaganionego archiwum.

Archiwizacja akt osobowych — dlaczego warto?

W archiwach często przechowywane są wrażliwe informacje, do których dostęp powinien być chroniony. Niestety chaos sprzyja wyciekom danych. Przeprowadzenie rzetelnej archiwizacji znacząco ułatwia poruszanie się wśród zbiorów. Uporządkowanie akt pozwala na szybkie odszukanie kluczowych informacji, za każdym razem, kiedy są potrzebne. Klasyfikacja staje się znacznie bardziej przejrzysta i łatwa do zrozumienia również dla tych, którzy na co dzień zajmują się czym innym. Osoby zatrudnione w firmie lub instytucji mogą poświęcać mniej czasu na poszukiwanie informacji, więc rośnie ich wydajność na innych polach.

Uporządkowane archiwum nie tylko sprawia, że staje się ono znacznie bardziej funkcjonalne. Zbiory zyskują również estetyczny wygląd. Dzięki temu całe pomieszczenie prezentuje się schludniej, a przebywającym w nim osobom łatwiej utrzymać skupienie na wykonywanej pracy. Po uporządkowaniu akta zajmują ponadto mniej miejsca na półkach, co pozwala na lepsze zagospodarowanie przestrzeni. Można na przykład stworzyć dodatkowe stanowiska dla osób opiekujących się zbiorami. Wszystko jednak zależy od potrzeb i wyobraźni. Dzięki archiwizacji łatwiej również wytypować dokumenty przeznaczone do utylizacji w odpowiednim terminie. To bardzo ważna kwestia, ponieważ regulują ją przepisy prawa. Niedopilnowanie zagadnienia niszczenia dokumentacji może wiązać się z surowymi konsekwencjami.

Profesjonalne archiwizowanie akt osobowych

Ze względu na skomplikowanie tego procesu, warto zastanowić się nad powierzeniem archiwizowania akt profesjonalnej firmie. Zatrudniony w Destroy & Recycling personel składa się z osób, które ukończyły prestiżowe kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia. Wszyscy pracownicy są przeszkoleni, a ponadto regularnie aktualizują swoją wiedzę w zakresie bezpieczeństwa informacji i archiwistyki. Każdy, kto ma styczność z wrażliwymi danymi, jest zobowiązany do zachowania tajemnicy służbowej, w razie potrzeby może też przedstawić zaświadczenie o niekaralności. Pracę zespołu nadzoruje pełnomocnik ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Cały proces przebiega szybko i sprawnie.

Oprócz porządkowania akt oferujemy jednak także inne usługi. Jeśli nie dysponują Państwo odpowiednią ilością miejsca, możliwe jest przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy. Archiwizacja odbywa się w obiektach chronionych przez systemy antywłamaniowe i instalacje PPOŻ. Budynki są także zabezpieczone całodobowym monitoringiem. Zaawansowany system śluz umożliwia kontrolę dostępu osób i samochodów. Nie ma obaw, że ktokolwiek niepowołany uzyska dostęp do chronionych informacji. W Destroy porządkujemy wszelkiego rodzaju dokumentację. Są to akta archiwalne kategorii A, niearchiwalne kategorii B, ale również dokumenty techniczne, czy kadrowe. Zgłoś się do nas, aby ustalić wszystkie szczegóły zlecenia. Na pewno nie będziesz żałować tej decyzji.