Jak długo należy przechowywać faktury w firmie?

Okres przechowywania dokumentów - regulacje prawne

Każdy przedsiębiorca staje w obliczu pytania, jak długo trzeba trzymać faktury. Kwestia ta uregulowana jest w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych i od osób prawnych, a także w ustawie o podatku od towarów i usług (VAT). Warto dodać, że przepisy wyznaczają tzw. minimalny okres przechowywania, przed upływem którego faktur nie można zniszczyć. Przedsiębiorcy mają jednak prawo archiwizować je dłużej, zwłaszcza jeśli jest to w interesie firmy. Faktury sprzedaży i zakupu są jednym z podstawowych elementów dokumentacji podatkowej, jednak stanowią też materiał dowodowy w sporach z kontrahentami, skarbówką czy organami administracji publicznej.

Jak długo przechowywać faktury?

Ile lat trzeba przechowywać faktury w firmie? Ustawa o podatku od towarów i usług podaje termin 5-letni. Podobne rozwiązanie znajdziemy w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych i od osób prawnych. Nie zachodzi więc żadna rozbieżność. Z drugiej strony, zastanawiając się, ile czasu trzeba przechowywać faktury, nie można zapomnieć o sposobie liczenia terminów obowiązujących na gruncie prawa podatkowego. W kontekście faktur 5 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. W praktyce może więc okazać się, że przechowywanie dokumentów zakupowych i sprzedażowych potrwa blisko 6 lat. Jak wspomniano, nie ma przeciwwskazań, aby zostały one w firmie dłużej, zwłaszcza jeśli jest to uzasadnione jej interesem.

Ile lat przechowywać faktury elektroniczne?

Okres przechowywania faktur elektronicznych jest tożsamy z tym, który dotyczy dokumentów w formie papierowej. Oznacza to, że przedsiębiorca musi zapewnić ich:

• integralność,
• dostępność,
• czytelność,

w ciągu kolejnych 5 lat podatkowych, licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy. Obecnie przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania, przyjmowania, procedowania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej, jednak w niedługim czasie zastąpi ją obowiązek przechowywania faktur w chmurze. Wszystko przez KSeF, który stanie się obligatoryjny dla wszystkich firm. Co ważne, faktury w KSef będą przechowywane 10 lat, jednak - przynajmniej w obecnym stanie prawnym - zmianie nie ulegają przepisy ogólne, zgodnie z którymi faktury archiwizujemy 5 lat. Z drugiej strony, jeśli pomimo dłuższego okresu archiwizacji wciąż będą one potrzebne, przedsiębiorca będzie musiał je przechowywać we własnym zakresie.

Jak długo przechowywać faktury sprzedaży i zakupu - przypadki szczególne

W kwestii tego, jak długo przechowywać faktury sprzedaży i zakupu, warto wspomnieć o jeszcze jednym, ważnym szczególe. Termin 5-letni wyznaczony przez ustawodawcę nie jest przypadkowy - po 5 latach przedawniają się zobowiązania podatkowe. W tym okresie może mieć miejsce przerwanie lub zawieszenie biegu przedawnienia. Przerwanie następuje wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został powiadomiony. W związku z tym faktury, które bezpośrednio dotyczą danej sprawy, trzeba przechowywać dłużej. Natomiast samo wszczęcie kontroli podatkowej nie jest przesłanką do przerwania lub zawieszenia biegu przedawnienia, dlatego nie wymaga wydłużenia okresu archiwizacji faktur.

Jak bezpiecznie przechowywać faktury?

Wiesz już, jak długo przechowywać faktury sprzedaży i zakupu, pozostaje jednak pytanie, jak robić to bezpiecznie? Przechowywanie faktur ma na celu zachowanie integralności, dostępności i czytelności dokumentów, zatem trzymamy je w suchym miejscu, do którego nie mają dostępu osoby niepowołane. Choć jesteśmy w stanie zabezpieczyć papier przed wilgocią i brudem, zdecydowanie trudniej uniknąć płowienia. Wiele firm decyduje się więc na digitalizację, którą wieńczy niszczenie nośników danych elektronicznych. Digitalizacja pociąga za sobą jednak inne obowiązki w zakresie zabezpieczenia danych, dlatego warto powierzyć ją specjalistom.

Niszczenie faktur - podstawowe zasady

Wiedząc, ile trzeba trzymać faktury, po upływie terminu wyznaczonego w przepisach, można przejść do ich utylizacji. Są to dokumenty finansowe, dlatego powinny być zniszczone tak, aby nie doszło do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Zarówno w przypadku większej, jak i mniejszej ilości faktur, sprawdza się mobilne niszczenie dokumentów. Specjaliści doradzą, jak długo przechowywać faktury konkretnego typu, co jest konieczne w firmach, w których nie przyjęto jasnych zasad archiwizacji danych. Następnie dobiorą optymalną metodę niszczenia faktur w zależności od ich postaci, ilości czy rodzaju. Współpraca z zawodowcami to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim pewność w zakresie dopełnienia wszelkich obowiązków ustawowych wynikających z obrotu dokumentacją księgowo-finansową.