Audyt zgodności z RODO – co audytorzy sprawdzają w zakresie niszczenia dokumentów?

Ponieważ gromadzona i niszczona w Twojej firmie dokumentacja zawiera dane wrażliwe, dotyczące konkretnych pracowników, umów, itd., w świetle prawa jesteś administratorem tych danych osobowych i Twoim obowiązkiem jest przetwarzać je w odpowiedzialny sposób, tylko w określonym celu, oraz tak aby nie doszło do potencjalnego wycieku danych. Jednym z aspektów przetwarzania danych jest odpowiednie i terminowe przechowywanie oraz niszczenie dokumentów, by nie doszło do naruszenia ich poufności.

Co sprawdza audytor RODO w zakresie niszczenia dokumentów?

Zdecydowanie istotne jest posiadanie wiedzy o tym, jak wygląda audyt RODO w zakresie niszczenia dokumentów. Przede wszystkim może on zweryfikować, czy dokumentacja zawierająca dane osobowe jest przetwarzana i utylizowana we właściwy sposób. Kontrola ma za zadanie sprawdzić między innymi:

• Czy utylizacja dokumentów, które po określonym czasie powinny zostać zniszczone, przebiegła terminowo;
• Czy proces utylizacji był bezpieczny;
• Czy po utylizacji dane nie są możliwe do odtworzenia;
• Czy dla dokumentów została określona klasa ochrony i stopień bezpieczeństwa.

Wszystkie te czynniki wpływają na ocenę zgodności z RODO procedur funkcjonujących w Twojej firmie.

Najczęstsze błędy przy niszczeniu dokumentów a ryzyko kar

Mimo dobrych chęci, prowadząc firmę, niekiedy trudno jest zadbać o każdy szczegół zgodności z RODO, przede wszystkim w sytuacji, gdy zatrudniasz wielu pracowników, podpisujesz dużo umów i generujesz przy tym wiele faktur. Wszystko to niesie ze sobą nagromadzenie zawierających dane wrażliwe dokumentów. Warto wymienić kilka najczęstszych błędów przy niszczeniu dokumentów, których powinieneś unikać.

Jednym z nich jest niewystarczające rozdrobnienie dokumentów przez niszczarkę, przez co możliwe staje się ich odtworzenie. Innym z kolei błędem jest utylizacja resztek papieru w nieodpowiednim miejscu, w którym dostęp do nich mogą uzyskać osoby do tego nieupoważnione. Jeszcze kolejnym jest nieregularne porządkowanie dokumentów, mogące spowodować przetrzymanie dokumentów dłużej niż zgodnie z RODO pozwalałby na to termin ich przechowywania.

Procedura niszczenia dokumentów w kontekście przepisów RODO dotyka również sfery cyfrowej. Zwykłe usunięcie danych może nie wystarczyć — musisz się również upewnić, że odzyskanie informacji z nośników nie będzie możliwe. Warto przypilnować tych procedur, ponieważ za nieprzestrzeganie RODO przewidziane są wysokie kary, sięgające od 10 do 20 milionów euro lub 4% całkowitego obrotu rocznego firmy.

Jak przygotować się do audytu zgodności z RODO?

Co w takim razie powinieneś zrobić, by przygotować się do audytu RODO i nie narazić się na grzywnę? Absolutnie kluczowe jest zadbanie o to, aby wewnętrzne procedury firmy pozostawiały jak najmniejsze pole do niedociągnięć. Wyposaż się w niszczarkę o poziomie co najmniej P-4, a pieczę nad dokumentami powierz wybranym i przeszkolonym osobom. Istotne jest również odpowiednie zabezpieczenie miejsca magazynowania dokumentów poprzez zamki i specjalne szafki na dokumenty, by ograniczyć ryzyko fizycznego wycieku danych.

Choć możesz zorganizować w ten sposób swoją przestrzeń biurową, to zadanie najlepiej powierzyć doświadczonym profesjonalistom w zakresie archiwizacji dokumentów. Przekazując wrażliwą dokumentację w nasze ręce, możesz być pewny, że zostanie ona odpowiednio uporządkowana i oznaczona, dzięki czemu nie tylko będzie łatwo dostępna, lecz również pozostaniesz w zgodności z RODO.

Jeszcze wyższy poziom komfortu zapewnią usługi digitalizacji dokumentacji. Dzięki zastosowanym przez nas zaawansowanym technologiom skanowania zamienisz swoje archiwum papierowych dokumentów w bezpieczne oraz zgodne z ochroną danych osobowych RODO cyfrowe repozytorium i zaoszczędzisz przestrzeń w biurze na inne ważne przedsięwzięcia. Wybierz wygodę, bezpieczeństwo i profesjonalizm i pozwól nam zrobić porządek w dokumentach Twojej firmy, aby żaden audyt RODO nie był jej straszny.