Jak zmniejszyć ilość dokumentów wymagających niszczenia?

Jakie dokumenty można ograniczyć lub wyeliminować?

Eliminacja papierowych dokumentów w biurze to cel wielu przedsiębiorców. Korzystne są więc dla nich zmiany, jakie w ostatnich latach wprowadził ustawodawca. Umożliwiają one przygotowanie i przechowywanie różnego typu dokumentów w formie elektronicznej. Są to na przykład:

• faktury,
• księgi rachunkowe,
• sprawozdania finansowe,
• dokumentacja ZUS,
• dokumentacja medyczna,
• umowy handlowe.

Przechowywanie cyfrowe zamiast papierowych dokumentów

Jeśli zastanawiasz się, jak ograniczyć liczbę dokumentów papierowych, z pomocą przychodzi cyfryzacja. Żadne inne sposoby na redukcję dokumentów w firmie nie są tak efektywne. Większość musisz przechowywać przez wyznaczony w przepisach okres, dlatego jedyne, co możesz zrobić, to zamienić wersję papierową na elektroniczną. Dzięki temu oszczędzasz miejsce, czas pracowników i pieniądze.

Jak automatyzacja procesów redukuje potrzebę niszczenia dokumentów?

Niszczenie dokumentów niearchiwalnych to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Jeśli dysponujesz dużą ilością papieru, a dodatkowo korzystasz z niszczarek biurowych, utylizacja zajmuje sporo cennego czasu. Tymczasem dokumenty elektroniczne niszczy się w zupełnie inny sposób. Na początek trzeba je usunąć, a następnie uszkodzić nośnik. Aby mieć pewność, że danych nie będzie można odtworzyć, warto skorzystać z usług oferowanych przez Destroy.

Praktyczne sposoby ograniczenia papierowej dokumentacji

Optymalizacja zarządzania dokumentami w firmie obejmuje m.in. ograniczenie liczby akt w wersji papierowej. Cyfryzacja to rozwiązanie dla każdej firmy, która chce w racjonalny sposób gospodarować zasobami. Ponadto warto wdrożyć następujące rozwiązania:

• komunikacja elektroniczna - obejmuje nie tylko bieżącą wymianę wiadomości, ale również sporządzanie notatek czy harmonogramów w wersji cyfrowej,
• ograniczenie drukowania - drukuj tylko to, co jest Ci niezbędne w wersji papierowej,
• elektroniczny obieg dokumentów - pozwala zyskać kontrolę nad dokumentami i ograniczyć zużycie papieru.

Czy warto wdrożyć politykę „paperless office”?

Innowacyjne przedsiębiorstwa stawiają na automatyzację, ekonomię i ekologię. Polityka “paperless office” jest jednym z elementów szerszej strategii, która ma na celu ograniczenie zużycia zasobów. Być może w Twojej firmie problem zaczyna się od tematu cyfryzacja a zmniejszenie potrzeby niszczenia dokumentów. Zatem, jeśli chcesz prowadzić proekologiczne przedsiębiorstwo, a dodatkowo zastanawiasz się, jak zmniejszyć koszty niszczenia dokumentów i podobnych procesów, polityka “mniej papieru w firmie” jest dla Ciebie.

Jakie technologie pomagają zmniejszyć ilość drukowanych dokumentów?

Zmniejszeniu ilości dokumentów drukowanych sprzyjają zaawansowane programy do obsługi danych. Są to m.in. systemy ERP, ale też mniej złożone i tańsze oprogramowania. Nowoczesnym rozwiązaniem jest chmura obliczeniowa, w której możesz przechowywać dokumenty, a także udostępniać je wyznaczonym pracownikom. Sprawdza się zwłaszcza w pracy zdalnej, usprawniając komunikację.

Automatyzacja procesów a redukcja dokumentacji to temat, który powinien rozważyć każdy przedsiębiorca. Inteligentne rozwiązania usprawniają pracę i pozwalają oszczędzać papier.

Kiedy dokumenty można archiwizować zamiast niszczyć?

Niszczenie nośników danych i dokumentów papierowych może mieć miejsce dopiero po upływie terminu przedawnienia. Większość akt należy przechowywać przez okres wynikający z przepisów, jednak są i takie, które archiwizujemy wieczyście. Są to dokumenty o dużym znaczeniu historycznym, kulturowym, religijnym, prawnym czy administracyjnym.

Regulacje prawne dotyczące przechowywania dokumentów

Przepisy nakazują przechowywanie dokumentów przez określony czas, jednak w większości przypadków mamy wybór pomiędzy archiwizacją w wersji tradycyjnej lub cyfrowej (przy czym niektóre dokumenty, jak na przykład kartoteki pacjentów, należy przechowywać w formie cyfrowej). Archiwizacja elektroniczna vs papierowa - które rozwiązanie wybrać? Pod kątem ekonomicznym i organizacyjnym korzystniejsza jest pierwsza opcja. Natomiast w obu przypadkach należy zadbać o:

• bezpieczeństwo danych,
• prawidłowy stan dokumentów (tak, aby można było je odczytać w dowolnym momencie),
• utylizację po upływie terminu przedawnienia.

Jak długo przechowywać różne typy dokumentów?

Dokumenty firmowe najczęściej przechowujemy 5 lat. Termin ten obowiązuje dla dokumentacji księgowej, podatkowej, bankowej i finansowej. Dokumenty kadrowe przechowujemy minimum 5 lat, przy czym dla akt osobowych wyznaczony został termin 10-letni. Zdecydowanie dłużej archiwizujemy dokumentację medyczną - w tym przypadku termin wynosi nawet 20 lat. Natomiast umowy z kontrahentami przechowujemy 3 lata, do czasu przedawnienia terminu roszczenia.