Jak zmniejszyć ilość dokumentów wymagających niszczenia?
Przedsiębiorcy w coraz większym stopniu rezygnują z dokumentacji papierowej na rzecz elektronicznej. Dzięki temu oszczędzają zasoby, a dodatkowo redukują problem związany z niszczeniem dużej ilości papieru. Sprawdź, jak zmniejszyć ilość dokumentów firmowych, a tym samym zoptymalizować proces archiwizacji i utylizacji.
Jakie dokumenty można ograniczyć lub wyeliminować?
Eliminacja papierowych dokumentów w biurze to cel wielu przedsiębiorców. Korzystne są więc dla nich zmiany, jakie w ostatnich latach wprowadził ustawodawca. Umożliwiają one przygotowanie i przechowywanie różnego typu dokumentów w formie elektronicznej. Są to na przykład:
- faktury,
- księgi rachunkowe,
- sprawozdania finansowe,
- dokumentacja ZUS,
- dokumentacja medyczna,
- umowy handlowe.
Przechowywanie cyfrowe zamiast papierowych dokumentów
Jeśli zastanawiasz się, jak ograniczyć liczbę dokumentów papierowych, z pomocą przychodzi cyfryzacja. Żadne inne sposoby na redukcję dokumentów w firmie nie są tak efektywne. Większość musisz przechowywać przez wyznaczony w przepisach okres, dlatego jedyne, co możesz zrobić, to zamienić wersję papierową na elektroniczną. Dzięki temu oszczędzasz miejsce, czas pracowników i pieniądze.
Jak automatyzacja procesów redukuje potrzebę niszczenia dokumentów?
Niszczenie dokumentów niearchiwalnych to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Jeśli dysponujesz dużą ilością papieru, a dodatkowo korzystasz z niszczarek biurowych, utylizacja zajmuje sporo cennego czasu. Tymczasem dokumenty elektroniczne niszczy się w zupełnie inny sposób. Na początek trzeba je usunąć, a następnie uszkodzić nośnik. Aby mieć pewność, że danych nie będzie można odtworzyć, warto skorzystać z usług oferowanych przez Destroy.
Praktyczne sposoby ograniczenia papierowej dokumentacji
Optymalizacja zarządzania dokumentami w firmie obejmuje m.in. ograniczenie liczby akt w wersji papierowej. Cyfryzacja to rozwiązanie dla każdej firmy, która chce w racjonalny sposób gospodarować zasobami. Ponadto warto wdrożyć następujące rozwiązania:
- komunikacja elektroniczna - obejmuje nie tylko bieżącą wymianę wiadomości, ale również sporządzanie notatek czy harmonogramów w wersji cyfrowej,
- ograniczenie drukowania - drukuj tylko to, co jest Ci niezbędne w wersji papierowej,
- elektroniczny obieg dokumentów - pozwala zyskać kontrolę nad dokumentami i ograniczyć zużycie papieru.
Czy warto wdrożyć politykę „paperless office”?
Innowacyjne przedsiębiorstwa stawiają na automatyzację, ekonomię i ekologię. Polityka “paperless office” jest jednym z elementów szerszej strategii, która ma na celu ograniczenie zużycia zasobów. Być może w Twojej firmie problem zaczyna się od tematu cyfryzacja a zmniejszenie potrzeby niszczenia dokumentów. Zatem, jeśli chcesz prowadzić proekologiczne przedsiębiorstwo, a dodatkowo zastanawiasz się, jak zmniejszyć koszty niszczenia dokumentów i podobnych procesów, polityka “mniej papieru w firmie” jest dla Ciebie.
Jakie technologie pomagają zmniejszyć ilość drukowanych dokumentów?
Zmniejszeniu ilości dokumentów drukowanych sprzyjają zaawansowane programy do obsługi danych. Są to m.in. systemy ERP, ale też mniej złożone i tańsze oprogramowania. Nowoczesnym rozwiązaniem jest chmura obliczeniowa, w której możesz przechowywać dokumenty, a także udostępniać je wyznaczonym pracownikom. Sprawdza się zwłaszcza w pracy zdalnej, usprawniając komunikację.
Automatyzacja procesów a redukcja dokumentacji to temat, który powinien rozważyć każdy przedsiębiorca. Inteligentne rozwiązania usprawniają pracę i pozwalają oszczędzać papier.
Kiedy dokumenty można archiwizować zamiast niszczyć?
Niszczenie nośników danych i dokumentów papierowych może mieć miejsce dopiero po upływie terminu przedawnienia. Większość akt należy przechowywać przez okres wynikający z przepisów, jednak są i takie, które archiwizujemy wieczyście. Są to dokumenty o dużym znaczeniu historycznym, kulturowym, religijnym, prawnym czy administracyjnym.
Regulacje prawne dotyczące przechowywania dokumentów
Przepisy nakazują przechowywanie dokumentów przez określony czas, jednak w większości przypadków mamy wybór pomiędzy archiwizacją w wersji tradycyjnej lub cyfrowej (przy czym niektóre dokumenty, jak na przykład kartoteki pacjentów, należy przechowywać w formie cyfrowej). Archiwizacja elektroniczna vs papierowa - które rozwiązanie wybrać? Pod kątem ekonomicznym i organizacyjnym korzystniejsza jest pierwsza opcja. Natomiast w obu przypadkach należy zadbać o:
- bezpieczeństwo danych,
- prawidłowy stan dokumentów (tak, aby można było je odczytać w dowolnym momencie),
- utylizację po upływie terminu przedawnienia.
Jak długo przechowywać różne typy dokumentów?
Dokumenty firmowe najczęściej przechowujemy 5 lat. Termin ten obowiązuje dla dokumentacji księgowej, podatkowej, bankowej i finansowej. Dokumenty kadrowe przechowujemy minimum 5 lat, przy czym dla akt osobowych wyznaczony został termin 10-letni. Zdecydowanie dłużej archiwizujemy dokumentację medyczną - w tym przypadku termin wynosi nawet 20 lat. Natomiast umowy z kontrahentami przechowujemy 3 lata, do czasu przedawnienia terminu roszczenia.
Najczęściej zadawane pytania
Oto najczęściej zadawane przez naszych klientów pytania dotyczące ograniczania ilości dokumentów papierowych, przygotowania do cyfryzacji oraz bezpiecznego niszczenia dokumentacji po zakończeniu okresu jej przechowywania.
Jak uporządkować dokumentację przed rozpoczęciem procesu cyfryzacji?
Przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów warto przeprowadzić przegląd posiadanej dokumentacji i podzielić ją na kilka grup. Pierwszą stanowią dokumenty, które nadal muszą być przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Drugą – dokumentacja przeznaczona do digitalizacji, a trzecią – dokumenty, których okres przechowywania już upłynął i mogą zostać wycofane z obiegu. Takie uporządkowanie pozwala uniknąć niepotrzebnego skanowania nieaktualnych akt oraz ułatwia organizację archiwum. Destroy wspiera przedsiębiorstwa w bezpiecznym niszczeniu dokumentów, które zostały prawidłowo zakwalifikowane do utylizacji po zakończeniu obowiązkowego okresu przechowywania.
Czy cyfryzacja eliminuje potrzebę bezpiecznego niszczenia dokumentów?
Nie. Przeniesienie dokumentacji do postaci elektronicznej może znacząco ograniczyć ilość papieru wykorzystywanego w codziennej działalności, jednak nie zwalnia z obowiązku właściwego usuwania danych. Dokumenty papierowe, które zostały zastąpione wersją elektroniczną zgodnie z obowiązującymi przepisami, nadal wymagają bezpiecznego zniszczenia po zakończeniu okresu ich przechowywania. Również pliki zapisane na dyskach, serwerach czy innych nośnikach danych powinny zostać trwale usunięte po zakończeniu ich wykorzystania. Destroy realizuje kompleksowe niszczenie dokumentów papierowych oraz elektronicznych nośników danych, zapewniając bezpieczne zakończenie całego cyklu życia informacji.
Jakie korzyści organizacyjne daje ograniczenie liczby dokumentów papierowych?
Zmniejszenie ilości dokumentacji papierowej to nie tylko oszczędność miejsca w archiwum. Mniejsza liczba dokumentów ułatwia wyszukiwanie informacji, usprawnia obieg dokumentacji między pracownikami oraz skraca czas potrzebny na prowadzenie okresowych przeglądów archiwum. Przedsiębiorstwo może również łatwiej planować proces niszczenia dokumentów, ponieważ do utylizacji trafiają wyłącznie materiały, które rzeczywiście wymagają trwałego usunięcia. W połączeniu z regularnym odbiorem dokumentacji przez Destroy pozwala to stworzyć uporządkowany i bezpieczny system zarządzania dokumentami, dopasowany do potrzeb organizacji.