Niszczenie danych studentów i absolwentów
Uczelnie wyższe dysponują różnego rodzaju dokumentacją zawierającą dane studentów i absolwentów. Ciąży na nich obowiązek przechowywania jej przez okres ustalony w odrębnych przepisach, a następnie zniszczenia. W jaki sposób podejść do tematu utylizacji danych? Zapoznaj się z naszym poradnikiem i dowiedz się, jak powinny być niszczone dokumenty studentów i absolwentów.
Jak długo przechowywać dokumenty studentów i absolwentów?
Archiwizacja dokumentów studentów i absolwentów trwa na ogół od 5 do 10 lat. Przy czym istnieją również takie, które można zutylizować wcześniej. Są to na przykład prace semestralne podpisane imieniem i nazwiskiem studenta lub opatrzone innego rodzaju kodem. Najczęściej przechowujemy je maksymalnie do zakończenia okresu kształcenia konkretnego studenta. Natomiast teczki studenckie i dyplomy przechowuje się znacznie dłużej - zgodnie z przepisami przez okres 50 lat.
Jak niszczyć dane studentów?
Niszczenie danych studentów musi odbywać się zgodnie z RODO i normą ISO/IEC 21964. Rozporządzenie nakazuje zapewnić ochronę danych na każdym etapie przetwarzania, w tym również w procesie utylizacji. Ponadto należy zastosować takie metody, aby późniejsze odtworzenie informacji nie było możliwe. RODO nie daje w tym zakresie, dlatego sięgamy do normy ISO/IEC 21964. Zgodnie z nią:
- dokumenty zawierające dane zwykłe niszczymy zgodnie z trzecią klasą bezpieczeństwa - maksymalna powierzchnia ścinka nie może przekraczać 320 mm2, a szerokość paska 8 mm,
- dokumenty zawierające dane osobowe wrażliwe niszczymy zgodnie z czwartą klasą bezpieczeństwa - powierzchnia ścinka nie może przekraczać 160 mm2, a szerokość paska 6 mm.
Do danych osobowych zwykłych należą m.in.: numer PESEL, imię i nazwisko, adres zamieszkania. Natomiast w kategorii danych wrażliwych gromadzonych przez uczelnie wyższe znajdują się głównie informacje dotyczące stanu zdrowia studenta oraz ujawniającego pochodzenie rasowe lub etniczne.
Jak niszczyć dane absolwentów?
Przechowywanie dokumentów ma miejsce nie tylko w okresie trwania studiów, ale również po ich zakończeniu. Teczkę absolwenta oraz dyplom ukończenia studiów uczelnia archiwizuje przez 50 lat, co daje możliwość uzyskania informacji w dowolnym momencie. Kiedy niszczyć dokumenty absolwentów? Niezwłocznie po upływie przewidzianego w przepisach terminu archiwizacji. Zbyt długie przechowywanie nie tylko obciąża budżet, ale przede wszystkim jest niezgodne z RODO.
Jak niszczyć dokumenty absolwentów? Podobnie jak w przypadku studentów, szczegółowe wytyczne znajdziemy w normie ISO/IEC 21964. Dokumentacja kwalifikowana jest do 3 i 4 klasy bezpieczeństwa, w zależności od tego, czy zawiera dane osobowe zwykłe, czy wrażliwe.
Niszczenie danych elektronicznych
Dane studentów coraz częściej gromadzone są nie tylko w formie papierowej, ale i elektronicznej. Przepisy dopuszczają taką możliwość, a jednocześnie nakładają na administratora obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia informacji na każdym etapie przetwarzania. Niszczenie dokumentów absolwentów nie może polegać wyłącznie na ich usunięciu z systemu czy nośnika. Samo formatowanie dysku twardego również nie będzie wystarczające. W takim przypadku musimy uszkodzić nośnik, co zwykle generuje problemy.
Odpowiedź na pytanie, jak niszczyć dane studentów i absolwentów, ponownie daje nam norma ISO/IEC 21964. Dotyczy ona nie tylko dokumentacji papierowej, ale również elektronicznej. I tak:
- dyski twarde należy zdeformować lub pociąć na ścinki o powierzchni nie większej niż 2000 mm2,
- pamięci USB, karty chipowe itp. należy pociąć na ścinki o powierzchni nie większej niż 30 mm2,
- optyczne nośniki danych muszą być pocięte na ścinki o powierzchni nie większej niż 30 mm2,
- magnetyczne nośniki danych muszą być pocięte na ścinki o powierzchni nie większej niż 160 mm2.
O czym pamiętać, niszcząc dane studentów i absolwentów?
Niszczenie danych osobowych studentów i absolwentów powinno nastąpić w określonym czasie. Zarówno odwlekanie utylizacji, jak i przedwczesne zniszczenie niosą za sobą konsekwencje prawne. W drugim przypadku administratorowi danych grozi grzywna, kara ograniczenia wolności lub kara pozbawienia wolności do lat 2. Bardzo ważne jest więc prawidłowe zarządzanie dokumentacją na każdym etapie przetwarzania. Pamiętajmy, że niektóre akta trzeba przechowywać aż 50 lat, co generuje pewne problemy logistyczne.
Najczęściej zadawane pytania
Oto najczęściej zadawane przez naszych klientów pytania dotyczące niszczenia danych studentów i absolwentów, bezpiecznego usuwania dokumentacji uczelnianej oraz ochrony danych przechowywanych na nośnikach elektronicznych.
Przed przekazaniem dokumentów do zniszczenia warto uporządkować je zgodnie z wewnętrznymi procedurami obowiązującymi na uczelni oraz upewnić się, że wszystkie akta zostały prawidłowo zakwalifikowane do wycofania z archiwum. Dokumentacja przeznaczona do utylizacji powinna być zabezpieczona przed dostępem osób nieupoważnionych i przechowywana w wyznaczonym miejscu do czasu odbioru. W przypadku większych uczelni dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z zamykanych pojemników przeznaczonych do gromadzenia dokumentów oczekujących na zniszczenie. Destroy zapewnia bezpieczny odbiór dokumentacji oraz realizuje cały proces w sposób ograniczający ryzyko ujawnienia danych studentów i absolwentów.
Tak. Systematyczne przeglądy archiwów pozwalają kontrolować, które dokumenty nadal podlegają obowiązkowi przechowywania, a które mogą zostać bezpiecznie wycofane z obiegu. Dzięki temu uczelnia ogranicza ilość przechowywanej dokumentacji, poprawia organizację archiwum i zmniejsza koszty związane z magazynowaniem akt. Regularne planowanie procesu niszczenia ułatwia również zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi procedurami zarządzania dokumentacją. Destroy współpracuje z uczelniami zarówno przy jednorazowych realizacjach, jak i w ramach cyklicznych odbiorów dokumentów oraz elektronicznych nośników danych.
Tak. Dane studentów i absolwentów są obecnie przetwarzane w wielu systemach informatycznych wykorzystywanych przez uczelnie, a także na komputerach, serwerach, dyskach zewnętrznych, pendrive'ach czy innych nośnikach pamięci. Dlatego planując usunięcie danych, warto uwzględnić nie tylko dokumentację papierową, ale również wszystkie miejsca, w których informacje były przechowywane w formie elektronicznej. Kompleksowe podejście do wycofywania danych z obiegu pozwala ograniczyć ryzyko pozostawienia ich na nieużywanych nośnikach. Destroy realizuje profesjonalne niszczenie dokumentów oraz nośników danych, wspierając uczelnie w bezpiecznym zakończeniu całego procesu.