Firmy ubezpieczeniowe a niszczenie danych klientów – jakie są zasady?

Zarządzanie dokumentacją w zakładzie ubezpieczeń to poważne wyzwanie, a jednocześnie gwarancja porządku. Wiele wątpliwości pojawia się zwłaszcza w kontekście usuwania danych osobowych klientów, a także dokumentów związanych z wykupionymi przez nich polisami. Poznaj zasady utylizacji dokumentów ubezpieczeniowych!

Jakie dokumenty ubezpieczeniowe wymagają niszczenia?

Zakłady ubezpieczeń mają prawo gromadzić dokumenty związane z prowadzoną działalnością, pozyskiwanie również od klientów. Celem zawarcia umowy ubezpieczenia dostarczają oni różnego rodzaju zaświadczenia czy oświadczenia, które przechowywane są wraz z pozostałą dokumentacją wewnętrzną. Ubezpieczyciel ma obowiązek archiwizować je do czasu przedawnienia roszczeń z danej umowy. Zatem to, jak długo firmy ubezpieczeniowe mogą przechowywać dane klientów, zależy m.in. od okresu obowiązywania polisy.

Umowy polisowe, roszczenia i dane klientów – jak długo można je przechowywać?

Niszczenie dokumentów ubezpieczeniowych zgodnie z prawem może mieć miejsce dopiero po upływie terminu przedawnienia. Pod uwagę bierzemy jednak nie daty wynikające z umowy, a z Kodeksu Cywilnego. Zgodnie z art. 819 par. 1 KC roszczenia wynikające umowy ubezpieczenia przedawniają się po 3 latach. W tym okresie ubezpieczający może wystąpić o wypłatę odszkodowania.

Na tym tle pojawia się pytanie, czy ubezpieczyciel może odmówić usunięcia danych? Na ogół nie, chyba że ich dalsze przechowywanie jest niezbędne do realizacji umowy ubezpieczenia.

Jakie regulacje prawne obowiązują firmy ubezpieczeniowe?

Kluczową rolę w zakresie ochrony danych klientów firm ubezpieczeniowych odgrywa RODO. Zgodnie z nim dokumenty:

przechowujemy w bezpiecznych warunkach,
niszczymy po upływie terminu przedawnienia lub gdy właściciel danych wycofa zgodę na przetwarzanie,
nie przechowujemy dokumentów zbędnych,
dbamy o ochronę danych na każdym etapie przetwarzania.

RODO a niszczenie dokumentów w branży ubezpieczeniowej to kolejne ważne zagadnienie. Rozporządzenie nakazuje niezwłoczne usunięcie danych w taki sposób, aby nawet przy pomocy nowoczesnych technologii nie można było ich odtworzyć.

Pomocniczo w działalności ubezpieczeniowej (w kontekście przechowywania i niszczenia danych) korzystamy także z Kodeksu Cywilnego i odpowiednich ustaw, które regulują kwestię na przykład konkretnych polis.

Jak firmy ubezpieczeniowe powinny chronić dane klientów?

Ochrona danych klientów firm ubezpieczeniowych to absolutny priorytet w tej branży. Jakiekolwiek zaniedbania w tym zakresie sprawiają, że ubezpieczyciel traci wiarygodność w oczach stałych i potencjalnych klientów. W kontekście bezpieczeństwa bardzo ważne jest prawidłowe przechowywanie i niszczenie nośników danych.

Jak unikać wycieku danych w branży ubezpieczeniowej?

Wdrożenie procedur bezpieczeństwa to odpowiedź na pytanie, jak unikać wycieku danych w firmach ubezpieczeniowych. Najważniejsze, aby:

chronić dane przed osobami niepowołanymi,
zabezpieczyć dane przed wyciekiem, kradzieżą, zgubieniem,
szyfrować lub hasłować dane elektroniczne,
niszczyć dokumenty niezwłocznie po upływie terminu przedawnienia lub gdy nie są już potrzebne.

Firmy ubezpieczeniowe powinny gromadzić wyłącznie niezbędne do realizacji umowy dokumenty. Wynika to bezpośrednio z przepisów, a także rekomendacji wydanych przez Rzecznika Finansowego.

Skuteczne metody niszczenia dokumentów finansowych

Jak niszczyć dokumenty polis i umów ubezpieczeniowych? W teorii możesz zrobić to w biurze, używając powszechnie dostępnych niszczarek. Ważne, aby posiadały oznaczenie P-4 lub z większą cyfrą (5, 6, 7)- zgodnie z normą ISO/IEC 21964 to właśnie one przeznaczone są do utylizacji dokumentów finansowych i zawierających dane osobowe. Przy zakupie niszczarki biurowe zwróć więc uwagę właśnie na ten aspekt.

Firmy ubezpieczeniowe mogą też skorzystać z pomocy specjalistów. Skuteczne metody niszczenia dokumentów w towarzystwach ubezpieczeniowych obejmują:

niszczenie metodą bezpiecznych pojemników - do firmy dostarczane są pojemniki, w których składuje się dokumenty przedawnione lub przeznaczone do zniszczenia. Następnie trafią one do profesjonalnych niszczarek przemysłowych,
mobilne niszczenie dokumentów - w tej metodzie nie przewozimy akt poza siedzibę firmy, ponieważ niszczone są w podstawionym samochodzie wyposażonym w maszynę niszczącą.

Jeśli szukasz efektywnych sposobów na utylizację dokumentów ubezpieczeniowych, skontaktuj się z danymi. Eksperci z Destroy pomogą Ci uporać się z dokumentacją bieżącą i archiwalną, którą gromadzisz zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Najczęściej zadawane pytania

Jak długo firmy ubezpieczeniowe mogą przechowywać dane klientów, a także jakie są skuteczne metody niszczenia dokumentów w towarzystwach ubezpieczeniowych? Sprawdź pytania, które często zadają nam nasi klienci.

Jak długo firmy ubezpieczeniowe mogą przechowywać dokumenty związane z polisami i danymi klientów?

Dokumenty ubezpieczeniowe, w tym dane osobowe klientów, mogą być przechowywane przez maksymalnie 10 lat od zakończenia współpracy, czyli od momentu wygaśnięcia umowy lub rozwiązania polisy. Wynika to m.in. z przepisów kodeksu cywilnego dotyczących terminów przedawnienia roszczeń oraz obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości. W przypadku dokumentacji podatkowej termin ten skraca się do 5 lat.

Jakie przepisy regulują przechowywanie i niszczenie dokumentów ubezpieczeniowych?

Przechowywanie i niszczenie dokumentacji ubezpieczeniowej regulują przede wszystkim RODO, ustawa o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, ustawa o rachunkowości oraz przepisy podatkowe. Dokumenty muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich poufność i zabezpieczający przed dostępem osób nieuprawnionych. Pamiętaj, że RODO a niszczenie dokumentów w branży ubezpieczeniowej to bardzo ważna kwestia. Po upływie wymaganych okresów przechowywania należy je zniszczyć w sposób trwały i nieodwracalny. W obu tych zadaniach może Ci pomóc nasza firma. Aby przeprowadzić niszczenie dokumentów ubezpieczeniowych zgodnie z prawem nie musisz działać w pojedynkę.

Jakie metody niszczenia dokumentów są najskuteczniejsze w zakładach ubezpieczeń?

Najskuteczniejsze metody to mechaniczne niszczenie dokumentów zgodnie z normą DIN 66399 na poziomie bezpieczeństwa P-4 lub wyższym. W przypadku nośników elektronicznych w Destroy stosuje się metody spełniające wymagania RODO. Wiele firm ubezpieczeniowych decyduje się na outsourcing tych działań do nas, ponieważ nasi pracownicy gwarantują zgodność z przepisami i pełne bezpieczeństwo danych klientów.

Powrót do listy artykułów