Niszczenie danych bankowych

Przepisy dotyczące niszczenia dokumentów bankowych

Niszczenie danych bankowych to obowiązek, który wynika z kilku aktów prawnych. Najważniejsze z nich to:

• RODO - dotyczy ochrony dokumentów zawierających dane osobowe klientów, w tym dane zwykłe i dane wrażliwe,
• Wytyczne EBA/KNF - szczegółowo regulują kwestię outsourcingu usług przechowywania i niszczenia danych bankowych,
• Ustawa Prawo bankowe - wprowadza instytucję tajemnicy bankowej, zgodnie z którą bank ma prawo ujawnić dane wyłącznie w określonych przypadkach.

Co do zasady dokumenty bankowe przechowuje się 5 lat, licząc od dnia wygaśnięcia zobowiązania. Warto pamiętać, że zarówno Prawo bankowe, jak i RODO nakładają na administratora danych obowiązek natychmiastowej utylizacji. Nie może więc być tak, że dokumenty w archiwach bankowych są przechowywane zbyt długo. Jest to po pierwsze kosztowne, po drugie niezgodne z przepisami.

Niszczenie dokumentów banku - na czym polega?

Niszczenie dokumentów bankowych to skomplikowana procedura, która wymaga opracowania pewnych wytycznych. W kolejnych krokach należy:

• klasyfikować dokumenty do odpowiednich kategorii - dane niebędące pod szczególną ochroną prawną są niszczone w inny sposób, niż dane wrażliwe czy niejawne,
• ustalić okres przechowywania - utylizacji należy dokonać niezwłocznie po jego upływie,
• określić metodę niszczenia dla poszczególnych rodzajów dokumentów - zgodnie z normą ISO/IEC 21964,
• bezpiecznie niszczyć dokumenty - stosując się do wytycznych wynikających z poszczególnych aktów prawnych,
• zadbać o utylizację ścinków i nośników danych elektronicznych - zgodnie z przepisami z zakresu ochrony środowiska naturalnego.

Jak bezpiecznie niszczyć dane banku?

Niszczenie dokumentów banku może przebiegać na dwa sposoby: albo bank samodzielnie podejmuje się tego zadania, albo powierza je podmiotowi zewnętrznemu. Firmy outsourcingowe oferują nie tylko niszczenie, ale również przechowywanie dokumentów. Przy czym, chcąc skorzystać z ich usług, należy spełnić wymogi określone w dokumencie EBA/KNF. Nakłada on na bank obowiązek przeprowadzenia audytu, w drodze którego weryfikuje, czy potencjalny partner spełnia wymagania w zakresie bezpieczeństwa. Pracownicy muszą nie tylko wiedzieć, jak niszczyć dane bankowe, ale również stosować specjalne procedury. Podmiot świadczący usługi zewnętrzne ma obowiązek:

• posiadać plan ciągłości,
• sporządzić exit plan,
• ubezpieczyć się,
• posiadać stosowne certyfikaty.

Które rozwiązanie jest dla banków korzystniejsze? Pomimo, iż nawiązanie współpracy z firmą zewnętrzną wymaga dopełnienia pewnych formalności, dla większości instytucji jest zdecydowanie lepszym wyjściem, niż samodzielna archiwizacja dokumentów i ich niszczenie.

Niszczenie danych bankowych - największe wyzwania

Wprowadzone kilka lat temu regulacje dały wyczerpującą odpowiedź na pytanie, jak bezpiecznie niszczyć dane banku. Dzięki nim instytucje wiedzą, jak postępować z dokumentami na każdym etapie przetwarzania. Jednak największe problemy wciąż generuje:

• duża ilość miejsca potrzebnego do przechowywania dokumentów papierowych,
• właściwe zabezpieczenie danych cyfrowych,
• efektywne niszczenie dokumentów.

W przeciwieństwie do dokumentów księgowych czy finansowych, te, które zawierają dane bankowe, muszą być utylizowane w trybie ciągłym. Z tego też powodu niezbędna jest stała opieka nad archiwum, do którego wciąż spływają nowe akta. Wymaga to nie tylko sporych nakładów finansowych, ale też opracowania szczegółowych procedur pracy z dokumentacją.

Wyzwań w kontekście niszczenia dokumentacji bankowej nie brakuje, jednak instytucje te mogą liczyć na pomoc specjalistów. Do współpracy warto wybrać podmiot, który ma doświadczenie w obsłudze sektora bankowego.