Niszczenie danych bankowych

Zakładanie konta, zaciąganie kredytu, wybór odpowiedniego instrumentu finansowego - to tylko wybrane czynności bankowe, w toku których powstaje mnóstwo dokumentów zawierających dane wrażliwe. Ich przechowywanie, a także niszczenie obwarowane jest licznymi wymogami prawnymi. Sprawdź, na czym polega utylizacja danych bankowy i jak przeprowadzić ją prawidłowo.

Przepisy dotyczące niszczenia dokumentów bankowych

Niszczenie danych bankowych to obowiązek, który wynika z kilku aktów prawnych. Najważniejsze z nich to:

RODO - dotyczy ochrony dokumentów zawierających dane osobowe klientów, w tym dane zwykłe i dane wrażliwe,
Wytyczne EBA/KNF - szczegółowo regulują kwestię outsourcingu usług przechowywania i niszczenia danych bankowych,
Ustawa Prawo bankowe - wprowadza instytucję tajemnicy bankowej, zgodnie z którą bank ma prawo ujawnić dane wyłącznie w określonych przypadkach.

Co do zasady dokumenty bankowe przechowuje się 5 lat, licząc od dnia wygaśnięcia zobowiązania. Warto pamiętać, że zarówno Prawo bankowe, jak i RODO nakładają na administratora danych obowiązek natychmiastowej utylizacji. Nie może więc być tak, że dokumenty w archiwach bankowych są przechowywane zbyt długo. Jest to po pierwsze kosztowne, po drugie niezgodne z przepisami.

Niszczenie dokumentów banku - na czym polega?

Niszczenie dokumentów bankowych to skomplikowana procedura, która wymaga opracowania pewnych wytycznych. W kolejnych krokach należy:

klasyfikować dokumenty do odpowiednich kategorii - dane niebędące pod szczególną ochroną prawną są niszczone w inny sposób, niż dane wrażliwe czy niejawne,
ustalić okres przechowywania - utylizacji należy dokonać niezwłocznie po jego upływie,
określić metodę niszczenia dla poszczególnych rodzajów dokumentów - zgodnie z normą ISO/IEC 21964,
bezpiecznie niszczyć dokumenty - stosując się do wytycznych wynikających z poszczególnych aktów prawnych,
zadbać o utylizację ścinków i nośników danych elektronicznych - zgodnie z przepisami z zakresu ochrony środowiska naturalnego.

Jak bezpiecznie niszczyć dane banku?

Niszczenie dokumentów banku może przebiegać na dwa sposoby: albo bank samodzielnie podejmuje się tego zadania, albo powierza je podmiotowi zewnętrznemu. Firmy outsourcingowe oferują nie tylko niszczenie, ale również przechowywanie dokumentów. Przy czym, chcąc skorzystać z ich usług, należy spełnić wymogi określone w dokumencie EBA/KNF. Nakłada on na bank obowiązek przeprowadzenia audytu, w drodze którego weryfikuje, czy potencjalny partner spełnia wymagania w zakresie bezpieczeństwa. Pracownicy muszą nie tylko wiedzieć, jak niszczyć dane bankowe, ale również stosować specjalne procedury. Podmiot świadczący usługi zewnętrzne ma obowiązek:

posiadać plan ciągłości,
sporządzić exit plan,
ubezpieczyć się,
posiadać stosowne certyfikaty.

Które rozwiązanie jest dla banków korzystniejsze? Pomimo, iż nawiązanie współpracy z firmą zewnętrzną wymaga dopełnienia pewnych formalności, dla większości instytucji jest zdecydowanie lepszym wyjściem, niż samodzielna archiwizacja dokumentów i ich niszczenie.

Niszczenie danych bankowych - największe wyzwania

Wprowadzone kilka lat temu regulacje dały wyczerpującą odpowiedź na pytanie, jak bezpiecznie niszczyć dane banku. Dzięki nim instytucje wiedzą, jak postępować z dokumentami na każdym etapie przetwarzania. Jednak największe problemy wciąż generuje:

duża ilość miejsca potrzebnego do przechowywania dokumentów papierowych,
właściwe zabezpieczenie danych cyfrowych,
efektywne niszczenie dokumentów.

W przeciwieństwie do dokumentów księgowych czy finansowych, te, które zawierają dane bankowe, muszą być utylizowane w trybie ciągłym. Z tego też powodu niezbędna jest stała opieka nad archiwum, do którego wciąż spływają nowe akta. Wymaga to nie tylko sporych nakładów finansowych, ale też opracowania szczegółowych procedur pracy z dokumentacją.

Wyzwań w kontekście niszczenia dokumentacji bankowej nie brakuje, jednak instytucje te mogą liczyć na pomoc specjalistów. Do współpracy warto wybrać podmiot, który ma doświadczenie w obsłudze sektora bankowego.

Najczęściej zadawane pytania

Zastanawiasz się, w jaki sposób niszczyć dane bankowe? Zajrzyj do najczęściej zadawanych nam pytań oraz skontaktuj się z naszymi pracownikami.

Jakie przepisy regulują niszczenie dokumentów bankowych?

Niszczenie dokumentów bankowych regulują przede wszystkim przepisy RODO, Ustawy o Ochronie Danych Osobowych oraz regulacje sektorowe, np. Ustawa Prawo Bankowe i wytyczne KNF. Dokumenty muszą być przechowywane przez określony przepisami czas, a po jego upływie zniszczone w sposób trwały i nieodwracalny, aby zapobiec ujawnieniu danych wrażliwych. W celu prawidłowego niszczenia możesz zlecić ten proces naszej firmie.

Na czym polega bezpieczne niszczenie danych bankowych?

Niszczenie dokumentów banku oznacza trwałe usunięcie informacji tak, by nie dało się ich odzyskać. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i nośników elektronicznych. W praktyce w Destroy wykorzystuje się m.in. urządzenia zgodne z normą DIN 66399, które rozdrabniają dokumenty na cząstki niemożliwe do odtworzenia, lub certyfikowane metody demagnetyzacji i fizycznej destrukcji nośników.

Jakie są największe wyzwania związane z utylizacją dokumentacji bankowej?

Do najpoważniejszych wyzwań należy zapewnienie zgodności z przepisami, skuteczna ochrona danych osobowych oraz ścisłe przestrzeganie procedur wewnętrznych. Ważne jest również ograniczenie ryzyka wycieku danych w czasie transportu i przechowywania dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Z tego względu wiele instytucji decyduje się na współpracę z nami, ponieważ gwarantuje to bezpieczeństwo całego procesu.

Powrót do listy artykułów