Klasy niszczenia dokumentów
Niszczenie dokumentów zawierających dane chronione powinno odbywać się zgodnie z przyjętymi zasadami i normami. Polskie firmy korzystają przede wszystkim z tych, które wynikają z RODO oraz z normy DIN i ISO/IEC 21964. Na ich podstawie można wytypować klasy niszczenia dokumentów, które stanowią też pewien system klasyfikacji.
Niszczenie dokumentów - norma DIN, ISO/IEC 21964 i RODO
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) zawiera pewne wskazówki w zakresie niszczenia dokumentów, jednak w żaden sposób nie określa klas. Dlatego, chcąc doprecyzować niejasne przepisy, wprowadzono normę DIN 66399, która określa trzy klasy tajności niszczenia dokumentów:
- klasa pierwsza - należą do niej akta dostępne dla szerokiego grona osób,
- klasa druga - skupia dokumenty zawierające dane wrażliwe, których naruszenie miałoby negatywny wpływ na firmę,
- klasa trzecia - obejmuje dokumenty zawierające dane poufne, których ujawnienie niesie za sobą poważne konsekwencje prawne.
Tymczasem norma ISO/IEC 21964 jest doprecyzowaniem niemieckiej normy DIN 66399. Wprowadza stopnie ochrony dla różnych nośników danych.
Poziom bezpieczeństwa niszczarek
Normy niszczenia dokumentów papierowych typują klasy niszczarek od P-1 do P-7. Każda klasa określa zarówno metodę, jak i stopień zniszczenia. I tak:
- P-1 - dotyczy dokumentów mało ważnych, takich jak katalogi czy broszury. Odtworzenie danych jest łatwe,
- P-2 - dotyczy korespondencji wewnętrznej, instrukcji, zawiadomień. Dane można odtworzyć przy odrobinie wysiłku,
- P-3 - dotyczy dokumentów zawierających dane osobowe i poufne, w tym oferty z osobistymi danymi adresowymi. Rekonstrukcja danych jest możliwa przy dużym wysiłku,
- P-4 - dotyczy dokumentów szczególnie poufnych, takich jak dokumentacja księgowa, umowy o prace, zestawienia wynagrodzeń. Odtworzenie danych jest możliwe przy nadzwyczajnym wysiłku,
- P-5 - dotyczy informacji, które muszą zostać utrzymane w tajemnicy (raporty medyczne, patenty). Odtworzenie danych możliwe jest wyłącznie przy olbrzymim nakładzie pracy,
- P-6 - dotyczy dokumentów urzędowych i wymagających nadzwyczajnych środków bezpieczeństwa. Rekonstrukcja danych nie jest możliwa,
- P-7 - dotyczy dokumentów ściśle tajnych. Rekonstrukcja danych nie jest możliwa.
Każdy poziom bezpieczeństwa niszczarek został opracowany w kontekście konkretnych danych, jakich dotyczy. Powyższe klasy wskazują jednoznacznie, że niszczenie, podobnie jak przechowywanie dokumentów, wymaga opracowania procedur i wytycznych.
Klasy tajności niszczenia dokumentów - jaką niszczarkę wybrać?
Kupując niszczarkę, zwracamy uwagę przede wszystkim na klasy tajności niszczenia dokumentów (P-1 - P-7). Producenci stosują też różnego rodzaju hasła marketingowe, które mają na celu przyciągnąć klientów, jednak to właśnie klasy niszczenia dokumentów są najważniejsze. Do domowego użytku najlepiej sprawdzają się niszczarki P-1 - P-3. Za ich pomocą zniszczysz dokumenty niezawierające danych poufnych. Urządzenia te są stosunkowo tanie i łatwe w obsłudze. W przeciętnych przedsiębiorstwach, w których zatrudniani są pracownicy, lepszym wyborem będą niszczarki P-4 - P-5. Natomiast niszczenie dokumentów zawierających dane, których nielegalne przejęcie będzie wiązać się z licznymi problemami, powinno odbywać się przy użyciu niszczarek P-6 - P-7.
Normy niszczenia elektronicznych nośników danych
Niszczarki dostosowane są nie tylko do brakowania dokumentów papierowych, ale też elektronicznych. Norma DIN 66399 wskazuje klasy niszczenia innych nośników:
- O - niszczenie nośników optycznych,
- T - niszczenie nośników magnetycznych,
- E - niszczenie nośników elektronicznych.
Podobnie jak w przypadku papieru, dla poszczególnych kategorii określono klasy tajności niszczenia dokumentów od 1 do 7. Obejmują one analogiczne do powyższych kategorie akt. Warto pamiętać, że niszczenie nośników danych również obwarowane jest przepisami krajowymi, na przykład RODO. Ze względu na to, że akta coraz częściej przechowujemy w chmurze, powinniśmy wypracować procedury dotyczące ich utylizacji.
Bezpieczne niszczenie dokumentów
Metodyka niszczenia dokumentów uzależniona jest w dużej mierze od ich rodzaju. Możemy oczywiście stosować bardziej restrykcyjne normy, niż przewidziano dla konkretnych akt, jednak zasada ta nie działa w drugą stronę. Nieprawidłowe brakowanie obarczone jest odpowiedzialnością finansową i karną, jeśli dojdzie do wycieku danych. Ponadto może rzutować na wiarygodność spółki. Dlatego coraz więcej firm korzysta z usług podmiotów zewnętrznych. Wśród nich warto wymienić mobilne niszczenie dokumentów, które umożliwia ich usunięcie bez konieczności transportowania. Samodzielna utylizacja dotyczy natomiast wyłącznie takich pozycji, które nie mają żadnej wartości z perspektywy prawnej. Są to na przykład broszury, katalogi czy ulotki informacyjne. Z drugiej strony, trzeba opracować takie zasady procedowania dokumentów, aby do biurowej niszczarki nie trafiły przypadkiem dokumenty zawierające dane osobowe, finansowe czy handlowe, których wyciek stanowi zagrożenie dla firmy.
Najczęściej zadawane pytania
Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące klas niszczenia dokumentów i organizacji bezpiecznego procesu utylizacji.
Nie. Każde przedsiębiorstwo przetwarza inny zakres dokumentów i informacji, dlatego procedura niszczenia powinna być dostosowana do rodzaju dokumentacji, poziomu poufności danych oraz sposobu ich przechowywania. Dobrze opracowane zasady obejmują cały proces – od zakończenia wykorzystania dokumentu, przez jego bezpieczne przechowywanie, aż po przekazanie do profesjonalnego zniszczenia. Takie podejście ogranicza ryzyko błędów i zapewnia spójność działań w całej organizacji.
Dokumenty oczekujące na zniszczenie powinny być przechowywane w wyznaczonych miejscach dostępnych wyłącznie dla upoważnionych osób. Dobrym rozwiązaniem jest stosowanie zamykanych pojemników lub kontenerów, ustalenie harmonogramu regularnych odbiorów oraz wyznaczenie pracowników odpowiedzialnych za przekazywanie dokumentacji do utylizacji. Dzięki temu poufne informacje pozostają odpowiednio zabezpieczone aż do momentu ich trwałego zniszczenia.
Najczęstsze problemy wynikają z błędów organizacyjnych, takich jak kwalifikowanie wszystkich dokumentów według jednego poziomu ochrony, brak jasno określonych osób odpowiedzialnych za decyzję o zniszczeniu dokumentacji, przechowywanie akt w ogólnodostępnych miejscach czy przekazywanie ich do utylizacji bez wcześniejszej weryfikacji. Ryzyko można znacząco ograniczyć poprzez wdrożenie przejrzystych procedur, regularne szkolenia pracowników oraz współpracę z firmą specjalizującą się w bezpiecznym niszczeniu dokumentów.