Klasy niszczenia dokumentów

Niszczenie dokumentów - norma DIN, ISO/IEC 21964 i RODO

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) zawiera pewne wskazówki w zakresie niszczenia dokumentów, jednak w żaden sposób nie określa klas. Dlatego, chcąc doprecyzować niejasne przepisy, wprowadzono normę DIN 66399, która określa trzy klasy tajności niszczenia dokumentów:

• klasa pierwsza - należą do niej akta dostępne dla szerokiego grona osób,
• klasa druga - skupia dokumenty zawierające dane wrażliwe, których naruszenie miałoby negatywny wpływ na firmę,
• klasa trzecia - obejmuje dokumenty zawierające dane poufne, których ujawnienie niesie za sobą poważne konsekwencje prawne.

Tymczasem norma ISO/IEC 21964 jest doprecyzowaniem niemieckiej normy DIN 66399. Wprowadza stopnie ochrony dla różnych nośników danych.

Poziom bezpieczeństwa niszczarek

Normy niszczenia dokumentów papierowych typują klasy niszczarek od P-1 do P-7. Każda klasa określa zarówno metodę, jak i stopień zniszczenia. I tak:

• P-1 - dotyczy dokumentów mało ważnych, takich jak katalogi czy broszury. Odtworzenie danych jest łatwe,
• P-2 - dotyczy korespondencji wewnętrznej, instrukcji, zawiadomień. Dane można odtworzyć przy odrobinie wysiłku,
• P-3 - dotyczy dokumentów zawierających dane osobowe i poufne, w tym oferty z osobistymi danymi adresowymi. Rekonstrukcja danych jest możliwa przy dużym wysiłku,
• P-4 - dotyczy dokumentów szczególnie poufnych, takich jak dokumentacja księgowa, umowy o prace, zestawienia wynagrodzeń. Odtworzenie danych jest możliwe przy nadzwyczajnym wysiłku,
• P-5 - dotyczy informacji, które muszą zostać utrzymane w tajemnicy (raporty medyczne, patenty). Odtworzenie danych możliwe jest wyłącznie przy olbrzymim nakładzie pracy,
• P-6 - dotyczy dokumentów urzędowych i wymagających nadzwyczajnych środków bezpieczeństwa. Rekonstrukcja danych nie jest możliwa,
• P-7 - dotyczy dokumentów ściśle tajnych. Rekonstrukcja danych nie jest możliwa.

Każdy poziom bezpieczeństwa niszczarek został opracowany w kontekście konkretnych danych, jakich dotyczy. Powyższe klasy wskazują jednoznacznie, że niszczenie, podobnie jak przechowywanie dokumentów, wymaga opracowania procedur i wytycznych.

Klasy tajności niszczenia dokumentów - jaką niszczarkę wybrać?

Kupując niszczarkę, zwracamy uwagę przede wszystkim na klasy tajności niszczenia dokumentów (P-1 - P-7). Producenci stosują też różnego rodzaju hasła marketingowe, które mają na celu przyciągnąć klientów, jednak to właśnie klasy niszczenia dokumentów są najważniejsze. Do domowego użytku najlepiej sprawdzają się niszczarki P-1 - P-3. Za ich pomocą zniszczysz dokumenty niezawierające danych poufnych. Urządzenia te są stosunkowo tanie i łatwe w obsłudze. W przeciętnych przedsiębiorstwach, w których zatrudniani są pracownicy, lepszym wyborem będą niszczarki P-4 - P-5. Natomiast niszczenie dokumentów zawierających dane, których nielegalne przejęcie będzie wiązać się z licznymi problemami, powinno odbywać się przy użyciu niszczarek P-6 - P-7.

Normy niszczenia elektronicznych nośników danych

Niszczarki dostosowane są nie tylko do brakowania dokumentów papierowych, ale też elektronicznych. Norma DIN 66399 wskazuje klasy niszczenia innych nośników:

• O - niszczenie nośników optycznych,
• T - niszczenie nośników magnetycznych,
• E - niszczenie nośników elektronicznych.

Podobnie jak w przypadku papieru, dla poszczególnych kategorii określono klasy tajności niszczenia dokumentów od 1 do 7. Obejmują one analogiczne do powyższych kategorie akt. Warto pamiętać, że niszczenie nośników danych również obwarowane jest przepisami krajowymi, na przykład RODO. Ze względu na to, że akta coraz częściej przechowujemy w chmurze, powinniśmy wypracować procedury dotyczące ich utylizacji.

Bezpieczne niszczenie dokumentów

Metodyka niszczenia dokumentów uzależniona jest w dużej mierze od ich rodzaju. Możemy oczywiście stosować bardziej restrykcyjne normy, niż przewidziano dla konkretnych akt, jednak zasada ta nie działa w drugą stronę. Nieprawidłowe brakowanie obarczone jest odpowiedzialnością finansową i karną, jeśli dojdzie do wycieku danych. Ponadto może rzutować na wiarygodność spółki. Dlatego coraz więcej firm korzysta z usług podmiotów zewnętrznych. Wśród nich warto wymienić mobilne niszczenie dokumentów, które umożliwia ich usunięcie bez konieczności transportowania. Samodzielna utylizacja dotyczy natomiast wyłącznie takich pozycji, które nie mają żadnej wartości z perspektywy prawnej. Są to na przykład broszury, katalogi czy ulotki informacyjne. Z drugiej strony, trzeba opracować takie zasady procedowania dokumentów, aby do biurowej niszczarki nie trafiły przypadkiem dokumenty zawierające dane osobowe, finansowe czy handlowe, których wyciek stanowi zagrożenie dla firmy.