Niszczenie materiałów reklamowych zawierających dane osobowe
Materiały reklamowe kojarzymy przede wszystkim z ulotkami i filmami, ale mogą być to również obszerne broszury zawierające dane osobowe. W odniesieniu do nich obowiązują te same przepisy, co w przypadku niszczenia innego typu dokumentacji zawierającej dane osób trzecich. Jakich procedur należy przestrzegać?
Dane osobowe w materiałach reklamowych
Materiały reklamowe to bardzo obszerna kategoria, która zawiera w sobie zarówno proste ulotki czy filmy, jak i obszerne broszury reklamowe, w których mogą znajdować się na przykład imiona i nazwiska ekspertów. Choć udzielają oni zgody na wykorzystanie wizerunku, to ich dane są chronione prawnie. Za dane osobowe, zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej, uznajemy:
- imię i nazwisko,
- adres zamieszkania/zameldowania,
- numer dowodu tożsamości,
- adres mailowy,
- dane o lokalizacji,
- adres IP,
- identyfikator plików cookies,
- identyfikator reklamowy w telefonie.
Jeśli któreś z powyższych znajdą się w materiałach reklamowych jakiegokolwiek rodzaju, podlegają szczególnej ochronie. Przepisy, a w szczególności RODO, nie określają odrębnej kategorii, jaką miałyby być materiały promocyjne. Stanowią natomiast, że wszelkie dokumenty zawierające dane osobowe, wymagają specjalnego postępowania. RODO daje również prawo do bycia zapomnianym, co oznacza, że materiały, które się są już potrzebne, należy zutylizować. Pomaga w tym profesjonalne niszczenie dokumentów, wyróżniając się nie tylko jasnymi procedurami postępowania, ale również zastosowaniem specjalistycznego sprzętu. Dane osobowe w materiałach reklamowych obligują, by zostały one zniszczone przy pomocy odpowiednich niszczarek.
Jak niszczyć dane osobowe w materiałach marketingowych?
To, jak niszczyć dane osobowe w materiałach reklamowych, zależy przede wszystkim od nośnika danych. Jeśli chodzi o papier, to paski powinny mieć szerokość mniejszą niż 2 mm. Zgodnie z normą DIN 66399, powierzchnia ścinków nie może być większa, niż 320 mm². Niszczenie nośników danych, takich jak płyty czy pendrive, musi odbywać się w sposób uniemożliwiający odtworzenie informacji. Najlepszym rozwiązaniem jest demagnetyzacja, a następnie utylizacja nośnika. Zaawansowane technologie informatyczne umożliwiają osiągnięcie pożądanych efektów, jednak potrzebne są do tego wiedza i specjalistyczny sprzęt. Niszczenie danych osobowych zawartych w dokumentach może odbywać się w siedzibie firmy, która świadczy tego typu usługi. Dużą popularnością cieszy się jednak mobilne niszczenie dokumentów, które ma miejsce w siedzibie usługodawcy. Takie rozwiązanie nie wymaga przewożenia materiałów reklamowych na duże odległości. W obu przypadkach znajdują zastosowanie te same procedury i ten sam sprzęt.
Niszczenie materiałów reklamowych - jak przebiega?
Niszczenie materiałów reklamowych może różnić się w zależności od nośnika danych. Te, które nie zawierają informacji chronionych prawnie, co do zasady mogą być zutylizowane w niszczarkach biurowych. Obecnie tego typu urządzenia niszczą nie tylko papier, ale również płyty i im podobne. Znaczne więcej wysiłku wymaga natomiast niszczenie materiałów zawierających dane osobowe. Największa trudność polega na ich rozróżnieniu, ponieważ bardzo często są one traktowane na równi z innymi broszurami czy ulotkami. W pierwszej kolejności musimy więc rozpoznać te materiały, które wymagają specjalnego postępowania. Następnie konieczne jest wdrożenie procedur wynikających nie tylko z RODO, ale również międzynarodowych norm DIN, w tym zwłaszcza normy 66399.
Dane w materiałach reklamowych a przetwarzanie danych do celów marketingowych
W kontekście marketingu i reklamy warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną ważną kwestię. Otóż emisja materiałów reklamowych zawierających dane osobowe (nawet imię i nazwisko) wymaga bezwzględnej zgody osoby, do której te dane należą. Natomiast warto pamiętać, że zgodnie z RODO zgodę musimy posiadać również na przetwarzanie danych do celów marketingowych, czyli na przykład na przekazanie informacji o produkcie lub usłudze konkretnej osobie. W tej sytuacji do głosu dochodzi utylizacja baz danych zawierających wszelkiego typu informacje. Zgoda nie jest bowiem udzielana dożywotnio, natomiast w momencie, gdy dane nie są już potrzebne, trzeba je zniszczyć. W tym aspekcie zastosowanie znajduje specjalistyczne niszczenie dysków twardych, ponieważ to właśnie na tym nośniku najczęściej zapisujemy firmowe bazy. Podobnie jak w przypadku innych nośników elektronicznych, nie wystarczy samo zniszczenie - dysk trzeba jeszcze zdemagnetyzować. Dopiero wtedy uzyskamy zgodność z RODO przy niszczeniu materiałów reklamowych.
Materiały reklamowe - jak niszczyć je bezpiecznie?
Ochrona danych osobowych rzuca nowe światło na materiały reklamowe, które je zawierają. Bez marketingu firma nie zaistnieje, ale trzeba też wiedzieć, jak korzystać z informacji chronionych prawnie oraz jak je niszczyć. Pomogą w tym specjaliści, którzy utylizacją dokumentów zajmują się na co dzień. Współpraca z nimi to dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie do końca rozumieją zasady wynikające z RODO i norm międzynarodowych oraz nie potrafią ich zaimplementować.
Najczęściej zadawane pytania
Oto najczęściej zadawane przez naszych klientów pytania dotyczące niszczenia materiałów reklamowych zawierających dane osobowe, bezpiecznego usuwania plików marketingowych oraz ochrony poufnych informacji po zakończeniu kampanii.
Po zakończeniu kampanii marketingowej warto przeanalizować, które materiały mogą zostać wykorzystane ponownie, a które zawierają nieaktualne lub zbędne dane osobowe i powinny zostać wycofane z obiegu. Dotyczy to między innymi personalizowanych ulotek, katalogów, formularzy, materiałów konferencyjnych czy wydruków przygotowanych dla konkretnych klientów. Pozostawianie ich w magazynach lub biurach przez długi czas zwiększa ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych. Destroy realizuje bezpieczne niszczenie materiałów reklamowych zawierających dane osobowe, zapewniając ich trwałe usunięcie oraz potwierdzenie wykonania usługi odpowiednim certyfikatem.
Tak. Kampanie marketingowe coraz częściej opierają się na plikach zapisanych na dyskach twardych, serwerach, pendrive'ach czy innych nośnikach danych. Mogą one zawierać projekty materiałów reklamowych, bazy odbiorców, listy mailingowe, pliki do druku lub inne informacje umożliwiające identyfikację konkretnych osób. Po zakończeniu okresu, w którym dane są potrzebne, warto zadbać o ich trwałe usunięcie zgodnie z obowiązującymi procedurami bezpieczeństwa. Destroy oferuje profesjonalne niszczenie elektronicznych nośników danych, dzięki czemu informacje zapisane w materiałach marketingowych nie mogą zostać odzyskane ani ponownie wykorzystane.
Nie wszystkie materiały promocyjne wymagają takiego samego sposobu postępowania. Standardowe ulotki, plakaty czy katalogi, które nie zawierają danych umożliwiających identyfikację osób, mogą być zagospodarowywane inaczej niż dokumenty zawierające informacje chronione. Wprowadzenie prostego systemu segregacji już na etapie przygotowania lub archiwizacji materiałów reklamowych pozwala łatwiej kontrolować, które z nich powinny zostać przekazane do bezpiecznego zniszczenia. Takie rozwiązanie usprawnia organizację pracy, ogranicza ryzyko pomyłek oraz ułatwia późniejsze zarządzanie dokumentacją. Destroy wspiera przedsiębiorstwa w profesjonalnym niszczeniu materiałów reklamowych zawierających dane osobowe, zapewniając bezpieczny przebieg całego procesu.