Alternatywy dla papierowych dokumentów – czy cyfryzacja rozwiąże problem niszczenia?
Dokumenty papierowe coraz częściej zastępowane są elektronicznymi. Cyfryzacja, poniekąd wymuszona realiami gospodarczymi, pozwala zaoszczędzić czas, miejsce i pieniądze. Ale czy rozwiązuje problem niszczenia dokumentacji? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w poniższym artykule!
Cyfrowa transformacja a redukcja dokumentów papierowych
Przedsiębiorcy od dawna poszukują sposobów na to, jak zmniejszyć zużycie papieru w firmie. Rozwiązaniem jest transformacja cyfrowa, którą wymuszają uwarunkowania gospodarcze, a poniekąd także prawne. Na przykład podmioty świadczące usługi medyczne mają obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację pacjentów w formie elektronicznej.
Jakie korzyści daje cyfrowa archiwizacja dokumentów?
Prawidłowo opracowane systemy zarządzania dokumentami cyfrowymi niosą za sobą wiele korzyści dla firm, umożliwiając:
- optymalizację kosztów - mniejsze zużycie papieru to niższe wydatki,
- odzyskanie wolnej przestrzeni - nie tracisz miejsca na przechowywanie dokumentacji papierowej,
- szybszy dostęp do dokumentów - prawidłowa segregacja danych umożliwia uzyskanie natychmiastowego dostępu do nich,
- redukcję ryzyka zniszczenia danych - papier w przeciwieństwie do chmury lub dysku nie jest odporny na działanie czynników zewnętrznych.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Bezpieczne archiwizowanie dokumentów elektronicznych czy w ogóle zapewnienie im ochrony na każdym etapie procesowania wymaga wdrożenia odpowiednich rozwiązań. Na początek musisz wybrać program, który będzie wspierał Ciebie i Twoich pracowników w codziennych obowiązkach. Zapewnij im przeszkolenie, a także wyznacz osobę, która będzie koordynować wdrożenie systemu. Ważne, aby w razie jakichkolwiek wątpliwości uzyskać natychmiastowe wsparcie techniczne.
Dokładnie zaplanuj każdy element obiegu danych. Zarówno bieżące przetwarzanie, jak i niszczenie dokumentów wymagają przestrzegania zasad w zakresie bezpieczeństwa.
Najlepsze systemy zarządzania dokumentami elektronicznymi
Nowoczesne systemy ERP wspierają elektroniczny obieg dokumentów, jednak sprawdzają się głównie w większych firmach. Mniejsze mogą skorzystać z dedykowanego oprogramowania, którego użytkowanie nie pochłania tak wysokich kosztów.
Jakie oprogramowanie pomoże w redukcji papierowych dokumentów?
Jeśli zastanawiasz się, jak przejść na dokumenty elektroniczne, w pierwszej kolejności musisz wybrać odpowiednie oprogramowanie. Przedsiębiorcy najczęściej korzystają z:
- Enovatio Workflow,
- DMS Dokumenty,
- MDB Sekretariat,
- AMODIT.
Natomiast do przechowywania dokumentacji firmowej najczęściej stosuje się:
- Google Workspace,
- Microsoft OneDrive.
- Dropbox,
- Box.
Czy chmura obliczeniowa to rozwiązanie dla każdej firmy?
Cyfryzacja dokumentów w firmie wiąże się z przechowywaniem ich w chmurze bądź na nośniku danych. Chmura obliczeniowa cieszy się wyjątkową popularnością, ponieważ umożliwia dostęp do danych z dowolnego miejsca. Wystarczy posiadać hasło, aby odzyskać pliki. Z drugiej strony, korzystają z niej przede wszystkim małe i średnie przedsiębiorstwa. Jeśli przetwarzasz dane tajne lub dysponujesz bardzo dużą ilością dokumentów, lepszym rozwiązaniem mogą okazać się nośniki danych.
Wady i zalety przejścia na dokumentację cyfrową
E-dokumenty zamiast papierowych - zalety i wady takiego rozwiązania przedsiębiorca powinien przeanalizować, biorąc pod uwagę specyficzne potrzeby swojej firmy. Choć wydaje się, że dokumentacja cyfrowa ma przewagę nad papierową, nie jest wolna od wad.
Czy cyfryzacja jest całkowicie bezpieczna?
Cyfryzacja to bezpieczny proces, o ile tylko prawidłowo go zaplanujemy i wdrożymy. Dokumenty w wersji cyfrowej wymagają ochrony, dlatego bardzo ważne jest ich zahasłowanie. Dodatkowo możesz nadawać pracownikom dostęp do nich bądź wprowadzić uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Ostatnie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w przypadku dokumentów tajnych, do których nikt spoza grona zaufanych osób nie może mieć dostępu.
Cyfrowa transformacja a niszczenie dokumentów, konkretnie niszczenie nośników danych, to kolejny temat, który warto poruszyć. W tym przypadku nie korzystamy z tradycyjnych niszczarek. Nie wystarczy też samo usunięcie dokumentów z nośnika, aby mówić o ich prawidłowej utylizacji. Trzeba go jeszcze uszkodzić w taki sposób, aby odtworzenie danych było niemożliwe. W tym celu warto zgłosić się do nas - pomożemy zarówno w procesie cyfryzacji, jak i niszczenia dokumentów.
Jakie są koszty wdrożenia dokumentów elektronicznych?
Przechowywanie danych w chmurze vs papierowe archiwa warto rozpatrywać również pod kątem kosztów. Większość przedsiębiorców przechodzi cyfryzację, chcąc zaoszczędzić, zatem nic dziwnego, że to właśnie potencjalne koszty odgrywają kluczową rolę. Przy czym nie sposób jednoznacznie wycenić, ile będzie kosztowało wdrożenie nowego systemu. Wszystko zależy od ilości dokumentów, stopnia ich zabezpieczenia czy też dodatkowych funkcji, jakie ma on posiadać. Jeśli jesteś zainteresowany cyfryzacją w swojej firmie, skontaktuj się z nami, a przygotujemy dla Ciebie indywidualną wycenę.
Najczęściej zadawane pytania
Oto najczęściej zadawane przez naszych klientów pytania dotyczące cyfryzacji dokumentów, przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną oraz bezpiecznego niszczenia danych po zakończeniu procesu digitalizacji.
Skuteczna cyfryzacja wymaga nie tylko wdrożenia odpowiedniego systemu informatycznego, ale również uporządkowania dotychczasowej dokumentacji. Przed rozpoczęciem procesu warto przeanalizować, które dokumenty nadal muszą być przechowywane, które mogą zostać przeniesione do postaci elektronicznej, a które po upływie obowiązujących terminów kwalifikują się do zniszczenia. Takie podejście pozwala uniknąć przenoszenia do nowych systemów nieaktualnych lub zbędnych dokumentów oraz usprawnia organizację całego projektu. Po zakończeniu kwalifikacji Destroy może przejąć proces bezpiecznego niszczenia dokumentacji papierowej oraz nośników danych, które nie będą już wykorzystywane po wdrożeniu cyfrowego obiegu dokumentów.
Nie każda papierowa dokumentacja może zostać zniszczona od razu po jej zeskanowaniu. Przed podjęciem decyzji należy sprawdzić, czy obowiązujące przepisy dopuszczają prowadzenie danego rodzaju dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej oraz czy upłynął wymagany okres jej przechowywania. Dopiero po spełnieniu tych warunków dokumenty mogą zostać bezpiecznie wycofane z obiegu. W praktyce wiele przedsiębiorstw przeprowadza ten proces etapami, łącząc digitalizację z regularnym niszczeniem dokumentów papierowych. Destroy pomaga firmom bezpiecznie zakończyć ten etap transformacji, realizując profesjonalne niszczenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi procedurami oraz wydając certyfikat potwierdzający wykonanie usługi.
Nie. Cyfryzacja zmienia sposób zarządzania dokumentacją, ale nie eliminuje obowiązku bezpiecznego usuwania informacji. Dokumenty elektroniczne również mają określony okres przechowywania, a po jego zakończeniu powinny zostać usunięte zgodnie z obowiązującymi procedurami. Dodatkowo dane mogą pozostawać zapisane na dyskach twardych, serwerach, pamięciach SSD czy innych nośnikach nawet po ich usunięciu z systemu. Dlatego zakończenie cyklu życia dokumentacji elektronicznej powinno obejmować również trwałe zniszczenie nośników danych. Destroy realizuje profesjonalne niszczenie dysków, pamięci flash oraz innych nośników informacji, zapewniając przedsiębiorstwom bezpieczne zakończenie procesu cyfrowego obiegu dokumentów.