Niszczenie dokumentów w kancelarii prawnej
Kancelarie prawne dysponują dużą ilością danych chronionych. Ich utylizacja wymaga wdrożenia bezpiecznych i pewnych metod, tak aby nie doszło do wycieku informacji. Bardzo istotna jest także wnikliwa procedura weryfikacji dokumentów, dzięki której łatwiej wytypować te nadające się do utylizacji. Sprawdź, na czym polega niszczenie dokumentów w kancelarii prawnej i jak zachować wszelkie standardy bezpieczeństwa.
Jak długo kancelarie prawne powinny przechowywać dokumenty?
Radcy prawni i adwokaci przechowują dokumentację dotyczącą prowadzonej działalności od 5 do nawet 50 lat. Dokumenty finansowe, w tym faktury czy sprawozdania, archiwizujemy 5 lat. Okres 10-letni dotyczy danych osobowych gromadzonych w ramach prowadzonego postępowania cywilnego, administracyjnego lub sądowego. Liczymy go od końca roku, w którym postępowanie zostało zakończone. Natomiast 50-letniej retencji podlegają akta spraw karnych, dotyczących najcięższych przestępstw.
Prawnicy uczestniczą też w postępowania, których stroną jest bank. Najbezpieczniejsze przechowywanie danych banku trwa co do zasady 10 lat - podobnie jak w przypadku innych postępowań cywilnych.
Regulacje dotyczące przechowywania akt prawnych
Akta prawne zawierają informacje, które nie mogą wpaść w niepowołane ręce. Dlatego przechowujemy je w sposób bezpieczny, na przykład w zamykanych na klucz szafach. Jeśli chodzi o dane elektroniczne, to muszą one zostać zahasłowane lub zaszyfrowane.
Ze względu na długi okres archiwizacji, prawnicy muszą dołożyć wszelkich starań, aby zabezpieczyć nośniki danych. Papier należy chronić przed zabrudzeniem, wysoką temperaturą czy wilgocią. Dokumenty można też przechowywać w formie elektronicznej, o ile w każdym momencie administrator danych będzie w stanie je otworzyć.
Które dokumenty można zniszczyć, a które należy archiwizować?
Ze względu na dużą ilość danych, jakie przetwarzane są przez prawników, często pada pytanie, które dokumenty w kancelarii można zniszczyć, a które archiwizować? W kancelariach prawnych archiwizacji podlega zdecydowana większość akt. Niszczymy te, których okres przechowywania upłynął. Bezpiecznie można natomiast zutylizować notatki własne, które mają charakter pomocniczy. Warto pamiętać, że odpowiedzialność prawna za niewłaściwe niszczenie dokumentów dotyczy również utylizacji przedterminowej. Dlatego tak ważne jest prawidłowe wyznaczanie okresów archiwizacji danych.
Jak bezpiecznie niszczyć akta klientów?
W tym miejscu dochodzimy do innego problemu, a mianowicie, jak kancelarie prawne powinny niszczyć dokumenty. Jeśli prawnicy chcą to robić we własnym zakresie, muszą wyposażyć się w niszczarki, przeznaczone do utylizacji danych niejawnych i osobowych. Warto jednak rozważyć profesjonalne niszczenie dokumentów metodą bezpiecznych pojemników. W ten sposób dokumenty są prawidłowo przechowywane do momentu zniszczenia - osoby postronne nie mają do nich dostępu. Jeśli zastanawiasz się, jak przechowywać i niszczyć akta spraw sądowych, umowy z klientami czy innego typu dokumentację, skontaktuj się ze specjalistami z Destroy. Pomożemy Ci wdrożyć zgodne z przepisami i normami standardy!
Niszczarki a outsourcing – co jest bezpieczniejsze?
Niszczenie umów i pełnomocnictw - jak robić to zgodnie z przepisami? Wybierz metodę, dzięki której odtworzenie danych zawartych w dokumentach nie będzie możliwe. Jeśli chcesz utylizować akta we własnym zakresie, musisz zaopatrzyć się w wysokiej klasy niszczarkę. Coraz więcej kancelarii decyduje się jednak na usługi outsourcingowe. Dzięki temu nie muszą martwić się, jak bezpiecznie usuwać elektroniczne akta prawne i dokumenty papierowe. Profesjonalne niszczenie nośników danych pozwala ostatecznie i trwale usunąć informacje, które nie mogą ujrzeć światła dziennego.
Odpowiedzialność prawna kancelarii za niewłaściwe niszczenie dokumentów
Odpowiedzialność za niewłaściwe niszczenie dokumentów ma charakter:
- karny - zgodnie z art. 276 Kodeksu Karnego zagrożone jest karą do 2 lat pozbawienia wolności,
- cywilny - jeśli wskutek utylizacji niemożliwe jest udowodnienie faktów w sprawie, poszkodowany może dochodzić swoich praw na drodze cywilnej,
- finansowy - RODO a niszczenie dokumentów w kancelarii w tym kontekście przewiduje karę do nawet do 20 mln zł lub 2-4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa.
Niszczenie dokumentów a tajemnica adwokacka to kolejne zagadnienie, o którym prawnicy muszą pamiętać. Kryje się za nim bezpieczeństwo danych, ale też archiwizowanie ich do terminu przedawnienia. Nie trzeba dodawać, że zbyt szybkie lub niewłaściwe niszczenie dokumentów godzi w powagę kancelarii i rzutuje na jej wiarygodność. To właśnie od prawników w pierwszej kolejności jako społeczeństwo wymagali, by przestrzegali obowiązujących przepisów.
Najczęściej zadawane pytania
Oto najczęściej zadawane przez naszych klientów pytania dotyczące niszczenia dokumentów w kancelarii prawnej, bezpiecznego obiegu akt oraz ochrony danych zapisanych na elektronicznych nośnikach informacji.
W kancelarii prawnej dokumenty przeznaczone do zniszczenia nie powinny trafiać do ogólnodostępnych koszy ani pozostawać na biurkach czy w pomieszczeniach dostępnych dla osób postronnych. Dobrą praktyką jest wyznaczenie miejsca, w którym dokumentacja oczekuje na odbiór, oraz ograniczenie dostępu wyłącznie do upoważnionych pracowników. W wielu kancelariach stosuje się również zamykane pojemniki przeznaczone do gromadzenia dokumentów zawierających dane poufne. Destroy zapewnia odbiór dokumentacji bezpośrednio z kancelarii oraz jej bezpieczny transport do miejsca zniszczenia, dzięki czemu cały proces pozostaje pod kontrolą od momentu przekazania akt aż do wystawienia certyfikatu potwierdzającego wykonanie usługi.
Tak. Regularne przeglądy archiwum pozwalają na bieżąco identyfikować dokumentację, której obowiązkowy okres przechowywania już upłynął. Dzięki temu kancelaria utrzymuje porządek w aktach, ogranicza ilość przechowywanej dokumentacji oraz zmniejsza ryzyko przypadkowego pozostawienia poufnych danych w archiwum przez dłuższy czas niż jest to konieczne. W praktyce wiele kancelarii planuje takie działania cyklicznie, łącząc przegląd dokumentacji z odbiorem akt przeznaczonych do zniszczenia. Destroy realizuje zarówno jednorazowe usługi, jak i stałą obsługę kancelarii prawnych w zakresie profesjonalnego niszczenia dokumentów oraz nośników danych.
Zdecydowanie tak. Współczesne kancelarie przechowują dokumentację nie tylko w segregatorach, ale również na komputerach, serwerach, dyskach zewnętrznych czy pamięciach USB. Wymiana sprzętu komputerowego, modernizacja infrastruktury IT lub likwidacja starych nośników nie oznacza automatycznego usunięcia zapisanych na nich danych. Z tego względu wycofywane urządzenia powinny zostać poddane profesjonalnemu zniszczeniu, które uniemożliwia odzyskanie informacji. Destroy wykonuje trwałe niszczenie dysków HDD, SSD oraz innych nośników danych, wspierając kancelarie w kompleksowej ochronie informacji objętych tajemnicą zawodową.