Jak często należy niszczyć dokumenty firmowe?

Jak często niszczyć dokumenty w firmie zgodnie z przepisami?

Niszczenie dokumentów firmowych powinno odbywać się nie tylko w zgodzie z przepisami, ale również z odpowiednią częstotliwością. W przepisach nie znajdziemy jednoznacznie rekomendacji w zakresie tego, jak często usuwać dokumenty papierowe w biurze, jednak ustawodawca podaje terminy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji. Ich przestrzeganie to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Okres przechowywania dla przykładowych dokumentów firmowych wynosi:

• 5 lat - dokumenty księgowe,
• 10 lub 50 lat - dokumentacja pracownicza,
• 3 lata - dokumenty związane ze sprzedażą,
• 2 lata - listy obecności i druki urlopowe,
• rok - dokumenty związane z rękojmią i gwarancją.

Warto też mieć na uwadze sposób liczenia terminu przedawnienia. Najczęściej wyznaczamy go, licząc od końca roku, którego dotyczy. Oznacza to, że w praktyce dokumenty o 5-letnim terminie wymagalności trzeba przechowywać blisko 6 lat, jeśli dotyczą pierwszych miesięcy roku.

Optymalne częstotliwości niszczenia dokumentów w firmie

Wobec braku konkretnych rekomendacji odnośnie tego, jak często niszczyć dokumenty w firmie zgodnie z przepisami, każdy podmiot powinien wypracować w tym zakresie własne procedury. Ustawodawca podaje terminy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji, natomiast RODO wskazuje na konieczność usunięcia danych niezwłocznie po tym, jak tylko przestaną być wymagane. RODO dotyczy co prawda danych osobowych, jednak nie ma przeciwwskazań ku temu, aby dostępne tam rozwiązania przenieść na grunt dokumentów zawierających inne informacje chronione prawnie. Profesjonalne niszczenie dokumentów powinno odbywać się przynajmniej raz w roku, gdy przestają być one wymagane. Niemniej jednak dla wielu firm jednorazowa utylizacja to za mało - ze względu na dużą ilość przetwarzanych papierów, musi ona odbywać się raz na kilka tygodni. Mowa również o dokumentach, takich jak na przykład notatki służbowe, które nie wymagają przechowywania.

Kiedy niszczyć dokumenty firmowe zgodnie z wymogami RODO?

Niszczenie nośników danych, w tym papieru, powinno mieć miejsce niezwłocznie po tym, jak dokumenty przestaną być wymagane. Jest to dosyć nieprecyzyjna odpowiedź na pytanie, kiedy niszczyć dokumenty firmowe zgodnie z wymogami RODO, jednak ustawodawca nie wprowadza żadnych szczegółowych rozwiązań w tym zakresie. Niezwłocznie musimy rozumieć przez tak szybko, jak tylko jest to możliwe. W praktyce nie jest to jednak takie proste, ponieważ nie wystarczy włożyć papieru do niszczarki lub usunąć dane z twardego dysku. Niszczenie dokumentów należy przeprowadzić tak, aby odtworzenie informacji nie było możliwe. Potrzebny jest więc profesjonalny sprzęt, który tnie papier na bardzo małe kawałki, zgodnie z międzynarodową normą DIN 66399.

Jak wyznaczyć termin niszczenia dokumentów?

Optymalne częstotliwości niszczenia dokumentów w firmie należy dopasować do specyfiki działalności. W przedsiębiorstwach, w których na co dzień nie przetwarza się dużej ilości dokumentów, przegląd archiwum można zrobić raz w roku, natomiast utylizacja bieżąca powinna mieć miejsce raz na kilka tygodni. Inaczej wygląda to w przypadku firm, które procedują znaczne ilości dokumentacji. Niszczenie dysków twardych, papieru, płyt odbywa się średnio co 2-3 tygodnie. Oczywiście po zakończeniu roku trzeba dokładnie przeanalizować dokumentację archiwalną, która uległa przedawnieniu wraz z końcem grudnia. Obecnie coraz więcej firm korzysta z pomocy profesjonalistów, którzy zajmują się nie tylko niszczeniem dokumentacji, ale również opracowywaniem procedur w tym zakresie.

Jak niszczyć dokumenty zgodnie z przepisami?

Ustawodawca nie określił konkretnych sposobów niszczenia dokumentów, jednak podaje, że należy to robić tak, aby osoby postronne nie uzyskały dostępu do informacji. Dużą popularnością cieszy się mobilne niszczenie dokumentów, które nie wymaga wywożenia ich poza siedzibę firmy. Warto również wykorzystać metodę bezpiecznych pojemników, dzięki której papiery i inne nośniki danych są bezpiecznie przechowywane do momentu utylizacji. Jest to o tyle ważne, że zbyt długa archiwizacja zwiększa ryzyko wycieku danych wymagających ochrony. Pamiętajmy, że dopiero prawidłowe zniszczenie dokumentacji zdejmuje z przedsiębiorców odpowiedzialność, dlatego nie powinno odbywać się zbyt rzadko. Jest to jeden z najpoważniejszych błędów, który popełnia wiele managerów. Regularne niszczenie dokumentów to nie tylko porządek w firmie i w archiwum, ale również postępowanie zgodne z przepisami. W przypadku wątpliwości warto współpracować ze specjalistami, którzy pomogą wyznaczyć odpowiednie terminy i metody utylizacji.