Jakie dokumenty powinny być niszczone natychmiastowo?

Które dokumenty należy zniszczyć natychmiast po wykorzystaniu?

W żadnym akcie prawnym dotyczącym ochrony danych i niszczenia dokumentów nie wyszczególniono kategorii tych, które należy zniszczyć natychmiast po wykorzystaniu. Oznacza to, że ustawodawca nie dostarcza nam w tym zakresie gotowych rozwiązań. Sięgając nieco głębiej, łatwo zauważyć pewne wskazówki dotyczące terminowego niszczenia dokumentów. RODO wskazuje, iż powinny one zostać zutylizowane bezpośrednio po upływie terminu zapadalności. Takie rozwiązanie wydaje się właściwe, ponieważ zdecydowaną większość dokumentów trzeba, zgodnie z przepisami, przechowywać przez określony czas. Dla dokumentów księgowych jest to okres 5 lat, natomiast dla akt osobowych - najczęściej 10 lat. Przedsiębiorca nie powinien archiwizować dokumentacji dłużej, niż jest to nakazane.

RODO dotyczy co prawda dokumentów zawierających dane osobowe, jednak wspomniane rozwiązanie można przenieść na grunt dokumentów z innego typu informacjami chronionymi.

Dokumenty wymagające pilnego niszczenia

Które dokumenty należy zniszczyć natychmiast po wykorzystaniu? Przede wszystkim te, które zawierają dane chronione prawnie, w tym dane osobowe, informacje handlowe lub niejawne. Celem jest zabezpieczenie danych przed wyciekiem. Profesjonalne niszczenie dokumentów pozwala zutylizować nośniki w taki sposób, aby odtworzenie informacji nie było możliwe. Co istotne, żadne rekomendowane rozwiązania w zakresie tego, jakie dokumenty niszczyć od razu po ich przeczytaniu, nie są wyczerpujące na gruncie prawa polskiego. Przykładowo Federalna Komisja Handlu (FTC) w USA zaleca, aby natychmiast niszczyć paragony, wyciągi bankowe i opłacone rachunki. Polski ustawodawca wymaga jednak, aby tego typu dokumenty przechowywać znacznie dłużej. Nie można ich utylizować według uznania - należy ściśle kierować się wytycznymi w tym zakresie.

Kiedy bezpiecznie można zniszczyć dokumenty?

Bezpieczna utylizacja dokumentów to złożone pojęcie, na które składa się kilka czynników. Może do niej trafić dokumentacja, która:

• utraciła swoją przydatność,
• utraciła swoją ważność,
• zawiera dane, jakie w razie potrzeby będzie można odzyskać (np. wydrukowane maile),
• nie podlega kontroli ze strony organu nadzorującego.

Pamiętajmy, że w kategorii utylizacji mieści się zarówno niszczenie dysków twardych, jak i papieru i innych nośników danych. W pierwszej kolejności należy więc upewnić się, czy dokumenty uległy przedawnieniu, nie będą już potrzebne w firmie oraz nie są wskazane przez organ kontrolujący (na przykład urząd skarbowy) do pilnego dostarczenia, nawet pomimo upływu terminu przedawnienia.

Na czym polega natychmiastowe niszczenie dokumentów?

Natychmiastowe niszczenie dokumentów to po prostu umieszczenie ich w niszczarce, a w przypadku, gdy w grę wchodzi niszczenie nośników danych elektronicznych, mówimy o ich demagnetyzacji. Istnieje też możliwość przechowywania dokumentów w bezpieczny sposób, jeśli nie mamy możliwości natychmiastowego ich zniszczenia. Wtedy też stosujemy metodę bezpiecznych pojemników. Papier trafia do specjalnych pojemników, które są tak skonstruowane, aby ich otwarcie nie było możliwe. Dzięki temu może poczekać do momentu transportu lub podstawienia specjalistycznych maszyn niszczących. Ta metoda to mobilne niszczenie dokumentów, które odbywa się w siedzibie firmy z pomocą specjalistów. Warto pamiętać, że w przypadku utylizacji, szybko niekoniecznie znaczy dobrze. Trzeba więc dołożyć wszelkich starań, aby cała procedura odbyła się zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Co warto wiedzieć o natychmiastowym niszczeniu dokumentów?

Dokumenty wymagające natychmiastowego zniszczenia to przede wszystkim te, które uległy przedawnieniu. Jeśli zgodnie z przepisami dany rodzaj dokumentacji nie musi być przechowywany, a zawiera on dane chronione prawnie, również powinien zostać zniszczony niezwłocznie po przeczytaniu/gdy tylko przestaje być potrzebny. Przetwarzanie dokumentów, którego elementem jest niszczenie, to skomplikowane zagadnienie. Przechowywanie ich może doprowadzić do przykrego w skutkach wycieku danych. Ważne, aby dokumenty zostały zutylizowane zgodnie ze sztuką - w przeciwnym razie wymogi bezpieczeństwa nie zostaną spełnione. Firmy, które mają problem z wyznaczeniem terminu niszczenia poszczególnych rodzajów dokumentacji, mogą skorzystać z pomocy specjalistów. Opracowanie procedur, wybór odpowiedniego sprzętu, a nawet sprecyzowanie, kiedy mają zostać zutylizowane poszczególne dokumenty, to dla wielu osób duże wyzwanie, a dla profesjonalistów codzienność. Warto więc znaleźć dobrego partnera, który pomoże poradzić sobie z nadmiarem dokumentacji.