Bezpieczne niszczenie dokumentów w placówkach szkoleniowych
Placówki oferujące kursy, szkolenia czy doskonalenie zawodowe cieszą się dużym zainteresowaniem ze strony studentów i osób pracujących. Umożliwiają zdobycie nowych kwalifikacji i umiejętności, jednak uczestnictwo w zajęciach wymaga dopełnienia pewnych spraw formalnych. Te natomiast generują dużą ilość dokumentów, którą po upływie terminu przedawnienia trzeba zutylizować. Sprawdź, na czym polega niszczenie dokumentów w placówkach szkoleniowych.
Jakie dokumenty w placówkach szkoleniowych wymagają niszczenia?
Podczas, gdy uczelnie wyższe borykają się z problemem, jak zarządzać danymi studentów, placówki szkoleniowe stoją przed trudnym zadaniem, jakim jest zarządzanie dokumentacją kursantów. Jakie dokumenty placówka szkoleniowa musi archiwizować, a jakie może zniszczyć? Archiwizacji podlegają dokumenty dotyczące:
- bieżącego funkcjonowania jednostki (faktury, sprawozdania, decyzje administracyjne),
- przebiegu nauczania,
- rekrutacji,
- zakończenia nauki.
Zniszczyć można je dopiero po upływie terminu przedawnienia.
Certyfikaty, świadectwa i dokumentacja kursantów – kiedy należy je niszczyć?
Księgi uczniów, sprawozdania i protokoły z egzaminów przechowujemy 25 lat. Znacznie dłużej, bo aż 50 lat archiwizujemy nieodebrane świadectwa, certyfikaty i innego rodzaju dokumenty potwierdzające zdobyte kwalifikacje. Jak długo przechowywać dokumentację szkoleniową? Dokumenty związane z przebiegiem nauczania mamy obowiązek przechowywać 5 lat. Są to dzienniki, wydawane zaświadczenia czy dokumenty związane z przebiegiem rekrutacji.
Niszczenie testów i egzaminów - co warto wiedzieć? Tego rodzaju dokumenty utylizujemy po upływie 5 lat (testy wewnętrzne) lub 25 lat (egzaminy państwowe).
RODO w placówkach szkoleniowych – jak unikać błędów?
Większość dokumentów przetwarzanych przez placówki szkoleniowe zawiera dane osobowe. Bezpieczeństwo danych kursantów a RODO to szeroki temat, który rozpatrujemy na trzech głównych płaszczyznach:
- bieżące procesowanie - dokumenty muszą być przechowywane w zamykanych szafkach, natomiast dane cyfrowe powinny zostać zahasłowane,
- archiwizacja - podobnie jak przy pracy bieżącej, dane przechowujemy w zamykanych na klucz szafkach oraz w pomieszczeniach, do których nie mają dostępu osoby postronne,
- utylizacja - po upływie terminu przedawnienia następuje niszczenie dokumentów. Utylizujemy je tak, aby danych osobowych kursantów nie można było odtworzyć.
Skuteczne metody niszczenia dokumentów w edukacji
Jak placówki szkoleniowe powinny niszczyć dokumenty? Przede wszystkim sukcesywnie. Zbyt długie przechowywanie danych w archiwum jest niezgodne z RODO i generuje ryzyko wycieku czy nieautoryzowanego dostępu. Aby zachować zgodność niszczenia dokumentów szkoleniowych z przepisami, musimy przestrzegać obowiązujących terminów. Ponadto niszczenie nośników danych musi zapewniać ich trwałe usunięcie.
Jakie niszczarki sprawdzą się w placówkach edukacyjnych?
Najczęstsze błędy przy niszczeniu dokumentów w edukacji dotyczą m.in. wyboru nieodpowiedniej niszczarki. Zwróć uwagę nie na cenę czy zgodność z RODO (w tym akcie prawnym nie znajdziemy informacji dotyczących parametrów sprzętu niszczącego), a na klasyfikację zgodną z normą ISO/IEC 21964. Urządzenie, które prawidłowo niszczy dane osobowe, powinno posiadać oznaczenie P-4 lub wyższe. Im większa cyfra, tym drobniejsze ścinki papieru uzyskamy. Ale wysoka liczba to też wyższa cena - dobrej jakości niszczarka kosztuje minimum kilkaset złotych.
Kiedy warto skorzystać z usług niszczenia dokumentów?
Prowadzący placówki szkoleniowe muszą sprostać wielu wyzwaniom. Nie chodzi wyłącznie o pozyskanie kursantów, ale też zarządzanie dokumentacją. Jak przechowywać i niszczyć certyfikaty i świadectwa? Jaką metodę utylizacji wybrać? Jeśli i Ty się nad tym zastanawiasz, skorzystaj z usług firmy zewnętrznej. Profesjonalne niszczenie dokumentów to rozwiązanie dla:
- innowacyjnych placówek edukacyjnych,
- właścicieli, którzy są zainteresowani rozwojem placówek, a nie pracami administracyjnymi,
- placówek generujących wysokie koszty.
Specjaliści oferują niszczenie dokumentów metodą bezpiecznych pojemników lub mobilnie. W pierwszym przypadku akta składujemy w pojemnikach, do których nie mają dostępu osoby z zewnątrz. Natomiast mobilne niszczenie dokumentów nie wymaga wywożenia ich poza siedzibę placówki - są utylizowane na miejscu. Chcesz uzyskać więcej informacji? Skontaktuj się z nami! Służymy pomocą placówkom edukacyjnym o różnych profilach, działającym na terenie całego kraju. Nasi specjaliści pomogą Ci się uporać zarówno z dokumentacją bieżącą, jak i archiwalną.
Najczęściej zadawane pytania
Zastanawiasz się jakie dokumenty placówka szkoleniowa musi archiwizować oraz jak placówki szkoleniowe powinny niszczyć dokumenty? A może interesuje Cię kwestia: bezpieczeństwo danych kursantów a RODO? Znajdziesz tu najczęściej zadawane przez naszych klientów pytania.
Jak długo placówki szkoleniowe muszą przechowywać dokumentację kursantów?
Dokumentację szkoleniową uczestników kursów, w tym dzienniki zajęć, listy obecności czy zaświadczenia, należy przechowywać przez co najmniej 5 lat. W przypadku projektów dofinansowywanych ze środków publicznych ten okres może być dłuższy. Warto każdorazowo sprawdzać wymogi wynikające z danej umowy czy źródła finansowania.
Jakie niszczarki najlepiej sprawdzają się w placówkach edukacyjnych?
Placówki edukacyjne powinny wybierać niszczarki o podwyższonym stopniu bezpieczeństwa, najlepiej zgodne z normą DIN 66399, klasy P-4 lub wyższej. Urządzenia powinny być dostosowane do regularnej pracy z większą liczbą dokumentów oraz zapewniać możliwość niszczenia zszywek, spinaczy czy kart plastikowych. Najczęstsze błędy przy niszczeniu dokumentów w edukacji wynikają jednak nie tylko z posiadania nieodpowiedniego sprzętu, ale z dostępu do dokumentów zbyt dużej liczby osób i niewystarczająco bezpiecznego przechowywania dokumentacji.
Kiedy warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy niszczącej dokumenty?
Warto zdecydować się na outsourcing niszczenia dokumentów, gdy placówka gromadzi dużą ilość danych, nie ma zasobów kadrowych do ich selekcji lub brakuje jej odpowiedniego sprzętu. Destroy zapewnia zgodność z przepisami o ochronie danych, bezpieczny transport dokumentów i potwierdzenie zniszczenia w postaci certyfikatu, co znacząco ułatwia spełnienie obowiązków prawnych.
Zamiast zastanawiać się jak przechowywać i niszczyć certyfikaty i świadectwa możesz skorzystać z naszego wsparcia w tym zakresie. Destroy od lat cieszy się uznaniem setek zadowolonych klientów.