Bezpieczne niszczenie dokumentów w placówkach szkoleniowych

Jakie dokumenty w placówkach szkoleniowych wymagają niszczenia?

Podczas, gdy uczelnie wyższe borykają się z problemem, jak zarządzać danymi studentów, placówki szkoleniowe stoją przed trudnym zadaniem, jakim jest zarządzanie dokumentacją kursantów. Jakie dokumenty placówka szkoleniowa musi archiwizować, a jakie może zniszczyć? Archiwizacji podlegają dokumenty dotyczące:

• bieżącego funkcjonowania jednostki (faktury, sprawozdania, decyzje administracyjne),
• przebiegu nauczania,
• rekrutacji,
• zakończenia nauki.

Zniszczyć można je dopiero po upływie terminu przedawnienia.

Certyfikaty, świadectwa i dokumentacja kursantów – kiedy należy je niszczyć?

Księgi uczniów, sprawozdania i protokoły z egzaminów przechowujemy 25 lat. Znacznie dłużej, bo aż 50 lat archiwizujemy nieodebrane świadectwa, certyfikaty i innego rodzaju dokumenty potwierdzające zdobyte kwalifikacje. Jak długo przechowywać dokumentację szkoleniową? Dokumenty związane z przebiegiem nauczania mamy obowiązek przechowywać 5 lat. Są to dzienniki, wydawane zaświadczenia czy dokumenty związane z przebiegiem rekrutacji.

Niszczenie testów i egzaminów - co warto wiedzieć? Tego rodzaju dokumenty utylizujemy po upływie 5 lat (testy wewnętrzne) lub 25 lat (egzaminy państwowe).

RODO w placówkach szkoleniowych – jak unikać błędów?

Większość dokumentów przetwarzanych przez placówki szkoleniowe zawiera dane osobowe. Bezpieczeństwo danych kursantów a RODO to szeroki temat, który rozpatrujemy na trzech głównych płaszczyznach:

• bieżące procesowanie - dokumenty muszą być przechowywane w zamykanych szafkach, natomiast dane cyfrowe powinny zostać zahasłowane,
• archiwizacja - podobnie jak przy pracy bieżącej, dane przechowujemy w zamykanych na klucz szafkach oraz w pomieszczeniach, do których nie mają dostępu osoby postronne,
• utylizacja - po upływie terminu przedawnienia następuje niszczenie dokumentów. Utylizujemy je tak, aby danych osobowych kursantów nie można było odtworzyć.

Skuteczne metody niszczenia dokumentów w edukacji

Jak placówki szkoleniowe powinny niszczyć dokumenty? Przede wszystkim sukcesywnie. Zbyt długie przechowywanie danych w archiwum jest niezgodne z RODO i generuje ryzyko wycieku czy nieautoryzowanego dostępu. Aby zachować zgodność niszczenia dokumentów szkoleniowych z przepisami, musimy przestrzegać obowiązujących terminów. Ponadto niszczenie nośników danych musi zapewniać ich trwałe usunięcie.

Jakie niszczarki sprawdzą się w placówkach edukacyjnych?

Najczęstsze błędy przy niszczeniu dokumentów w edukacji dotyczą m.in. wyboru nieodpowiedniej niszczarki. Zwróć uwagę nie na cenę czy zgodność z RODO (w tym akcie prawnym nie znajdziemy informacji dotyczących parametrów sprzętu niszczącego), a na klasyfikację zgodną z normą ISO/IEC 21964. Urządzenie, które prawidłowo niszczy dane osobowe, powinno posiadać oznaczenie P-4 lub wyższe. Im większa cyfra, tym drobniejsze ścinki papieru uzyskamy. Ale wysoka liczba to też wyższa cena - dobrej jakości niszczarka kosztuje minimum kilkaset złotych.

Kiedy warto skorzystać z usług niszczenia dokumentów?

Prowadzący placówki szkoleniowe muszą sprostać wielu wyzwaniom. Nie chodzi wyłącznie o pozyskanie kursantów, ale też zarządzanie dokumentacją. Jak przechowywać i niszczyć certyfikaty i świadectwa? Jaką metodę utylizacji wybrać? Jeśli i Ty się nad tym zastanawiasz, skorzystaj z usług firmy zewnętrznej. Profesjonalne niszczenie dokumentów to rozwiązanie dla:

• innowacyjnych placówek edukacyjnych,
• właścicieli, którzy są zainteresowani rozwojem placówek, a nie pracami administracyjnymi,
• placówek generujących wysokie koszty.

Specjaliści oferują niszczenie dokumentów metodą bezpiecznych pojemników lub mobilnie. W pierwszym przypadku akta składujemy w pojemnikach, do których nie mają dostępu osoby z zewnątrz. Natomiast mobilne niszczenie dokumentów nie wymaga wywożenia ich poza siedzibę placówki - są utylizowane na miejscu. Chcesz uzyskać więcej informacji? Skontaktuj się z nami! Służymy pomocą placówkom edukacyjnym o różnych profilach, działającym na terenie całego kraju. Nasi specjaliści pomogą Ci się uporać zarówno z dokumentacją bieżącą, jak i archiwalną.