Jaką niszczarkę do biura wybrać?

Jaka niszczarka do biura? Rodzaje urządzeń

Odpowiedź na pytanie, jaka niszczarka do biura będzie najlepszym wyborem, nie jest oczywista. Na rynku dostępnych jest wiele rodzajów urządzeń, które można podzielić według konkretnych kryteriów. Pierwszy z nich to sposób cięcia papieru - wyróżniamy niszczarki tnące:

• w paski - jest to tani sprzęt, jednak sprawdzi się wyłącznie w przypadku dokumentów jawnych, na przykład notatek,
• w ścinki - te urządzenia muszą dodatkowo spełniać normy w zakresie wymiarów elementów papieru.

Kolejnym kryterium jest rodzaj nośnika danych, jaki można zutylizować przy pomocy niszczarki. Wyróżniamy urządzenia, które poradzą sobie wyłącznie z papierem (zwykle ich cena jest niska) oraz takie, które dodatkowo tną:

• folie do rzutników,
• karty kredytowe,
• płyty,
• teczki różnej grubości.

Niszczarki możemy podzielić pod kątem wielkości - w tym aspekcie liczy się przede wszystkim pojemność kosza, która powinna być tym większa, im więcej dokumentów niszczymy na co dzień. Zastanawiając się, jaką niszczarkę kupić do biura, nie można pominąć najważniejszego kryterium, jakim jest klasa niszczenia dokumentów. Od 2012 roku, zgodnie z normą DIN 66399, niszczarki kategoryzuje się zgodnie z aż siedmioma stopniami bezpieczeństwa.

Jaka niszczarka do dokumentów? Poznaj poziomy bezpieczeństwa

Wśród przedsiębiorców popularnym sformułowaniem jest “niszczarka zgodna z RODO”, jednak dla specjalistów ma ono niewielkie znaczenie. To nie RODO określa bowiem wielkość ścinków czy poziomy bezpieczeństwa, a norma DIN 66399. Kupując niszczarkę, musimy zwrócić uwagę na to, do jakiego rodzaju dokumentów jest przeznaczona. Oczywiście, im niższy poziom bezpieczeństwa przypisano urządzeniu, tym jego cena jest niższa. Profesjonalne niszczenie dokumentów zawierających dane niejawne odbywa się przy użyciu niszczarek o poziomie co najmniej P-4. Im wyższa wartość, tym mniejsze ścinki, dzięki czemu odtworzenie informacji zawartych w dokumentach nie jest możliwe.

Jaka niszczarka do małej firmy?

Dużym błędem, jaki popełniają drobni przedsiębiorcy, jest zakup zwykłych niszczarek biurowych, które często przeznaczone są również do użytku domowego. Praktyka ta wynika z przekonania, że skoro nie niszczą na co dzień dużej ilości dokumentów, nie potrzebują profesjonalnego sprzętu. Nic bardziej mylnego. Jaka niszczarka do małego biura będzie najlepszym wyborem? Taka sama, jak do dużej firmy. Mowa o sprzęcie, który spełnia założenia normy DIN 66399. W kontekście niszczenia dokumentów nie ma znaczenia, czy mamy do czynienia z pojedynczymi papierami, czy też całym archiwum. Administrator danych, a więc przedsiębiorca, jest odpowiedzialny za każdą pozyskaną informację w takim samym stopniu. Niszczenie nośników danych musi więc odbywać się zgodnie z przepisami bez względu na to, na jaką skalę firma prowadzi działalność.

Nowoczesne niszczarki - czy warto w nie inwestować?

Zastanawiając się, jak niszczarka do papieru jest godna uwagi, często skupiamy się na nowoczesnym sprzęcie. Jest on wyposażony w różnego rodzaju funkcje, takie jak czujnik wypełnienia pojemnika, automatyczne oliwienie czy funkcję rewers. Niektóre urządzenia oferują nawet niszczenie dysków twardych. W ten sposób producenci chcą zaprezentować ich profesjonalizm oraz ułatwić pracę przedsiębiorcom. Rzeczywiście, nowoczesne funkcje mogą być pomocne, ale nie zapominajmy, że są jedynie dodatkiem. Najważniejsze są natomiast aspekty techniczne, których zwykle nie widać na pierwszym planie, ponieważ są mało marketingowe. Najpierw więc sprawdźmy, do jakich dokumentów nadaje się konkretna niszczarka, a dopiero później decydujmy się na zakup.

Czy do każdej firmy trzeba kupić niszczarkę?

Jaka niszczarka do dokumentów? Czy w ogóle trzeba ją kupować? Wybór odpowiedniego sprzętu to trudne zadanie, zwłaszcza dla osób, które nie mają w tym zakresie większej wiedzy. Sęk w tym, że tak naprawdę w ogóle nie trzeba go kupować! Rozwiązaniem jest współpraca z firmą zewnętrzną, która oferuje m.in. mobilne niszczenie dokumentów i utylizację metodą bezpiecznych pojemników. Są to sprawdzone sposoby, które pozwalają pozbyć się zarówno pojedynczych dokumentów, jak i większych ich partii. Korzystając z pomocy specjalistów, wystarczająca okazuje się niszczarka biurowa, w której będzie można na bieżąco utylizować notatki czy materiały reklamowe. Niemniej jednak również te dokumenty można powierzyć specjalistycznej firmie, a tym samym całkowicie zdjąć z siebie obowiązek zakupu sprzętu niszczącego. Procedura utylizacji odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami, przy użyciu nowoczesnego sprzętu. Warto rozważyć takie rozwiązanie w swojej firmie, zwłaszcza jeśli niszczenie dokumentów zajmuje sporo czasu i pochłania cenne zasoby.