Niszczenie dokumentów w szkołach

Ile lat przechowywać dokumenty uczniów? Dokumentacja szkolna a RODO – jakie akta podlegają obowiązkowemu niszczeniu?

Terminy przechowywania dokumentów uczniów w polskich szkołach określają przepisy prawa oświatowego, archiwalnego oraz rozporządzenia RODO. Każda dokumentacja szkolna wiąże się z obowiązkiem ochrony danych osobowych, dlatego instytucje edukacyjne muszą przestrzegać ściśle ustalonych zasad. Ile lat przechowywać dokumenty uczniów?

Dzienniki lekcyjne i pozalekcyjne są przechowywane przez 5 lat. Świadectwa i arkusze ocen uczniów mają okres przechowywania wynoszący 50 lat. Pozostałe typy dokumentów, takie jak protokoły rad pedagogicznych, księgi uczniów lub rejestry, muszą być przechowywane od 5 do nawet 25 lat – w zależności od przypisanej kategorii archiwalnej.

Z punktu widzenia RODO szkoła pełni funkcję administratora danych, co oznacza, że musi zadbać zarówno o bezpieczeństwo danych w trakcie ich przechowywania, jak i w momencie ich usuwania. Po upływie odpowiedniego okresu przechowywania wymagane jest formalne niszczenie dokumentów uczniowskich zgodnie z RODO – nieprzestrzeganie tej procedury może skutkować wysokimi karami.

W naszej codziennej pracy wspieramy nie tylko firmy, ale także placówki oświatowe. Dlaczego cieszymy się ich zaufaniem? Szkoły miejsca, w których każdego roku pojawia się ogrom nowych dokumentów. Ich przechowywanie nie należy do łatwych zadań. W tym zakresie nasi specjaliści rozwiązują je jednak na ocenę celującą.

Ile lat przechowywać dokumenty uczniów i kiedy rozpocząć ich utylizację w szkole?

Dokumentacja uczniów zaliczana jest do kategorii B, czyli materiałów niearchiwalnych – nie trafia do archiwów państwowych, ale musi być odpowiednio przechowywana w szkole przez określony czas. Czas retencji dokumentów zależy od ich rodzaju i celu, w jakim były tworzone. Z przepisów wynika, że większość dokumentów należy przechowywać przez 5 lat od chwili, gdy przestaną być potrzebne z punktu widzenia szkoły.

Osobną kategorią są dokumenty rekrutacyjne – te przechowuje się do momentu, aż uczeń zakończy naukę w placówce. Dopiero po upływie tych terminów możliwe jest zgodne z prawem zainicjowanie procesu utylizacji dokumentów szkolnych.

Najczęstszym błędem jest zbyt długie przechowywanie dokumentacji. Co to może oznaczać? Jak się pewnie domyślasz, przeterminowana dokumentacja zagraża bezpieczeństwu danych. W celu uniknięcia tego błędy wiele placówek korzysta z naszej pomocy. W jej zakres może wchodzić zarówno archiwizacja dokumentów, jak i digitalizacja dokumentacji w celu dalszego bezpiecznego zarządzania.

Niszczenie dzienników i innych akt szkolnych – praktyczne procedury krok po kroku

Proces niszczenia dzienników i pozostałych akt szkolnych w Destroy jest przejrzysty, udokumentowany i przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli chcesz, możemy pomóc Ci w jego przeprowadzeniu. Sprawdź, z jakich etapów składa się niszczenie dokumentów, które możemy zaoferować Twojej szkole:

Zatwierdzenie brakowania przez Archiwum Państwowe

Szkoła, zanim zniszczy dokumenty, musi dostać zgodę z Archiwum Państwowego. To obowiązkowe, jeśli placówka nie oddaje akt do archiwum państwowego. Gdy tylko uzyskasz taką zgodę, możesz skontaktować się z naszym doradcą.

Konsultacja z doradcąNasza pomoc rozpoczyna się od kontaktu z jednym z naszych doradców, który pomaga dobrać optymalne rozwiązanie dopasowane do specyfiki dokumentacji oraz potrzeb placówki. Na tym etapie ustalane są szczegóły współpracy, forma niszczenia oraz harmonogram działań.

Bezpieczne przygotowanie dokumentówDokumentacja szkolna, taka jak akta uczniów, testy czy egzaminy, jest zbierana do specjalnych pojemników zabezpieczonych przed dostępem osób nieupoważnionych. W przypadku realizacji mobilnej proces niszczenia może odbywać się bezpośrednio na terenie placówki, bez konieczności transportowania dokumentów poza jej teren.

Transport dokumentówJeśli niszczenie nie odbywa się na miejscu, dokumenty odbiera nasz przeszkolony personel. Transport realizowany jest w specjalnie zabezpieczonych pojazdach monitorowanych systemem GPS, co zapewnia pełną kontrolę materiałami.

Niszczenie dokumentów i nośników

Dokumenty papierowe niszczone są w zakładzie przy użyciu przemysłowych niszczarek zgodnych z normą ISO 21964, która zapewnia ich trwałe i nieodwracalne usunięcie. Nośniki elektroniczne, takie jak płyty CD czy dyski twarde, poddawane są procesowi demagnetyzacji lub fizycznej destrukcji.

Recycling

Zniszczone materiały są następnie przekazywane do recyklingu w sposób zgodny z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska.

Dokumentacja procesu niszczenia

Po zakończeniu usługi wystawiamy certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentów oraz pełną dokumentację przebiegu procesu. Na życzenie możliwe jest również udostępnienie materiału wideo z realizacji zlecenia.

Nieautoryzowane niszczenie akt, brak rejestrów lub brak protokołów to działania nielegalne i ryzykowne. Niszczenie dzienników oraz innych dokumentów w sposób przypadkowy może skutkować poważnymi naruszeniami RODO – czego zdecydowanie nie polecamy.

Profesjonalne niszczenie dokumentów w placówkach oświatowych – czy warto zlecić firmie zewnętrznej?

W przypadku wielu szkół outsourcing usług związanych z utylizacją dokumentów okazuje się najbardziej bezpiecznym i skutecznym rozwiązaniem. Co zapewnia obsługa niszczenia dokumentów przez naszą firmę? Szkoła z pewnością nie musi się martwić o żaden etap procesu. Profesjonalne niszczenie dokumentów w placówkach oświatowych umożliwia dokumentowaną, zgodną z prawem i szybką eliminację akt zawierających dane osobowe.

Nasza firma specjalizuje się w niszczeniu dokumentów. Usługi Destroy obejmują m.in.:

• odbiór dokumentów w zabezpieczonych na klucz, bezpiecznych pojemnikach;
• transport realizowany przez pojazdy wyposażone w systemy GPS;
• monitorowane niszczenie mechaniczne wraz z dokumentacją wideo;
• certyfikat zniszczenia oraz pełną dokumentację potwierdzającą legalność procesu;
• utylizację zgodną z zasadami ochrony środowiska: recykling papieru, odzysk surowców.

W perspektywie finansowej outsourcing eliminuje kosztowną potrzebę zakupu niszczarki przemysłowej, szkoleń dla personelu i ryzyka błędu ludzkiego.

Jak niszczyć dokumenty w szkole zgodnie z RODO? Najlepsze praktyki

Jednym z największych wyzwań stojących przed dyrekcjami szkół jest odpowiedź na pytanie: jak niszczyć dokumenty w szkole zgodnie z wymogami RODO? Poniżej prezentujemy sprawdzone praktyki:

• Przeprowadzaj co najmniej raz w roku przegląd akt i inwentaryzację dokumentów do zniszczenia.
• Korzystaj z usług wyspecjalizowanych firm zapewniających zgodność z umową powierzenia przetwarzania danych.
• Szczególną ochroną objęte muszą być dane wrażliwe: PESEL, adres zamieszkania, dane o ocenach, zdrowiu ucznia, pochodzeniu etnicznym lub sytuacji rodzinnej.
• Dostosuj metodę niszczenia do konkretnego rodzaju danych: dla akt papierowych najlepsze jest profesjonalne niszczenie mechaniczne, dla cyfrowych – usuwanie fizyczne lub nadpisywanie nośników.
• Prowadź rejestr czynności przetwarzania dokumentów – to kluczowy dowód na przestrzeganie procedur.

Zgodnie z RODO szkoła musi chronić aktualne dane oraz ponosić odpowiedzialność za prawidłowe usunięcie tych, które utraciły aktualność. Zadbaj, aby Twoja szkoła była przygotowana do kształcenia młodych ludzi oraz do przejęcia pełnej odpowiedzialności za cykl życia dokumentów.

Nie masz pewności, czy Twoje procedury są zgodne z przepisami? Napisz do nas. Zapewniamy kompleksowe wsparcie. Bezpieczne, legalne i skuteczne niszczenie dokumentów w szkołach, przedszkolach i innych placówkach edukacyjnych.