Niszczenie dokumentów w outsourcingu

Czy outsourcing niszczenia dokumentów jest bezpieczny?

Outsourcing niszczenia dokumentów - czy to bezpieczne i pewne rozwiązanie? Jeśli je rozważasz, z pewnością zadajesz sobie to pytanie. Outsourcing jest całkowicie bezpieczny, o ile tylko powierzysz swoje dokumenty renomowanej firmie, na przykład Destroy. Nasi pracownicy przestrzegają najwyższych standardów, dzięki czemu niszczenie dokumentów nie niesie za sobą ryzyka.

Zalety i ryzyka związane z usługami zewnętrznymi

Usługi zewnętrzne mają swoje mocne, ale i słabsze strony. Jakie są zalety i wady outsourcingu niszczenia dokumentów? Do zalet należą:

• oszczędność czasu,
• optymalizacja kosztów,
• brak konieczności zakupu odpowiedniego sprzętu,
• oszczędność miejsca.

Wadą może być powierzanie dokumentów niejawnych i w związku z tym konieczność dopełnienia pewnych formalności. Jeśli jednak zespół jest przygotowany na przyjęcie tego typu dokumentacji, procedura powinna przebiegać bez żadnych problemów.

Jak wybrać firmę do niszczenia dokumentów?

Jeśli chcesz skorzystać z outsourcingu, z pewnością zastanawiasz się, jak wybrać firmę do niszczenia dokumentów? Po pierwsze zwróć uwagę na przygotowanie merytoryczne i techniczne pracowników. Po drugie, na rozwiązanie, jakie mogą dostarczyć Twojej firmie. Pod tym kątem warto też sprawdzić, jakie usługi dodatkowe świadczy wybrana firma. Bardzo ważne jest m.in. niszczenie nośników danych elektronicznych, które coraz częściej występują w przedsiębiorstwach.

Jakie dokumenty można przekazać do profesjonalnego niszczenia?

Na pytanie, jakie dokumenty można przekazać do outsourcingu niszczenia, odpowiedź brzmi: wszystkie. Oczywiście mówimy tutaj o aktach, których termin przechowywania upłynął lub które nie są już potrzebne w firmie. Co ważne, nie niszczymy dokumentów przechowywanych wieczyście, co - jak wiadomo - wynika z ich specyfiki.

Dokumenty poufne vs. dokumenty do archiwizacji

Dokumenty poufne, których termin archiwizacji upłynął, mogą zostać zniszczone przez firmę zewnętrzną. Te, które powinny trafić do archiwum, również może przejąć usługodawca. W Destroy zajmujemy się nie tylko niszczeniem, ale również przechowywaniem dokumentów.

Jak wygląda proces bezpiecznego niszczenia dokumentów?

Usługodawca ma obowiązek zapewnić zgodność outsourcingu niszczenia dokumentów z RODO. Zatem dokumentacja niszczona jest w taki sposób, aby nie doszło do wycieku danych, kradzieży czy zagubienia. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na metodę bezpiecznych pojemników, w których dokumenty przechowywane są w specjalnie do tego przeznaczonych pojemnikach. Istnieje też możliwość utylizacji bezpośrednio pod siedzibą usługobiorcy. Jak działa usługa mobilnego niszczenia dokumentów? Pod firmę podstawiany jest samochód wyposażony w urządzenie do niszczenia, dzięki czemu dokumenty nie wymagają transportu.

Ile kosztuje outsourcing niszczenia dokumentów?

Czy warto zlecić niszczenie dokumentów firmie zewnętrznej? Pod tym względem warto rozważyć przede wszystkim koszty. Ile kosztuje profesjonalne niszczenie dokumentów? Ceny w dużej mierze zależą od ilości akt i częstotliwości korzystania z usług. Ustalane są indywidualnie, biorąc pod uwagę nakład pracy specjalistów i szczególne potrzeby usługobiorcy.

Porównanie cen usług niszczenia dokumentów

Zanim wybierzesz firmę outsourcingową do współpracy, przeprowadź porównanie cen usług. Pamiętaj jednak, że cena to nie wszystko - tutaj liczy się przede wszystkim jakość i komfort zleceniodawcy. Niektóre firmy oferują też dodatkowe, niestandardowe usługi, takie jak przechowywanie dokumentów sklepów stacjonarnych z wieloma lokalizacjami. Jeśli ich potrzebujesz, to właśnie bogata oferta, a nie cena, może być czynnikiem decydującym.

Jak uniknąć ukrytych kosztów outsourcingu?

Koszty ukryte sprawiają, że z pozoru atrakcyjna cena staje się nie do przyjęcia. Dlatego wszelkie kwestie związane z opłatami muszą być zawarte w umowie. Usługodawca powinien określić koszt poszczególnych usług. W umowie zawieramy też informację w zakresie ewentualnych kar umownych. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub zapisy umowy nie są dla Ciebie jasne, pytaj! Fachowcy nie boją się odpowiadać na najbardziej skomplikowane pytania.