Jak wdrożyć politykę niszczenia dokumentów w agencji ubezpieczeniowej?
Każdego dnia działalności agencji ubezpieczeniowej generowane są dokumenty, zawierające dane wrażliwe. Twoim priorytetem jest bezpieczeństwo danych klientów — szczególnie, że za niedopilnowanie odpowiedniego przechowywania lub utylizacji dokumentów firmowych grożą wysokie kary. Jednym ze sposobów na ich uniknięcie jest wprowadzenie wewnętrznej polityki niszczenia dokumentów.
Choć większość firm i organizacji przetwarza dane osobowe w mniejszym lub większym stopniu, obowiązki agencji ubezpieczeniowych dotyczące danych osobowych, są w tym zakresie dużo większe. W końcu nie każda branża ma dostęp do tak wrażliwych informacji na temat klientów, jak informacje o przebytych chorobach czy przeżytych wypadkach.
Wprowadzenie procedury niszczenia dokumentów nie tylko pomoże Ci ochronić ich prywatność, lecz także uniknąć surowych kar za nieprzestrzeganie RODO. A te są naprawdę wysokie — ich wysokość może sięgać od 10 do 20 milionów euro, a w skrajnych przypadkach nawet do 4% całkowitego obrotu rocznego firmy.
Kluczowe elementy skutecznej polityki niszczenia dokumentów
Polityka niszczenia dokumentów to dokumentacja, zawierająca informacje dotyczące procedur niszczenia dokumentów w Twojej firmie. Procedura niszczenia dokumentów w agencji ubezpieczeniowej powinna zostać najpierw klarownie rozpisana, tak aby każdy z pracowników mógł ją w łatwy sposób przyswoić.
Jeśli zdecydujesz się zrobić to samodzielnie, pamiętaj, żeby zawrzeć w niej następujące elementy:
Na wstępie warto zaznaczyć cel polityki, objaśniający, dlaczego powinno się stosować do jej postanowień. Kolejnym ważnym elementem jest zakres, określający, jaka dokumentacja i na jakich nośnikach nadaje się do zniszczenia w Twojej firmie ubezpieczeniowej. Nie powinieneś zapomnieć o opisaniu konkretnych procedur niszczenia dokumentów oraz ich harmonogramu — w ten sposób będzie wiadomo, kto, jak często i za pomocą jakich narzędzi powinien przeprowadzać utylizację. Wreszcie można zakończyć ją uwagami prawnymi, by uczynić ją zgodną z RODO lub innymi regulacjami.
Warto w tym miejscu rozważyć skorzystanie z zewnętrznego wsparcia. Nasza firma pomogła już ponad 20 000 klientom. Niszczenie dokumentów może być przeprowadzone zarówno w siedzibie Twojej firmy, jak i poza nią, a na potwierdzenie całego procesu otrzymasz stosowny certyfikat i – w razie dodatkowej potrzeby – nagranie wideo z procesu niszczenia.
Krok po kroku: jak wdrożyć procedurę niszczenia dokumentów w agencji?
Gdy polityka niszczenia dokumentów zostanie już opracowana, kolejnym ważnym krokiem będzie wprowadzenie jej w życie. Oznacza to konieczność zakupu odpowiedniego sprzętu do niszczenia dokumentów, tj. niszczarki o odpowiednio wysokim poziomie, minimum P-4, uniemożliwiającej odtworzenie zawartych na rozdrobnionych fragmentach papieru informacji. W przypadku nośników cyfrowych także przydatne będą specjalistyczne urządzenia do ich niszczenia — samo skasowanie danych z płyty lub dysku nie wystarczy.
Twoim obowiązkiem jako pracodawcy jest zapoznać pracowników z wewnętrzną procedurą niszczenia dokumentów RODO, najlepiej w formie szkolenia, w którego procesie dowiedzą się, jak wyglądają procedury oraz co grozi za ich nieprzestrzeganie. Równie istotne będzie wyznaczenie konkretnej osoby odpowiedzialnej za utylizację dokumentów firmowych, dla której stanie się to firmowym obowiązkiem.
Najczęstsze błędy i jak ich unikać przy wdrażaniu polityki
Wśród najczęstszych błędów w prowadzeniu wewnętrznych procedur niszczenia dokumentów jest ich nieaktualizowanie i nieusprawnianie. Ponieważ jest to długotrwały proces, należy ją aktualizować i dostosowywać, by była stale zgodna z RODO lub innymi regulacjami. Nie powinieneś także zaniedbywać dopilnowania terminów utylizacji dokumentów — za przetrzymanie danych powyżej obowiązującego terminu również można zostać ukaranym grzywną.
Jednakże aspektem, na który trzeba uważać najbardziej, jest mierzenie siły na zamiary. Choć polityka niszczenia dokumentów zawierająca odpowiedni harmonogram utylizacji dokumentów firmowych krok po kroku może znacznie usprawnić ten proces w Twojej agencji ubezpieczeniowej, potencjalnie może również obciążyć Twoich pracowników. Powierzenie tego obowiązku zewnętrznym specjalistom od archiwizacji dokumentów z pewnością zminimalizuje kłopot, jaki może sprawić ich utylizacja.
Ogromną różnicę zrobi także digitalizacja dokumentacji, dzięki której dokumenty będą zajmować mniej miejsca i znacznie łatwiej będzie odnaleźć w nich konkretną informację. Skorzystaj z naszej oferty, aby móc skupić się w pełni na rozwijaniu swojego bzinesu.