Dane osobowe zwykłe a dane osobowe wrażliwe – na czym polega różnica?

Dane osobowe zwykłe – definicja, przykłady i obowiązki administratora

W świetle przepisów RODO, dane osobowe zwykłe to takie informacje, które pozwalają na zidentyfikowanie osoby fizycznej – bezpośrednio lub pośrednio. Oznacza to, że większość informacji wykorzystywanych w typowej działalności biznesowej klasyfikuje się jako dane osobowe zwykłe.

Do danych osobowych zwykłych zaliczamy m.in.:

• imię i nazwisko,
• numer telefonu kontaktowego,
• służbowy adres e-mail (np. jan.kowalski@firma.pl),
• adres zamieszkania,
• numer identyfikacyjny użytkownika lub klienta.

Choć dane te nie należą do kategorii podwyższonego ryzyka, ich nieodpowiednie przetwarzanie może stanowić naruszenie przepisów prawa. Dlatego administrator danych musi zadbać o zgodną z RODO podstawę prawną, transparentność przetwarzania (klauzule informacyjne), dostęp tylko dla uprawnionych osób oraz odpowiednie środki techniczne i organizacyjne.

W kontekście bezpieczeństwa danych nie należy też lekceważyć procesów takich jak niszczenie dokumentów oraz archiwizacja dokumentów. Niestety proces ten nie jest łatwy. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm korzysta z naszej pomocy w ich realizacji. Być może to rozwiązanie idealne także dla Twojej firmy? Warto się nad tym zastanowić.

Dane osobowe wrażliwe – jakie dane uważa się za wrażliwe?

Dane osobowe wrażliwe, zwane formalnie danymi szczególnej kategorii, są objęte szczególną ochroną w RODO (art. 9). Ich przetwarzanie co do zasady jest zakazane, z wyjątkiem kilku ściśle określonych przypadków (np. ustalenie, dochodzenie lub ochrona roszczeń, obowiązek wynikający z prawa pracy).

Dane osobowe wrażliwe to m.in.:

• dane o stanie zdrowia (np. wyniki badań, historie chorób),
• dane biometryczne (np. odciski palców, rozpoznawanie twarzy),
• dane genetyczne,
• pochodzenie rasowe i etniczne,
• poglądy polityczne i przekonania religijne,
• przynależność do związków zawodowych,
• dane dotyczące orientacji seksualnej i życia seksualnego.

Przy danych tej kategorii nie ma miejsca na błędy – naruszenie zasad może spowodować zarówno wysokie kary finansowe, jak i nieodwracalne straty wizerunkowe. Jeśli boisz się, że dane trafią w niepowołane ręce, to przenieś fizyczne dokumenty w cyfrowe formaty. Digitalizacja dokumentacji to usługa, z której korzysta wielu naszych klientów. Chętnie pomożemy w niej także Twojej firmie.

Dane osobowe zwykłe a wrażliwe – różnice i potencjalne ryzyka

Dane osobowe zwykłe a wrażliwe – różnice między nimi wynikają z poziomu ryzyka, jaki wiąże się z ich przetwarzaniem lub ujawnieniem. Utrata numeru telefonu klienta niesie inne konsekwencje niż przypadkowe ujawnienie diagnozy medycznej czy przynależności politycznej.

Na czym polega różnica danych osobowych? Dane osobowe zwykłe można przetwarzać na podstawie zgody, umowy lub obowiązku prawnego, natomiast dane wrażliwe – wyłącznie w sytuacjach określonych w art. 9 ust. 2 RODO. W ich przypadku konieczne są również dodatkowe środki bezpieczeństwa, zarówno techniczne, takie jak szyfrowanie czy kontrola dostępu, jak i organizacyjne, np. odpowiednie procedury i przeszkolenie personelu.

Kiedy dane stają się wrażliwe wg RODO?

RODO klasyfikuje dane wrażliwe nie tylko w zależności od ich treści, ale również biorąc pod uwagę kontekst ich przetwarzania. Co to oznacza w praktyce? Pozornie neutralne dane mogą (w określonych sytuacjach) zostać uznane za dane szczególnej kategorii.

Na przykład:

1. Zdjęcie pracownika stanowi zwykłą daną – ale użyte w systemie biometrycznym do logowania może zakwalifikować się jako dana biometryczna.
2. Informacje o zakupionych lekach w supermarkecie mogą uchodzić za zwykłe dane transakcyjne – jednak w systemie opieki zdrowotnej podlegają już szczególnej ochronie.

To, kiedy dane stają się wrażliwe wg RODO, zależy od sposobu ich wykorzystania, celu przetwarzania, jak i możliwości łączenia ich z innymi, bardziej szczegółowymi informacjami.

Na czym polega różnica danych osobowych i co oznacza dla firm?

Mamy nadzieję, że teraz lepiej już rozumiesz, na czym polega różnica danych osobowych – zwykłych i wrażliwych. To, co obowiązuje Cię, jako przedsiębiorcę, to klasyfikacja zasobów informacyjnych i wdrażanie adekwatnych norm ochrony. Odpowiedzialność organizacji nie kończy się na zabezpieczeniu danych w użyciu. Należy tu uwzględnić jeszcze bezpieczne niszczenie dokumentów z danymi osobowymi. Nie musisz jednak wykonywać tego obowiązku samodzielnie. Współpracując z nami, zyskasz gwarancję, że Twoje działania są zgodne z RODO, wymaganiami ISO i najlepszymi praktykami branżowymi. Skontaktuj się z nami i dowiedz się, co możemy zrobić dla Twojej firmy.