Co zrobić z dokumentami przy przeprowadzce firmy?

Przeprowadzka biura dokumenty – planowanie i bezpieczny transport

Efektem dobrego planu, organizacji i porządku jest skuteczna przeprowadzka biura. Dokumenty muszą być wcześniej posegregowane, zabezpieczone i gotowe do transportu. Zidentyfikujemy, skatalogujemy i sklasyfikujemy wszystkie zasoby dokumentacyjne za Ciebie. Zarówno fizyczne, jak i cyfrowe. Już na etapie przygotowań warto stworzyć mapę dokumentów uwzględniającą ich lokalizację, poziom poufności oraz wymagany czas przechowywania zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Zaczniemy od dokładnej inwentaryzacji akt. Oddzielenie dokumentów operacyjnych od archiwalnych oraz oznakowanie ich etykietami pozwala uniknąć chaosu i minimalizuje ryzyko zgubienia istotnych informacji. Które materiały zostaną przewiezione do nowej siedziby? Które wymagają długoterminowego przechowywania w archiwum? A które z nich należy przeznaczyć do niszczenia? W całym tym procesie pomocna może być profesjonalna archiwizacja dokumentów wykonana przez nas. Umożliwia ona uporządkowanie zasobów w sposób zgodny z normami prawnymi.

Do transportu stosujemy bezpieczne pojemniki. Jeśli relokacja dotyczy dokumentów zawierających dane wrażliwe, ochrona danych osobowych powinna stać się priorytetem. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem wydaje się powierzenie dokumentacji podczas przewozu firmie, która specjalizuje się w transporcie certyfikowanym – właśnie takiej, jak Destroy.

Odbiór i utylizacja dokumentów: kiedy zlecić profesjonalistom?

W toku przeprowadzki najczęściej okazuje się, że część dokumentacji jest przeterminowana lub zbędna. Znasz to uczucie? Przed rozpoczęciem właściwej relokacji biura musisz pomyśleć o dwóch aspektach – odbiór i utylizacja dokumentów, które nie są już potrzebne. Dlaczego? Aby nie generować kosztów przechowywania nieaktualnych danych i nie narażać firmy na ich wyciek. Zlecenie tego zadania nam – specjalistom – gwarantuje, że proces przebiegnie zgodnie z przepisami RODO i normą niszczenia ISO 21964.

Profesjonalne niszczenie dokumentów to więcej niż wrzucenie akt do niszczarki biurowej – to kontrolowany proces odbywający się z pełnym monitoringiem, po którym nasi klienci otrzymują certyfikat zniszczenia dokumentów. Oferujemy odbiór dokumentów w specjalnych kontenerach, które są plombowane na miejscu u klienta i transportowane pojazdami z systemem śledzenia. Dzięki temu możesz mieć pewność, że dane nie zostaną przechwycone.

Utylizację najlepiej zaplanować na kilka dni przed właściwą przeprowadzką – pozwoli to zredukować liczbę materiałów do przetransportowania i skróci czas pakowania.

Co zrobić z dokumentami przy przeprowadzce firmy – decyzje krok po kroku

Proces przenoszenia dokumentacji warto podzielić na konkretne etapy. To ułatwi kontrolę nad obiegiem danych w trakcie zmiany lokalizacji przedsiębiorstwa, a Tobie na początek zrozumienie tego procesu. Co zrobić z dokumentami przy przeprowadzce firmy? Oto sprawdzony plan działania.

Inwentaryzacja i klasyfikacja

Rozpoczynamy od przeglądu wszystkich dokumentów – zarówno tych w wersji papierowej, jak i cyfrowej. Zidentyfikujemy, które akta wymagają przewiezienia, które można zarchiwizować, a które należy zutylizować. Uwzględnimy okresy przechowywania wynikające z przepisów.

Oznakowanie i zabezpieczenie

Dokumenty o charakterze poufnym zabezpieczymy. Dla danych cyfrowych zastosujemy szyfrowanie i hasła. Dzięki temu unikniesz przypadkowego udostępnienia danych nieuprawnionym osobom.

Digitalizacja zasobów

Rozważ digitalizację dokumentacji. Dokumentów przybywa, a miejsca ubywa. Ten proces może znacząco zmniejszyć wolumen papierowych akt oraz ułatwić zarządzanie zasobami informacyjnymi po relokacji.

Usunięcie zbędnych dokumentów

Zleć niszczenie dokumentów, które straciły ustawowy termin przechowywania lub których nie potrzebujesz w nowej siedzibie. Nasza firma oferuje szybkie i zgodne z prawem usługi w tym obszarze.

Bezpieczny transport

Zabezpieczamy kontenery. Jesteśmy przewoźnikiem, który oferuje monitoring. Tego typu usługa minimalizuje ryzyko kradzieży lub zagubienia ważnych informacji.

Organizacja archiwum po przeprowadzce

Zaraz po relokacji zadbaj o logiczne rozmieszczenie dokumentów w nowej lokalizacji. Nowoczesne systemy DMS zwiększają kontrolę nad obiegiem dokumentów i upraszczają ich codzienne wykorzystanie.

Procedura niszczenia dokumentów podczas przeprowadzki – standardy i przepisy

Prawidłowa procedura niszczenia dokumentów podczas przeprowadzki opiera się na rygorystycznych przepisach krajowych i unijnych. Mają one na celu chronić dane osobowe oraz tajemnice przedsiębiorstwa przed ujawnieniem.

W Polsce obowiązują m.in.: RODO, ustawa o ochronie informacji niejawnych, ustawa o rachunkowości, Kodeks pracy i inne regulacje sektorowe. Proces niszczenia uwzględnia:

• dobór odpowiedniego poziomu niszczenia zgodnie z normą DIN 66399 (np. P-4 dla danych wrażliwych, P-5 dla danych tajnych),
• możliwość audytu i identyfikowalności – każda partia dokumentów musi posiadać etykietę i być raportowana,
• wydanie certyfikatu zniszczenia po zakończonej usłudze.

Usługi shreddingu przy przeprowadzce przedsiębiorstwa – jak wybrać rzetelnego partnera?

Jak z każdym przedsiębiorstwem i ich usługami na rynku – nie każda firma niszcząca dokumenty oferuje ten sam poziom jakości i bezpieczeństwa. Wybierając usługodawcę, który ma świadczyć usługi shreddingu przy przeprowadzce przedsiębiorstwa, warto zwrócić uwagę na kilka poniższych aspektów.

Jeśli szukasz firmy do bezpiecznego niszczenia dokumentów, zwróć uwagę na kilka ważnych rzeczy. Po pierwsze – doświadczenie. Warto postawić na kogoś, kto pracował już z firmami, urzędami czy placówkami medycznymi. Po drugie – certyfikaty, takie jak ISO 27001, które potwierdzają, że dane są niszczone zgodnie z normami. W Destroy spełniamy wszystkie te standardy. Sprawdź też, czy firma ma ubezpieczenie OC – to dodatkowa ochrona dla Ciebie. U nas takie dane są dostępne do wglądu. A na koniec – archiwizacja i digitalizacja dokumentacji to usługi, które również powinien mieć w ofercie Twój partner.

Dzięki współpracy z doświadczonym partnerem możesz skutecznie zabezpieczyć dane, uniknąć błędów i wejść w nowy etap działalności bez zbędnego stresu. To wygodne i oszczędza czas. Wybierz naszą firmę i postaw na bezpieczeństwo danych podczas przeprowadzki.