Certyfikaty zniszczenia dokumentów – czy są potrzebne w branży ubezpieczeń?
Dokumenty w branży ubezpieczeń zawierają dane wrażliwe, chronione przez RODO. Należy je przetwarzać w bezpieczny i odpowiedzialny sposób, tak aby mieć pewność, że nie dojdzie do wycieku informacji. Do ich przetwarzania zalicza się również utylizację, którą warto powierzyć specjalistom od profesjonalnego niszczenia dokumentów. W jaki sposób będziesz mieć jednak pewność, że Twoje dokumenty zostały zniszczone bez możliwości odtworzenia? Tu na scenę wchodzi certyfikat zniszczenia dokumentów. Poznaj go bliżej.
Certyfikowane niszczenie dokumentów jest usługą oferowaną przez firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. W praktyce oznacza to, że razem z usługą likwidacji dokumentów otrzymujesz certyfikat, potwierdzający przeprowadzenie tego procesu. Dodatkowo nasza firma oferuje dodatkowe potwierdzenie w postaci nagrania video z przebiegu niszczenia.
Dlaczego certyfikat niszczenia dokumentów ma znaczenie w ubezpieczeniach?
W branży ubezpieczeniowej poufność danych jest szczególnie istotna. Ze względu na specyfikę branży dane wrażliwe dotyczą najbardziej prywatnych elementów życia klientów, dlatego tym bardziej powinny być one chronione. Certyfikat jest gwarantem prawidłowo przeprowadzonego zniszczenia dokumentów. Sprawia, że Twojej firmie łatwiej będzie budować zaufanie klienta na konkurencyjnym rynku, a także zapewnia zgodność z RODO.
Szczególnie to ostatnie powinno być dla Ciebie istotne. W razie kontroli lub audytu Twojej agencji ubezpieczeniowej posiadanie certyfikatu może uchronić Cię od wysokiej kary finansowej, ograniczenia wolności, a nawet jej pozbawienia.
Czy RODO wymaga posiadania certyfikatu zniszczenia?
RODO nie precyzuje wprost konieczności posiadania certyfikatu zniszczenia dokumentów. Tego wymogu powinniśmy jednak szukać w tzw. „zasadzie rozliczalności”, zdefiniowanej w art. 5 ust. 2 RODO, według której „Administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ust. 1 i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie”.
W tej sytuacji, mimo tego, że nigdzie nie jest powiedziane wprost, że administrator danych musi posiadać certyfikat, powinien on być w stanie udowodnić, że dane osobowe klienta są przetwarzane zgodnie z prawem. Jako że niszczenie dokumentów jest częścią ich przetwarzania, certyfikat zniszczenia dokumentów jest więc potwierdzeniem, że Twoja firma ubezpieczeniowa działa w zgodzie z RODO. Taki certyfikat zdecydowanie przyda Ci się w razie kontroli.
Co powinien zawierać poprawny certyfikat zniszczenia?
Jak zatem wygląda certyfikat zniszczenia dokumentów? Powinien on zawierać wszelkie informacje, pozwalające stwierdzić, czy dokumenty zostały istotnie zniszczone w sposób bezpieczny i zgodny z prawem. Do tych informacji należy numer certyfikatu, pozwalający na jego szybkie znalezienie i identyfikację; datę fizycznej likwidacji dokumentów oraz datę wystawienia certyfikatu; ilość zniszczonych dokumentów; podpis osoby sporządzającej certyfikat. Oprócz tego można w dokumencie uwzględnić listę zutylizowanej dokumentacji. Taki certyfikat jest wystarczającym dowodem na to, że Twoja firma ubezpieczeniowa pozostaje w zgodności z regulacjami RODO.
Teraz gdy już wiesz, do czego służy certyfikat zniszczenia i co powinien zawierać, pozostaje ostatni krok — wybór zewnętrznej firmy do niszczenia dokumentów. Korzystając z usług naszych profesjonalistów, posiadających wieloletnie doświadczenie w niszczeniu dokumentów, nie możesz popełnić błędu. Będziesz mieć za to pewność, że kluczowa dla Twojej firmy dokumentacja została zniszczona i zutylizowana w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.
Co jeszcze możesz z nami zyskać? Oferujemy także usługi archiwizacji dokumentów oraz digitalizacji dokumentacji. Porządek w firmowej dokumentacji znacznie ułatwia proces jej przetwarzania, a co za tym idzie także jej niszczenia, gdy staje się to już konieczne. Skorzystaj z naszego kompleksowego wsparcia, a swój cenny czas przeznacz na rozwój Twojej firmy i jej pracowników.