Bezpieczne niszczenie dokumentów w sklepie internetowym

Jakie dokumenty powinien niszczyć sklep internetowy?

Właściciele sklepów internetowych, pomimo iż prowadzą handel w sieci, mają do czynienia zarówno z dokumentami elektronicznymi, jak i papierowymi. Niszczenie dokumentów w e-commerce wygląda tak samo, jak w przypadku sklepów stacjonarnych. Obowiązują te same terminy archiwizacji danych i zasady bezpieczeństwa.

RODO a przechowywanie danych klientów sklepu online

Zgodnie z RODO dane osobowe klientów można przechowywać tak długo, jak jest to wymagane innymi przepisami. Na przykład dokumenty związane z reklamacją lub zwrotem towaru archiwizujemy 5 lat od zakończenia procedury. RODO a przechowywanie danych klientów sklepu online to jednak wielowątkowy temat. Niektóre dane, takie jak adres mailowy do wysyłko newsletterów, mogą być przechowywane jedynie do momentu wycofania zgody przez ich właściciela.

Czy paragony i faktury należy niszczyć?

Niszczenie faktur i zamówień w sklepie online, a także paragonów, ma miejsce po 5 latach archiwizacji. Faktury i paragony stanowią element dokumentacji księgowej, którą należy zutylizować po upływie 5 lat, licząc od końca roku, którego dotyczą.

Metody skutecznego niszczenia dokumentów w e-commerce

Bezpieczeństwo danych klientów sklepu internetowego to najwyższy priorytet. Dlatego dokumenty, które takie dane zawierają, muszą być utylizowane w bezpieczny sposób. Ale nie tylko one - podobnie postępujemy na przykład z dokumentacją finansową, której wyciek może narazić firmę na przykre konsekwencje wizerunkowe. Skuteczne metody niszczenia dokumentów w sprzedaży online można osiągnąć dzięki metodzie bezpiecznych pojemników. Polega ona na przechowywaniu akt w szczelnie zamkniętych pojemnikach, w których następnie papiery trafią do niszczenia. Dobrym rozwiązaniem będzie też mobilne niszczenie dokumentów, które odbywa się pod siedzibą firmy.

Kiedy dokumenty mogą zostać zarchiwizowane, a kiedy należy je zniszczyć?

Dla każdego rodzaju dokumentów wyznaczony został inny termin archiwizacji. Na przykład faktury przechowujemy 5 lat, a akta osobowe pracowników - 10 lat. Istnieje też możliwość dłuższego przechowywania dokumentacji, jeśli jest to uzasadnione racjonalnymi potrzebami firmy. Pozostałą natomiast należy zniszczyć po upływie terminu przedawnienia. Jak długo przechowywać dane klientów sklepu internetowego? Co do zasady 6 lat - po upływie tego okresu przedawniają się wszelkie roszczenia cywilne z tytułu dokonanego zakupu.

Niszczarki, outsourcing czy cyfrowe usuwanie danych – co wybrać?

Jak niszczyć dokumenty w e-commerce? Niszczarki biurowe są mało efektywne, a korzystanie z nich wymaga w dalszej kolejności utylizacji ścinków. Usuwanie danych cyfrowych jest natomiast niewystarczające - dodatkowo należy przeprowadzić proces, jakim jest niszczenie nośników danych. Optymalnym rozwiązaniem będzie więc outsourcing, w ramach którego można bezpiecznie zniszczyć dokumenty papierowe i elektroniczne.

Jak długo przechowywać dokumentację klientów sklepu internetowego?

Archiwizacja dokumentów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, w tym klientów e-commerce, trwa 5 lat. Jednak biorąc pod uwagę fakt, iż okres ten liczy się od zakończenia roku kalendarzowego, w praktyce często mówimy nawet o 6-letniej archiwizacji. Bez względu na to, czy problemem jest przechowywanie dokumentów sklepu stacjonarnego z wieloma lokalizacjami, czy dokumentów sklepu online, priorytetami są bezpieczeństwo i archiwizacja przez wymagany w przepisach okres.

Zasady prawne dotyczące przechowywania i niszczenia faktur

Czy sklepy internetowe muszą niszczyć dokumenty? Oczywiście, ale dopiero po upływie terminu przedawnienia. Uprzednio muszą być one przechowywane w sposób bezpieczny, aby wykluczyć ewentualną kradzież, wyciek danych czy przedterminową utylizację. Polityka bezpieczeństwa dokumentów w e-commerce powinna uwzględniać wszystkie te aspekty.

Niszczenie faktur powinno odbywać się przy pomocy niszczarek, które tną papier na drobne elementy. Dzięki temu dokumentów nie można odtworzyć - zostają one trwale usunięte z obiegu.

Jak unikać naruszeń ochrony danych osobowych?

Naruszenia danych osobowych niosą za sobą poważne konsekwencje prawne, dlatego każdy właściciel sklepu online powinien wdrożyć stosowne zabezpieczenia. Przede wszystkim musi zapewnić odpowiednią ochronę danych, tak aby nie miały do nich dostępu osoby niepowołane. Ważne jest więc bezpieczne przechowywanie dokumentów i danych elektronicznych.