Audyt RODO – jak się do niego przygotować?

Przygotowanie do audytu RODO – dlaczego jest tak ważne?

Firmy gromadzące dane osobowe – niezależnie od branży – są narażone na zagrożenia, które mogą skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Wszystko przez ryzyko nieprawidłowego przechowywania danych osobowych. Dlatego tak ważne jest przygotowanie do audytu RODO, aby jeszcze przed pojawieniem się kontrolera z Urzędu Ochrony Danych Osobowych ocenić gotowość organizacji, zidentyfikować słabe punkty i wdrożyć działania korygujące.

Świadome przygotowanie pomaga odzyskać kontrolę nad obiegiem danych, uporządkować dokumentację i zweryfikować skuteczność wdrożonych narzędzi. Niszczenie dokumentów, archiwizacja oraz digitalizacja dokumentacji to procesy, które również podlegają kontroli zgodnie z RODO. Od naszych klientów wiemy, że na co dzień trudno mieć to wszystko pod kontrolą. Warto więc potraktować moment przygotowań do audytu jako okazję do przeanalizowania i uporządkowania dotychczasowych działań.

Jak przygotować się do audytu RODO: praktyczny przewodnik

Jak przygotować się do audytu RODO? Po pierwsze sprawdź, czy masz aktualne dokumenty: rejestr czynności przetwarzania, politykę prywatności, upoważnienia, umowy z firmami przetwarzającymi dane i procedury dotyczące zgód marketingowych. Upewnij się, że wszystko jest kompletne i spójne — nawet drobne błędy mogą zostać uznane za niezgodność.

Sprawdź też, czy systemy cyfrowe mają wdrożone szyfrowanie, kontrolę dostępu, backupy oraz mechanizmy rejestrowania incydentów. Warto również ocenić świadomość personelu. Przede wszystkim postaw na szkolenia, by Twoi pracownicy byli świadomi czynności, które wykonują.

W tym wszystkim możemy Cię oczywiście wesprzeć. To naprawdę nie musi być trudny proces. Współpraca z naszymi specjalistami pomaga nie tylko wykonać audyt zgodnie z przepisami, lecz także wychwycić potencjalne (z punktu widzenia praktyki nadzorczej) luki. Przygotujemy Twoją firmę na niespodziewaną kontrolę.

Etapy audytu RODO krok po kroku – od analizy do raportu

Aby skutecznie przejść przez cały proces audytu RODO, warto znać jego strukturę i cel każdej z faz. To właśnie dzięki uporządkowanemu podejściu możliwa jest dokładna weryfikacja zgodności działań firmy z przepisami o ochronie danych osobowych.

1. 1. Analiza stanu obecnego – Sprawdzanie, jakie dane są przetwarzane, w jakim celu, na jakiej podstawie i jak są chronione. Powstaje w ten sposób mapa danych w firmie.
2. 2. Ocena zgodności – Porównywanie, czy obecne działania firmy są zgodne z RODO. Weryfikowanie m.in. zgody, procedury, incydenty i obowiązki informacyjne.
3. 3. Sprawdzenie zabezpieczeń – Ocena, czy firma ma odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne: hasła, dostęp, backup, szyfrowanie i reakcje na incydenty.
4. 4. Raport i zalecenia – Tworzenie raportu z wykazem błędów i zagrożeń oraz konkretnych wskazówek, co należy poprawić, by działać zgodnie z prawem.

Co sprawdza audyt RODO? Kluczowe obszary kontroli

Doskonale znamy te myśli, które pojawiają się w głowach naszych klientów: Audyt RODO – co to tak naprawdę znaczy? Co wykaże audyt RODO? Podsumujmy to najprościej: Audyt RODO to po prostu sprawdzenie czy firma dobrze chroni dane osobowe i działa zgodnie z przepisami.

Inspektorzy zwracają uwagę nie tylko na dokumenty, ale przede wszystkim na to, czy procedury są rzeczywiście stosowane w codziennej pracy. Sprawdzają m.in. sposób udzielania i dokumentowania zgód, realizację praw osób fizycznych, stosowane zabezpieczenia fizyczne i cyfrowe, a także to, czy dane nie są przechowywane zbyt długo – czyli czy prawidłowo prowadzona jest również archiwizacja dokumentów. Istotna jest też dokumentacja współpracy z podmiotami zewnętrznymi.

Audyt ochrony danych osobowych – najczęstsze niezgodności i jak je naprawić

Audyt ochrony danych osobowych często pokazuje, że w organizacjach powtarzają się drobne zaniedbania, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Do najczęstszych niezgodności należą:

• brak aktualizacji rejestru czynności przetwarzania,
• nieaktualne polityki bezpieczeństwa informacji,
• niewystarczające zabezpieczenia IT (np. brak szyfrowania lub MFA),
• brak szkoleń z zakresu RODO,
• brak oceny ryzyka i DPIA przy nowych procesach.

Od czego więc zacząć? Od audytu wewnętrznego i regularnych szkoleń pracowników. Aktualizacja dokumentacji i uporządkowana digitalizacja dokumentacji to kolejny krok. Współpraca z nami – doświadczonym partnerem – ułatwia szybkie i skuteczne domknięcie wszystkich tych luk.