Przepisy dotyczące niszczenia dokumentów - co warto wiedzieć?

Niszczenie dokumentów a przepisy prawne

Prawidłowe niszczenie dokumentów przepisy prawa regulują w kilku dokumentach. Najważniejszym z nich jest Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które obowiązuje w całej Unii Europejskiej. RODO jasno określa, że dane osobowe muszą być przetwarzane w sposób bezpieczny, a po zakończeniu ich przechowywania skutecznie usunięte, aby uniemożliwić dostęp osobom nieuprawnionym, a tym samym narażenie na wyciek danych chronionych.

Aby prawidłowo wypełniać wymogi prawne, skup się przede wszystkim na:

• zapewnieniu ochrony danych przed dostępem osób nieuprawnionych,
• wprowadzeniu procedur systematycznego niszczenia dokumentów zawierających dane wrażliwe,
• prowadzeniu rejestrów dokumentów podlegających zniszczeniu, co pozwala udokumentować proces w przypadku kontroli.

Należy także wspomnieć, że RODO określa również odpowiedzialność administratora danych. Kara za złamanie RODO może wynosić nawet do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu firmy, w zależności od wagi naruszenia. W praktyce oznacza to, że niewłaściwe niszczenie dokumentów może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i wizerunkowymi.

Przydatnym jest zrozumieć, czym dokładnie jest RODO i jak odnosi się do niszczenia dokumentów. RODO wymaga, aby każda firma: identyfikowała dokumenty zawierające dane osobowe. Ustalała okresy ich przechowywania zgodnie z ustawą o archiwizacji dokumentów i wewnętrznymi regulacjami, a także stosowała metody niszczenia zapewniające nieodwracalność procesu niszczenia.

Nietrudno się domyśleć, że nie są to łatwe zadania. Wymagają dokładności, znajomości przepisów i stałego nadzoru. Jednak nie oznacza to, że musisz podejmować się ich samodzielnie. Destroy od lat z powodzeniem wspiera firmy w zarządzaniu dokumentacją, oferując kompleksowe wsparcie od segregacji i archiwizacji po profesjonalne niszczenie dokumentów. Dzięki naszym usługom masz pewność, że wszystkie procedury są zgodne z wymogami RODO i aktualnym prawem, a dokumenty są przetwarzane w sposób bezpieczny i kontrolowany.

Niszczenie dokumentów a prawo, jak je respektować?

Dobrze jest uzmysłowić sobie, że zalety niszczenia dokumentów to nie tylko porządek i odzyskana przestrzeń biurowa. Przede wszystkim jest to przestrzeganie prawa i nienarażanie firmy na wyciek danych oraz straty finansowe.

Zatem jak często niszczyć dokumenty w firmie zgodnie z przepisami? To zależy od rodzaju dokumentu: faktury, umowy, dokumentacja pracownicza czy korespondencja mają określone minimalne okresy archiwizacji. Zatem optymalne częstotliwości niszczenia dokumentów w firmie to przede wszystkim te, które podyktowane są przepisami prawa.

Zasady niszczenia dokumentów regulowane są w Kodeksie Cywilnym. Zgodnie z artykułem 115, dokumenty mogą być usuwane po upływie przewidzianego okresu przechowywania, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. Dokumenty księgowe i podatkowe muszą być przechowywane przez 5 lat, natomiast dokumentacja kadrowa (umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu czy rozliczenia wynagrodzeń) wymaga okresu 10 lat. Czas przechowywania dokumentacji medycznej różni się w zależności od jej rodzaju. Śledzenie aktualnych przepisów jest kluczowe, aby wiedzieć, jak długo należy składować poszczególne dokumenty i uniknąć problemów związanych z niedopełnieniem obowiązków prawnych.

Stosowanie stałego harmonogramu niszczenia dokumentów pozwala utrzymać porządek w firmie informując, jak często usuwać dokumenty papierowe w biurze. Czas jednak to nie jedyny warunek, który powinien zostać spełniony.

Sam proces niszczenia dokumentów wymaga odpowiedniego przygotowania i warunków. Dokumenty nie mogą być niszczone w przypadkowych miejscach ani przez osoby, które nie są przeszkolone w zakresie ochrony danych. Właściwe warunki obejmują przede wszystkim zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych oraz zapewnienie przestrzeni spełniającej wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy.

W każdej firmie, w której realizowane jest niszczenie i utylizacja dokumentów, powinna zostać wyznaczona osoba odpowiedzialna za nadzór nad tym procesem. Taka osoba kontroluje cały przebieg niszczenia, dbając o to, aby każdy etap był zgodny z przepisami prawa i standardami bezpieczeństwa danych.

Równie istotne jest odpowiednie przeszkolenie zespołu realizującego niszczenie dokumentów. Personel powinien znać przepisy dotyczące ochrony danych osobowych i zasady bezpiecznego niszczenia dokumentów. Wiedza ta pozwala minimalizować ryzyko przypadkowego ujawnienia informacji, a także zapewnia pełną kontrolę nad dokumentacją do momentu jej zniszczenia.

Niszczenie dokumentów a wybór zewnętrznej firmy

Twoja firma nie musi samodzielnie zajmować się niszczeniem dokumentów. W wielu przypadkach lepszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem jest powierzenie tego zadania zewnętrznemu podmiotowi. Destroy od lat wspiera przedsiębiorstwa w profesjonalnym zarządzaniu dokumentacją, zapewniając pełną zgodność z przepisami RODO i krajowymi wymogami dotyczącymi archiwizacji dokumentów.

Wybór ten staje się szczególnie istotny, gdy skala dokumentów jest duża, a proces ich niszczenia wymaga precyzyjnego nadzoru i odpowiednich warunków bezpieczeństwa. W takich sytuacjach samodzielne organizowanie niszczenia dokumentów pochłania czas, angażuje zasoby kadrowe i generuje ryzyko popełnienia kosztownych błędów. Powierzenie tego zadania nam gwarantuje, że cały proces, od odbioru dokumentów, przez ich transport, aż po ostateczne zniszczenie, jest przeprowadzany w pełni bezpiecznie i zgodnie z obowiązującym prawem.

Decydując się na współpracę z nami, zyskujesz również przewidywalność kosztów i jasny harmonogram niszczenia dokumentów. Niezależnie od rodzaju dokumentów: księgowych, kadrowych czy zawierających dane wrażliwe, niszczenie dokumentów z Destroy odbywa się w sposób kontrolowany i transparentny. Dla Ciebie oznacza to spokój, brak obaw o kary za złamanie RODO oraz możliwość skupienia się na rozwoju własnego biznesu.

Niszczenie dokumentów zgodnie z prawem, jak wspieramy Twoją firmę?

Proces niszczenia dokumentów z Destroy zaczyna się od odbioru dokumentów z Twojej firmy. Nasz zespół przyjeżdża w wyznaczonym terminie. Gwarantujemy w pełni zabezpieczony transport, dzięki czemu dokumenty transportowane się w stanie nienaruszonym. Każdy etap transportu jest monitorowany przez system GPS, co minimalizuje ryzyko zagubienia lub nieautoryzowanego dostępu. Już na tym etapie zapewniamy pełną zgodność z wymogami RODO oraz obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów.

Kolejny etap to właściwe przygotowanie i bezpieczne niszczenie dokumentów. Nasz zespół korzysta z certyfikowanych niszczarek i sprawdzonych procedur, które gwarantują nieodwracalność procesu. Dokumenty są odpowiednio segregowane, dzięki czemu możesz mieć pewność, że wszystkie materiały, od dokumentów kadrowych, przez księgowe, po korespondencję biznesową, zostaną zniszczone w sposób profesjonalny. Niszczenie i Utylizacja nośników danych cyfrowych także jest przez nas przeprowadzana. Coraz więcej firm przechowuje bowiem dane właśnie w taki sposób.

Po zakończeniu procesu otrzymujesz certyfikat niszczenia, który potwierdza wykonanie usługi. Dodatkowo współpraca z nami daje Ci wsparcie w tworzeniu cyklicznych harmonogramów niszczenia dokumentów w Twojej firmie, dzięki czemu minimalizujesz ryzyko błędów, nieprzestrzegania przepisów i ewentualnych kar finansowych. To rozwiązanie zapewnia spokój i bezpieczeństwo, pozwalając Ci skupić się na prowadzeniu działalności.

Zadbaj o bezpieczeństwo swoich danych bez stresu i komplikacji. Z Destroy niszczenie dokumentów w Twojej firmie jest szybkie, proste i w pełni zgodne z prawem. Skontaktuj się z nami, aby umówić się na darmową 15-minutorą rozmowę, podczas której dowiesz się, jakie rozwiązanie będzie najlepsze dla Twojej firmy.