Niszczenie dokumentów w kancelarii prawnej

Jak długo kancelarie prawne powinny przechowywać dokumenty?

Radcy prawni i adwokaci przechowują dokumentację dotyczącą prowadzonej działalności od 5 do nawet 50 lat. Dokumenty finansowe, w tym faktury czy sprawozdania, archiwizujemy 5 lat. Okres 10-letni dotyczy danych osobowych gromadzonych w ramach prowadzonego postępowania cywilnego, administracyjnego lub sądowego. Liczymy go od końca roku, w którym postępowanie zostało zakończone. Natomiast 50-letniej retencji podlegają akta spraw karnych, dotyczących najcięższych przestępstw.

Prawnicy uczestniczą też w postępowania, których stroną jest bank. Najbezpieczniejsze przechowywanie danych banku trwa co do zasady 10 lat - podobnie jak w przypadku innych postępowań cywilnych.

Regulacje dotyczące przechowywania akt prawnych

Akta prawne zawierają informacje, które nie mogą wpaść w niepowołane ręce. Dlatego przechowujemy je w sposób bezpieczny, na przykład w zamykanych na klucz szafach. Jeśli chodzi o dane elektroniczne, to muszą one zostać zahasłowane lub zaszyfrowane.

Ze względu na długi okres archiwizacji, prawnicy muszą dołożyć wszelkich starań, aby zabezpieczyć nośniki danych. Papier należy chronić przed zabrudzeniem, wysoką temperaturą czy wilgocią. Dokumenty można też przechowywać w formie elektronicznej, o ile w każdym momencie administrator danych będzie w stanie je otworzyć.

Które dokumenty można zniszczyć, a które należy archiwizować?

Ze względu na dużą ilość danych, jakie przetwarzane są przez prawników, często pada pytanie, które dokumenty w kancelarii można zniszczyć, a które archiwizować? W kancelariach prawnych archiwizacji podlega zdecydowana większość akt. Niszczymy te, których okres przechowywania upłynął. Bezpiecznie można natomiast zutylizować notatki własne, które mają charakter pomocniczy. Warto pamiętać, że odpowiedzialność prawna za niewłaściwe niszczenie dokumentów dotyczy również utylizacji przedterminowej. Dlatego tak ważne jest prawidłowe wyznaczanie okresów archiwizacji danych.

Jak bezpiecznie niszczyć akta klientów?

W tym miejscu dochodzimy do innego problemu, a mianowicie, jak kancelarie prawne powinny niszczyć dokumenty. Jeśli prawnicy chcą to robić we własnym zakresie, muszą wyposażyć się w niszczarki, przeznaczone do utylizacji danych niejawnych i osobowych. Warto jednak rozważyć profesjonalne niszczenie dokumentów metodą bezpiecznych pojemników. W ten sposób dokumenty są prawidłowo przechowywane do momentu zniszczenia - osoby postronne nie mają do nich dostępu. Jeśli zastanawiasz się, jak przechowywać i niszczyć akta spraw sądowych, umowy z klientami czy innego typu dokumentację, skontaktuj się ze specjalistami z Destroy. Pomożemy Ci wdrożyć zgodne z przepisami i normami standardy!

Niszczarki a outsourcing – co jest bezpieczniejsze?

Niszczenie umów i pełnomocnictw - jak robić to zgodnie z przepisami? Wybierz metodę, dzięki której odtworzenie danych zawartych w dokumentach nie będzie możliwe. Jeśli chcesz utylizować akta we własnym zakresie, musisz zaopatrzyć się w wysokiej klasy niszczarkę. Coraz więcej kancelarii decyduje się jednak na usługi outsourcingowe. Dzięki temu nie muszą martwić się, jak bezpiecznie usuwać elektroniczne akta prawne i dokumenty papierowe. Profesjonalne niszczenie nośników danych pozwala ostatecznie i trwale usunąć informacje, które nie mogą ujrzeć światła dziennego.

Odpowiedzialność prawna kancelarii za niewłaściwe niszczenie dokumentów

Odpowiedzialność za niewłaściwe niszczenie dokumentów ma charakter:

• karny - zgodnie z art. 276 Kodeksu Karnego zagrożone jest karą do 2 lat pozbawienia wolności,
• cywilny - jeśli wskutek utylizacji niemożliwe jest udowodnienie faktów w sprawie, poszkodowany może dochodzić swoich praw na drodze cywilnej,
• finansowy - RODO a niszczenie dokumentów w kancelarii w tym kontekście przewiduje karę do nawet do 20 mln zł lub 2-4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Niszczenie dokumentów a tajemnica adwokacka to kolejne zagadnienie, o którym prawnicy muszą pamiętać. Kryje się za nim bezpieczeństwo danych, ale też archiwizowanie ich do terminu przedawnienia. Nie trzeba dodawać, że zbyt szybkie lub niewłaściwe niszczenie dokumentów godzi w powagę kancelarii i rzutuje na jej wiarygodność. To właśnie od prawników w pierwszej kolejności jako społeczeństwo wymagali, by przestrzegali obowiązujących przepisów.