Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów, jak wpływa na przedsiębiorstwo?

Digitalizacja dokumentów nie jest zbędnym trendem. Przede wszystkim jest to ułatwienie w codziennym funkcjonowaniu firmy, a także dopełnieniu wymagań prawnych. Proces ten polega na przekształceniu dokumentów papierowych w formę cyfrową, co otwiera przed przedsiębiorstwem szereg korzyści: od zwiększenia bezpieczeństwa danych, po usprawnienie pracy zespołów.

Dzięki digitalizacji dokumenty cyfrowe są znacznie mniej narażone na fizyczne zniszczenie (np. w wyniku pożaru czy zalania), zgubienie lub przypadkowe udostępnienie osobom nieupoważnionym. Można je objąć dodatkowymi zabezpieczeniami: hasłami, uprawnieniami dostępu czy szyfrowaniem. To szczególnie ważne w kontekście przepisów RODO i ochrony danych osobowych, których naruszenie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami.

Ważna jest także wspomniana oszczędność przestrzeni i czasu. Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej eliminuje konieczność zajmowania cennych metrów biurowych na archiwum. Co więcej, odnalezienie potrzebnego dokumentu trwa kilka sekund, a nie kilkanaście minut jak w przypadku przeszukiwania szaf i segregatorów. To bezpośrednio przekłada się na efektywność pracy zespołu.

Nie można także zapominać o pracy hybrydowej i zdalnej. Digitalizacja ułatwia organizację pracy w rozproszonych zespołach. Niezależnie od tego, czy dany pracownik pracuje z biura, z domu czy przebywa w podróży służbowej: może mieć dostęp do potrzebnych danych w bezpieczny i zgodny z procedurami sposób.

Digitalizacja dokumentów Dolny Śląsk, jakie rozwiązania są najlepsze?

Choć wielu przedsiębiorców z Dolnego Śląska dostrzega korzyści płynące z digitalizacji dokumentów, równie wiele z nich zadaje sobie pytanie: Czy można to zrobić samodzielnie? Teoretycznie tak, ale w praktyce okazuje się, że to proces znacznie bardziej złożony. Nie polega on bowiem wyłącznie na skanowaniu papierowych akt.

Aby digitalizacja była naprawdę skuteczna, trzeba zadbać o szereg kluczowych elementów:

• odpowiedni sprzęt (skanery o wysokiej rozdzielczości i przepustowości),
• bezpieczne oprogramowanie do zarządzania danymi,
• właściwą strukturę plików,
• zgodność z przepisami prawa, w tym z RODO.

Do tego dochodzi kwestia przeszkolenia pracowników, nadzoru nad jakością zeskanowanych materiałów i opracowania czytelnego systemu wyszukiwania dokumentów. Osobną kwestią jest także skanowanie dokumentacji technicznej, która wymaga szczególnej precyzji.

Z naszego doświadczenia wiemy, że niewłaściwie przeprowadzona digitalizacja może bardziej zaszkodzić niż pomóc. Dlatego wielu przedsiębiorców z Dolnego Śląska, od małych firm po duże zakłady produkcyjne, decyduje się powierzyć ten proces naszej firmie.

W Destroy nie tylko digitalizujemy dokumenty, ale przede wszystkim projektujemy cały proces tak, by był dopasowany do potrzeb firmy, zgodny z przepisami i ułatwiał pracę zespołu.

Ponadto oferujemy także niszczenie dokumentów już po ich digitalizacji.

Digitalizacja dokumentacji Wrocław

Wrocław to miasto, z którego pochodzi wielu naszych klientów. Zarówno firm usługowych, jak i produkcyjnych. Przedsiębiorcy z tego regionu wiedzą, jak ważne jest bezpieczeństwo i dobra organizacja dokumentów. Dlatego coraz częściej decydują się na współpracę z nami.

W Destroy dbamy o to, by digitalizacja przebiegała sprawnie i bezpiecznie. Odbieramy dokumenty bezpośrednio z siedziby firmy, cyfryzujemy je zgodnie z ustalonymi standardami, a następnie, jeśli klient sobie tego życzy, zabezpieczamy je w naszym archiwum lub bezpiecznie niszczymy.

To kompleksowy proces, który pozwala firmom skupić się na codziennej pracy, zamiast martwić się papierami.

Warto także zaznaczyć, że jeśli Twoja firma już gromadzi niektóre dane w wersji cyfrowej, np. na dyskach twardych, należy pamiętać o ich prawidłowym niszczeniu, gdy będzie to już wymagane. Niszczenie dysków twardych także możesz zlecić naszej firmie.

Jeśli prowadzisz firmę na Dolnym Śląsku i chcesz zadbać o dokumenty, skontaktuj się z nami. Przeprowadzimy digitalizację bez zbędnego chaosu, w bezpieczny i sprawdzony sposób.