Jak przebiega profesjonalna digitalizacja dokumentacji we Wrocławiu z Destroy?
Nasza współpraca rozpocznie się od rozmowy. Poznamy potrzeby Twojej firmy, ustalimy wolumen dokumentów, oczekiwane formaty i sposób przekazania gotowych plików. Dopiero na tej podstawie zaprojektujemy proces szyty na miarę, bez zbędnych schematów i sztywnych procedur. Będziesz wiedzieć od początku, czego się spodziewać i kiedy.
Gdy Twoje dokumenty do nas trafią, zaczyna się właściwa praca. Digitalizacja dokumentacji realizowana przez nasz zespół to skanowanie z użyciem wydajnego, profesjonalnego sprzętu, który radzi sobie nawet ze starszymi, nadszarpniętymi przez czas aktami. Każda strona jest sprawdzana, a pliki czyszczone i korygowane tak, żeby efekt końcowy był naprawdę użyteczny.
Gotowe pliki nie lądują w jednym folderze. Dbamy o to, żeby każdy dokument był odpowiednio opisany, skatalogowany i łatwy do odnalezienia wtedy, gdy będzie potrzebny. Na życzenie stosujemy też technologię OCR, dzięki której zdigitalizowane akta można przeszukiwać jak zwykły plik tekstowy. Jeśli Twoja firma korzystała do tej pory z przechowywania danych na nośnikach cyfrowych, które należy już zniszczyć, mamy w ofercie także niszczenie dysków, które można połączyć z procesem digitalizacji w ramach jednego zlecenia.
Z Destroy digitalizacja dokumentów Wrocław to przede wszystkim spokój i pewność, że Twoja dokumentacja jest w dobrych rękach. Cały proces przebiega sprawnie, bez zakłócania bieżącej pracy firmy, a Ty masz pełną kontrolę nad tym, co się z nią dzieje na każdym etapie.
Co się dzieje z dokumentami po zakończeniu skanowania?
Gdy skanowanie dobiegnie końca, gotowe pliki trafiają do bezpiecznego repozytorium cyfrowego. Dostęp do niego mają wyłącznie osoby upoważnione. Nie musisz szukać plików na dysku ani obawiać się, że coś się zawieruszy. Wszystko jest w jednym miejscu, opisane, skatalogowane i gotowe do użycia dokładnie wtedy, gdy tego potrzebujesz.
Transfer danych odbywa się w bezpieczny sposób, z wykorzystaniem zaawansowanych technologii wymiany zaszyfrowanych plików, takich jak SFTP lub VPN. To rozwiązanie, które gwarantuje, że Twoje dane nie trafią w niepowołane ręce na żadnym etapie przekazania. Dla firm przetwarzających wrażliwe informacje, takich jak kancelarie, placówki medyczne czy instytucje finansowe, to kwestia absolutnie kluczowa.
System rejestruje każdą operację, więc masz pełną kontrolę nad tym, kto i kiedy korzystał z dokumentacji. To nie tylko wygoda, ale też konkretne zabezpieczenie na wypadek audytu czy kontroli zewnętrznej.
Jeśli prowadzisz firmę, która regularnie mierzy się z takimi sytuacjami, wiesz, ile spokoju daje porządek w dokumentach. To szczególnie ważne w miastach tak rozwiniętych branżowo i konkurencyjnie jak Wrocław. Digitalizacja dokumentów będzie najlepszą odpowiedzią.
W przypadku oryginałów, decyzja należy do Ciebie. Po skanowaniu możliwa jest archiwizacja dokumentów lub usługa niszczenia dokumentów Wrocław, jeśli nie masz już potrzeby ich przechowywania. Każda z tych ścieżek jest realizowana z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa i zgodności z RODO.
Co więcej, w naszej ofercie dostępne jest również mobilne niszczenie dokumentów, czyli usługa realizowana bezpośrednio u Ciebie, bez konieczności transportu akt. Możesz skorzystać z niej w celu zniszczenia tych dokumentów, których nie będziesz już digitalizować, ale też nie musisz już ich przechowywać.
Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, otrzymasz od nas protokół potwierdzający wykonanie usługi. To dokument, który zamyka cały proces i daje Ci pewność, że wszystko zostało przeprowadzone zgodnie z ustaleniami i obowiązującymi przepisami. Żadnych niedopowiedzeń i znaków zapytania.
Czym wyróżnia się Destroy, gdy mowa o digitalizacji we Wrocławiu i okolicach?
Działamy od lat i przez ten czas zaufało nam ponad 4500 klientów z różnych branż, od średniej wielkości firm po duże instytucje publiczne. Ta liczba mówi sama za siebie, jednak za każdą współpracą stoi coś więcej niż sama usługa. Stoi rzetelność, terminowość i podejście, w którym potrzeby klienta są zawsze na pierwszym miejscu.
Nasz zespół jest regularnie szkolony z zakresu bezpieczeństwa informacji i archiwistyki. Każdy pracownik może przedstawić zaświadczenie o niekaralności i jest nadzorowany przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. To nie przypadkowe osoby, a specjaliści, którym możesz powierzyć nawet najbardziej poufną dokumentację swojej firmy.
Pracujemy w oparciu o normy ISO, a archiwizacja danych elektronicznych, którą oferujemy, spełnia wszystkie wymogi wynikające z RODO. Nie musisz znać się na przepisach, żeby mieć pewność, że Twoje dane są przetwarzane zgodnie z prawem. My się na tym znamy i dbamy o to za Ciebie.
Na koniec warto wspomnieć o tym, o czym klienci mówią nam najczęściej, że współpraca z nami jest po prostu wygodna. Odbieramy dokumenty, realizujemy zlecenie i przekazujemy gotowe pliki, a jeśli zajdzie potrzeba, oferujemy także niszczenie dokumentów Wrocław, czyli dalszymi losami papierowych oryginałów. Kompleksowo, bez zbędnych komplikacji i bez konieczności angażowania kilku różnych firm.
Skontaktuj się z Destroy i dopasuj rozwiązania do potrzeb swojego biznesu.
