Jak przebiega archiwizacja dokumentów we Wrocławiu?
Firmowe archiwum to zbiór informacji, które mogą być potrzebne w każdej chwili, przy kontroli, audycie czy zwykłej codziennej pracy. Właśnie dlatego archiwizacja akt Wrocław powinna być przeprowadzona rzetelnie, zgodnie z obowiązującym prawem i w sposób, który rzeczywiście ułatwia późniejsze korzystanie z dokumentów.
Każde zlecenie zaczyna się od odbioru dokumentacji z siedziby Twojej firmy. Przejmujemy akta i od tej chwili to my odpowiadamy za ich bezpieczeństwo. Możesz dostarczyć nam je osobiście, ale nie jest to konieczne. Możemy przetransportować je za Ciebie wykorzystując system bezpiecznych pojemników i samochody wyposażone w system śledzenia GPS.
Gdy dokumenty trafią do nas, nasi specjaliści przystępują do właściwej pracy. Archiwizacja dokumentów realizowana przez Destroy to precyzyjna segregacja akt oraz ich kwalifikacja do odpowiedniej kategorii, archiwalnej kat. A lub niearchiwalnej kat. B. Każda teczka zostaje opisana, oznaczona nazwą instytucji, znakiem i tytułem akt.
Kolejny krok to chronologiczne i rzeczowe ułożenie dokumentacji oraz określenie czasu jej przechowywania zgodnie z obowiązującymi przepisami. Gotowe akta trafiają do specjalnych pojemników archiwizacyjnych, a całość zostaje zewidencjonowana. Wszystkie dokumenty są dla Ciebie dostępne w razie potrzeby.
Jak Destroy pomaga w archiwizacji akt we Wrocławiu?
Nie każda firma ma w swoich szeregach wykwalifikowanego archiwistę, a przepisy dotyczące przechowywania dokumentów bywają zawiłe. Tu właśnie wkraczamy my. Nasz zespół składa się ze specjalistów, którzy na co dzień zajmują się archiwizowaniem dokumentacji Wrocław dla firm z różnych branż, od średniej wielkości przedsiębiorstw po duże instytucje publiczne.
Nasi pracownicy są regularnie szkoleni z zakresu bezpieczeństwa informacji i archiwistyki. Każdy z nich może przedstawić zaświadczenie o niekaralności i jest nadzorowany przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. To ludzie, którym możesz powierzyć nawet najbardziej wrażliwą dokumentację.
Działamy zgodnie z normami ISO oraz wszystkimi aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym rozporządzeniami regulującymi zasady klasyfikowania i przechowywania dokumentacji. Znamy te przepisy na wylot i pilnujemy ich przestrzegania na każdym etapie usługi. Ty nie musisz być ekspertem, wystarczy że nam zaufasz.
Co ważne, jesteśmy w stanie przeprowadzić nie tylko archiwizację dokumentów, ale szereg innych usług dla Twojej firmy. Dzięki temu w ramach zarządzania cyklem życia firmowej dokumentacji możesz wszystkie zadania możesz powierzyć jednej firmie.
Z jakimi usługami warto połączyć archiwizację?
Profesjonalnie uporządkowane archiwum to dobry moment, żeby spojrzeć na dokumentację firmy całościowo. Przy okazji archiwizacji łatwo wyłonić akta, których okres przechowywania już minął i które po prostu powinny zniknąć. Niszczenie dokumentów Wrocław, które realizujemy zgodnie z normą ISO 21964, jest tu odpowiednim uzupełnieniem całego procesu.
Jeśli Twoja firma gromadzi również nośniki danych, takie jak dyski twarde czy płyty, warto zadbać o ich bezpieczną utylizację. Oferujemy niszczenie dysków zgodnie z obowiązującymi standardami ochrony danych, co jest szczególnie istotne w kontekście wymogów RODO.
Archiwizację można też połączyć z archiwizacją dokumentów elektronicznych. Digitalizacja wybranych akt pozwala zachować ich papierowe oryginały w bezpiecznym miejscu, a jednocześnie mieć szybki dostęp do cyfrowych kopii z każdego urządzenia.
Mobilne niszczenie dokumentów, dla kogo się opłaca?
Dla firm, które nie chcą lub nie mogą transportować dużych ilości dokumentacji poza swoją siedzibę, mamy rozwiązanie. Mobilne niszczenie dokumentów to usługa realizowana na terenie Twojej firmy. Przyjeżdżamy pojazdem wyposażonym w niszczarkę przemysłową i przeprowadzamy cały proces na miejscu. Możesz być przy tym obecny, aby przekonać się, że dokumenty zostały zniszczone skutecznie i zgodnie z procedurami.
Na zakończenie otrzymasz od nas certyfikat zniszczenia. To wygodne rozwiązanie szczególnie dla dużych organizacji, urzędów i firm przetwarzających wrażliwe dane osobowe.
Dlaczego warto wybrać tę opcję?
- Pełna kontrola. Możesz być obecny podczas niszczenia.
- Oszczędność czasu. Nie organizujesz transportu, nie pakujesz akt, nie koordynujesz logistyki. Przyjeżdżamy i zajmujemy się wszystkim.
- Bezpieczeństwo danych. Dokumenty nie opuszczają Twojej siedziby przed zniszczeniem.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy dopasować zakres usług do potrzeb Twojej firmy. Wystarczy krótka 15-minutowa rozmowa telefoniczna, aby sposób zarządzania dokumentacją Twojej firmy stał się bardziej profesjonalny.
