Jak należy odpowiednio przygotować dokumenty do zniszczenia?

Co zrobić przed oddaniem dokumentów do utylizacji? - Destroy & Recycling

Funkcjonowanie firm wiąże się z ogromnymi ilościami gromadzonych danych. Część z nich trzeba przechowywać latami, inne zdecydowanie szybciej stają się bezużyteczne. Dawniej po prostu je wyrzucano. Stwarzało to jednak ryzyko przechwycenia poufnych informacji. Na szczęście, w ostatnich latach znacząco wzrosła świadomość, że dokumenty firmowe i pracownicze trzeba niszczyć. Postaramy się pokrótce omówić, jak przygotować dokumenty do utylizacji.

Czy opłaca się zatrudnić firmę niszczącą dokumenty?

Outsourcing niszczenia dokumentów stanowi racjonalne rozwiązanie w każdej firmie. Jeżeli jednak zdecydujemy się pozbyć danych samodzielnie, należy pamiętać, że zwykłe niszczarki jedynie tną papier na paski. Po przechwyceniu ścinków stosunkowo łatwo ułożyć je w sposób umożliwiający przeczytanie znajdujących się tam treści. Rozwiązanie problemu to dokładne zamazanie wrażliwych informacji. W przypadku większych przedsiębiorstw, gdzie codziennie przybywają potężne ilości papierów oraz danych komputerowych, wynajęcie profesjonalnej firmy zewnętrznej jest nie tylko tańsze od utylizacji we własnym zakresie, ale także pozwala oszczędzić czas pracowników, którzy mogą skupić się na ważniejszych czynnościach. Wystarczy wiedzieć gdzie oddać dokumenty do zniszczenia, by zyskać pewność skutecznego oraz bezpiecznego pozbycia się nadmiaru papierów lub danych. Niektóre firmy, takie jak nasza, oferują przygotowanie szczegółowego nagrania całego procesu, a nawet możliwość osobistego nadzoru. Skorzystanie z usług Destroy & Recycling to gwarancja przestrzegania 3. stopnia poufności aktualnie obowiązującej normy DIN 66399, która zastąpiła wcześniejszą DIN 32757-1:1995-01, dotyczącą jedynie papierowych dokumentów. Oznacza to zapewnienie szczególnej ochrony danych, pomiędzy odebraniem ich od zleceniodawcy a umieszczeniem w niszczarce.

Co trzeba zrobić przed oddaniem dokumentacji?

Bardzo istotna kwestia, nad którą zastanawia się wielu przedsiębiorców, dotyczy tego, jak przygotować dokumenty do niszczenia. Jeszcze parę lat temu konieczne było usunięcie z papierów zszywek i spinaczy, a także wyjęcie ich z koszulek, teczek, segregatorów lub pudeł. Obecnie nie ma takiej konieczności, ponieważ do utylizacji stosuje się wysokiej klasy urządzenia niszczące. Dają one także możliwość pozbycia się nośników danych cyfrowych, takich jak płyty, karty pamięci czy urządzenia USB. Firma przekazująca dokumentację powinna pamiętać tylko o jednym – aby dokładnie sprawdzić, czy wszystkie oddane papiery i dane faktycznie powinny trafić do zniszczenia. Odzyskanie ich nie będzie już możliwe. W momencie odbioru dane zostają dokładanie zabezpieczone w specjalnych, niemożliwych do otwarcia pojemnikach, w których trafią do niszczarki, gdzie poddaje się je całkowitej utylizacji. Właśnie dlatego tak ważne jest dokładne sprawdzenie całej dokumentacji, by wśród niepotrzebnych papierów nie znalazły się np. faktury z ostatnich pięciu lat lub inne ważne dokumenty.