Dlaczego warto zlecić archiwizację dokumentów zewnętrznej firmie?

outsourcing archiwizacji dokumentów

Zgodnie z prawem każda firma musi przez pewien okres składować dokumenty. Dopiero po upłynięciu wskazanego czasu można oddać je do utylizacji. To rodzi problemy związane z przechowywaniem gromadzonych akt. Archiwizacja staje się coraz trudniejszym obowiązkiem wraz z ciągłym zwiększaniem się ich liczby danych i nierzadko dochodzi do momentu, w którym po prostu zaczyna brakować na nie miejsca. Co można zrobić w takiej sytuacji?

Outsourcing archiwizacji dokumentów

Na rynku funkcjonuje wiele firm zajmujących się profesjonalnym zarządzeniem dokumentacją – włącznie z przechowywaniem jej w bezpieczny sposób. To coraz powszechniejszy model biznesowy – według badań blisko 3/4 polskich przedsiębiorstw korzysta z tego typu zewnętrznych usług. Wśród nich najczęściej pojawiają się organizacje z sektorów ograniczających wydatki na obsługę klienta oraz tzw. back-office w działach administracyjnych. Zagadnienie dotyczy więc przede wszystkim branży handlowej, infrastrukturalnej oraz produkcyjnej. Widać też wyraźny wzrost tego trendu w sektorze małych i średnich zakładów, które mogą zyskać najwięcej na outsourcingu.

Czym zajmuje się firma archiwizująca dokumenty?

Podjęcie współpracy ze specjalistami w dziedzinie archiwizacji wiąże się z przekazaniem im wszelkiej dokumentacji zalegającej w miejscu pracy. Dotyczy to wszystkich akt, katalogów, zaświadczeń, faktur i pism wskazanych przez klienta. To podstawa, na której opiera się cały proces. Następnie profesjonaliści dostarczają do firmy wszelkie niezbędne narzędzia potrzebne do właściwej segregacji i oznaczenia, a więc m.in. pudełka, segregatory i teczki. Jeśli akta mają formę elektroniczną, firma korzysta z systemu komputerowego. Po zapakowaniu dokumentów są one przenoszone do magazynu.

Magazyn to nie zwykły budynek, a dostosowane do archiwizacji dokumentów miejsce, suche i przestronne. Na dodatek nie mają do niego wstępu osoby nieupoważnione, a przestrzeń nie jest współdzielona z innymi podmiotami. Ten sposób gwarantuje bezpieczeństwo przechowywanych katalogów.

Zalety korzystania z firmy zajmującej się archiwizacją dokumentów

Wyjątkowa popularność outsourcingu archiwizacji nie wzięła się znikąd. Odpowiadają za to liczne i niewątpliwe zalety usługi. Wśród najważniejszych wymienić należy:

  1. Oszczędność miejsca i pieniędzy. Koszt przechowywania może stanowić znaczny odsetek budżetu przedsiębiorstwa. Archiwizacja dokumentów dostępna jest w niskiej cenie w ramach umowy B2B. Nie trzeba też wydzielać odrębnej przestrzeni w tym celu w budynku firmy.
  2. Dobre zabezpieczenie przed kradzieżą. Magazyny cechują się wysokim, rygorystycznym standardem bezpieczeństwa. Są nieustannie chronione, a nikt niepowołany nie ma do nich wstępu.
  3. Prosty dostęp do dokumentów. Dzięki profesjonalnemu posegregowaniu łatwo w dowolnej chwili znaleźć potrzebne akta.
  4. Efektywniejsze procesy obsługi dokumentacji. Wystarczy zlecić archiwistom zadania, aby zrealizowali je w oszczędny i pomyślny sposób.
  5. Dodatkowe usługi niszczenia dokumentów. Po utracie ważności mogą one zostać zutylizowane w wymagany przez prawo sposób.

To wszystko sprawia, że archiwizacja dokumentów przez zewnętrzną firmę stała się standardem w większości rodzimych firm.